En nybörjarguide för att använda databaser i Notion

Har du hört talas om Notion-databaser men är rädd att de är för komplicerade? Databaser är ett kraftfullt verktyg för din projektledning och är lätta att använda när de väl förstås. De hjälper dig att hålla dig organiserad och uthållig när du strävar efter att nå dina mål. Den här guiden tar dig igenom grunderna för att skapa och hantera en databas i Notion.

Hur man skapar en databas i Notion

Skapa en databas i Begrepp är en enkel process. Först måste du skapa en sida för att lagra databasen. För att göra detta, skriv kommandot /page i redaktören. Alternativt, välj Ny sida från sidofältet. Under rubrikrutan på sidan finns en lista med alternativ. Välj Tabell. (Detta är standardvyn för databaser).

Du kan sedan välja en datakälla (om du har befintliga data) eller träffa Ny databas att skapa en från grunden.

Lägga till innehåll i databasen

Nu när databasen är konfigurerad kan du börja lägga till innehåll till den. De

namn fältet används för att identifiera varje objekt i databasen. Varje objekt fungerar som en vanlig sida i Notion och kan tilldelas anpassade egenskaper. För att komma åt ett objekt, för muspekaren över titeln och klicka på Öppen knapp:

Egenskaper hjälper dig att förfina databasobjekt, vilket ger dig all nödvändig information på ett ögonblick. För att lägga till egenskaper till ett objekt, gå tillbaka till databasvyn och tryck på plus (+) i den högra kolumnen i databasen.

Du kan ta bort valfri databasegenskap (inklusive standard Taggar egenskap) genom att välja rubriken och trycka på Ta bort egendom. Var försiktig, eftersom detta kommer att ta bort egenskapen för varje objekt i databasen.

Du kan ändra storlek på varje kolumn genom att hålla muspekaren över varje korsning. För att snabbt byta två objekt i databasen, håll muspekaren över ett objekt, klicka och håll de sex prickarna bredvid titelfältet och dra sedan objektet till en önskad ny position.

Grundläggande egenskapsfält i Notion

Det finns ett brett utbud av fastighetstyper som hjälper dig hantera innehåll i Notion. De gör inte bara din databas lätt att förstå – de är viktiga för att filtrera och sortera din databas. Här är några av de mest användbara grundläggande egenskaperna du kan använda för att organisera din databas effektivt.

1. Text

Detta är den mest grundläggande egenskapen där du kan skriva in text som tilldelats ett objekt. Du kan använda den här egenskapstypen för att göra små anteckningar eller lägga till påminnelser. Det här alternativet är bäst om du inte kan hitta ett sätt att representera information med någon annan egenskapstyp. För att lägga till en textkolumn till din databas, tryck på plus (+) ikonen och välj Text.

2. Datum

Date-egenskapen hjälper dig att utöva effektiv projektledning, särskilt om du har att göra med en överbelastning av deadlines. Så att du inte missar några viktiga detaljer kan du också lägga till påminnelser i datumfältet. Så här lägger du till den här egenskapen:

1. Välj Datum från rullgardinsmenyn när du lägger till en kolumn.
2. Klicka på valfritt fält för att öppna ett litet kalenderfönster och välj ett datum.
3. Om du vill ändra datumformatet klickar du på egenskapsrubriken och väljer sedan Redigera egenskap.
4. Här kan du redigera datumformatet samt ändra tidsformatet mellan 12 timmar och 24 timmar.

Under minikalenderfönstret finns alternativ för att skapa en påminnelse. Välj Påminna för att komma åt en lista med förslag. Du kan också ställa in en tidsram för ett databasobjekt genom att klicka Slutdatum. Detta kommer att visa både start- och slutdatum för ett objekt i datumfältet.

3. Välj

De Välj egenskap låter dig lägga till specifika attribut till varje databasobjekt. Attribut hjälper dig att hantera stora databaser och hjälper dig att hitta innehåll snabbare. Att använda Välj egenskap, välj den från rullgardinsmenyn och ge den en titel. Klicka nu i ett tomt fält för att söka efter ett alternativ eller skapa ett nytt.

Du kan tillämpa ett alternativ på flera objekt genom att välja ett fält och dra nedåt. Du kan också ändra färgen på ett attribut genom att hålla muspekaren över ett och välja de tre prickarna på höger sida.

4. Flera val

Det kan finnas tillfällen när du vill tilldela mer än ett alternativ till ett databasobjekt. Ett exempel på detta är att använda en databas för att organisera dina recept. Använda Flera val verktyg kan du tilldela flera alternativ som "Mejerifritt", "Veganiskt" och "Lågkalori". till ett enda föremål.

Det här alternativet finns under Välj attribut i listan över egenskapstyper. När du har skapat värden kan du tilldela flera av dem till ett objekt eller ta bort ett genom att trycka på x knapp. Du kan också ändra ordning på objekt i listan genom att klicka och dra.

Filtrera och sortera databasen

Ett av de bästa sätten att organisera information i din databas är att använda filtrerings- och sorteringsalternativen. Dessa erbjuder en mer praktisk representation av data baserat på dina nuvarande omständigheter.

Om du använder en databas för att organisera dina läxor kan du använda Sortera möjlighet att organisera dina uppgifter baserat på deras förfallodatum. Klick Sortera, Välj Förfallodatum, se till att Stigande alternativet väljs från rullgardinsmenyn. Detta kommer att ordna alla dina uppgifter efter deras förfallodatum, så att du vet vad du ska arbeta med först. På samma sätt kan du sortera objekt baserat på deras ämne, uppgiftstyp, prioritetsnivå eller något annat attribut som du tycker är användbart.

Filtrering är användbart för större databaser. Genom att eliminera irrelevant information från din vy förhindrar du att du blir överväldigad och förbättrar ditt fokus. Som ett avancerat verktyg kan du komma åt logiska filter genom att klicka på rullgardinsmenyn överst i filterdialogrutan.

Ändra databasvyn

Notion erbjuder flera vyer för att titta på din databas i flera sammanhang. För att skapa en ny vy, tryck på plusikonen bredvid Tabell knappen överst i databasen. Notion erbjuder fem extra vyer för att ändra hur din databas visas: Styrelse, Tidslinje, Kalender, Lista och Galleri.

De Kalender och Tidslinje synpunkter är användbara för tidshantering och för att få en tydlig överblick över deadlines. De Lista view erbjuder en komprimerad bild av din databas. För att göra ändringar i en vy, klicka på dess namn och tryck Redigera vy. Här kan du byta namn på vyn, dölja och visa egenskaper och gruppera objekt.

Börja använda Notion-databaser idag och bemästra alla projekt

Som du kommer att ta från att följa den här guiden är Notion-databaser extremt flexibla. Du kan anpassa din databas för att bäst passa det projekt du arbetar med. Genom att filtrera, sortera och ändra databasvyn får du bara tillgång till den information du behöver, vilket ger dig själv en enorm fördel. Använd Notion-databaser för att uppgradera dina kunskaper om tidshantering och öka din arbetseffektivitet.