När du hanterar ett projekt är det viktigt att se till att ditt team är på samma sida och arbetar effektivt. Det är dock lättare sagt än gjort. Att uppmuntra produktiviteten i teamet kan vara lite skrämmande. Lyckligtvis kan appar som Microsoft Lists göra denna uppgift mer hanterbar.
Microsoft Lists är en del av Microsoft 365-ekosystemet. Medan det på ytan låter som en enkel att göra-lista-app, låter den dig göra mycket mer än så tack vare dess flexibla mallar. Vi ska ta en titt på vad som är möjligt med den här appen och hur du kan använda den för att öka din produktivitet.
1. Schemaläggning av innehåll
Med Microsoft Lists kan du snabbt och enkelt hantera innehållspublicering på flera plattformar. Innehållsschemaläggaren är en av de många mallarna som finns i appen. Du kan schemalägga inlägg för sociala medier, bloggar eller webbplatser och till och med spåra prestandan för dessa inlägg.
Det liknar skapa en innehållsschemaläggare i Google Kalender, men här får du en färdig mall som är lätt att finjustera. Den här mallen låter dig fokusera på att skapa högkvalitativt innehåll och effektivisera processen för skapande/distribution genom att dela kalendern med ditt team. Listan låter dig också tilldela projekt till olika teammedlemmar och låter dig hålla reda på deadlines med lätthet.
2. Spåra arbetsförlopp
De Work Progress Tracker mallen hjälper dig att organisera och hantera ditt arbete och projekt. Det gör att du kan se alla dina uppgifter och projekt på ett ställe, så att du kan prioritera och hålla koll på vad som behöver göras.
Du kan tilldela uppgifter till dina teammedlemmar och kolla in deras framsteg i realtid. Detta är också praktiskt för att bedöma hur lång tid en viss uppgift brukar ta, så du kan ta hänsyn till det för framtida planering. Appen gör det också enkelt att kategorisera uppgifter, sätta en prioritet och ställa in ett start-/förfallodatum.
Vissa av dessa funktioner liknar bästa uppgiftshanteringsapparna, och det är stort beröm för vad som i grunden är en enkel kalkylbladsliknande app på ytan.
3. Spårningsproblem
Oavsett om du arbetar ensam eller med ett team kommer problem och problem uppstå i projekt. Detta kan inkludera programvarubuggar, tekniska problem, designrevisioner, etc. Lyckligtvis kan du använda Issue Tracker mall i Microsoft Lists för att hantera eventuella problem som uppstår under ett projekt.
Mallen innehåller information om varje fråga, såsom dess prioritet, status och vem som är ansvarig för att ta itu med det. Du kan använda den här informationen för att säkerställa att viktiga frågor hanteras snabbt, vilket hjälper teamen att hålla sig organiserade och hålla koll på sitt arbete. Den berättar till och med när ett problem rapporterades, så att du kan återkomma till det för framtida referens.
4. Spåra nya rekryter
Om din del av jobbet innebär att anställa, intervjua och ta in nya rekryter, är du väl medveten om hur utmattande hela den prövningen kan vara. De Rekryteringsspårare mall i Microsoft Lists gör det enkelt att hantera processen för att anställa nya rekryter.
Du kan hålla reda på varje kandidats detaljer, såsom jobbtitel, intervjutid, rekryterare och mer. Denna mall låter dig till och med se varje kandidats LinkedIn-profil och återuppta direkt från appen. Det gör det också enkelt att övervaka varje sökandes framsteg under hela anställningsprocessen
5. Förbättra arbetsprocesser
Microsoft Lists hjälper också till att bygga en effektiv arbetsprocess för produktiva arbetsflöden. Detta gör det lättare att hantera ditt arbete. Det här verktyget hjälper dig att identifiera flaskhalsar och ineffektivitet i din nuvarande process och hitta sätt att åtgärda dem.
Även om det inte finns någon mall för detta specifikt, kommer kombinationen av arbetsförloppet, innehållsschemaläggaren och resplanmallarna för evenemang väl till pass. Du kan enkelt ta reda på vilka uppgifter som tar längre tid, så att du kan komma på sätt att effektivisera processen under planeringsfasen.
Varje lista låter dig också se vilka teammedlemmar som tar längre tid att slutföra en viss uppgift, vilket gör att du snabbt kan lösa produktivitets-/effektivitetsproblem med teamet.
6. Spåra utgifter
Kassaflödeshantering är avgörande för ekonomisk framgång, och att hålla reda på dina utgifter är viktigt för alla företag. Lyckligtvis finns det en mall för detta som heter Expense Tracker i Microsoft Lists. Det låter dig spåra och kontrollera alla utgifter ditt företag gör.
Du kan ange individuella utgifter genom att ange belopp, datum och kategori för köpet eller utgiften. Kategorisering förenklar denna mall ganska mycket, vilket gör att du snabbt kan sortera och hantera olika kategorier.
Det låter dig till och med lägga till kvitton för att beräkna ditt kassaflöde månadsvis eller årligen. Detta fungerar på samma sätt som Notions budgetspårare och hjälper till att hantera projektbudgetar.
7. Hantera tillgångar
De Kapitalförvaltare mall i appen låter dig hålla reda på alla enheter i din organisation. Med den här mallen kan du enkelt ta reda på när enheter checkas in och returneras. Du kan tilldela en tillgångstagg till varje produkt och enkelt se status, modell, serienummer och nuvarande ägare för varje enhet.
Dessutom kan du snabbt lägga till ett foto, inköpsdatum, inköpspris och ordernummer för varje enhet som antingen är utcheckad eller incheckad i systemet. Du kan till och med lägga till anteckningar som berättar om enhetens tillstånd för varje tillgång.
Microsoft Lists: En mycket underskattad programvara för att hantera ditt arbete
Du kanske blir förvånad över vad som erbjuds med Microsoft Lists. Om du redan prenumererar på Microsoft 365 bör det vara enkelt för dig att använda listor. Den kan också jämföras bra med andra produktivitetsappar, med tanke på att mallarna är i nivå med några av de bästa Notion-mallarna.
Det enda som saknas med Microsoft Lists är anteckningar. Även om du kan skapa anteckningar i appen, kommer en riktig mall för att göra det här till en av de bästa produktivitetsapparna som finns. Även då är mängden saker du kan göra med den här appen otroligt.