Med Google Dokument är det enkelt att dela och samarbeta i dokument. Men om du arbetar med en mängd av dem, vill du ha ett antal sätt att dela dina länkar och justera behörigheter.
Det är enkelt att stänga av dessa inställningar så att alla som har länken snabbt kan komma åt filen och börja arbeta. Men ibland kan det betyda att du överdelar eller låter personer redigera som du inte skulle föredra. I den här artikeln kan du läsa om olika sätt att dela länkar till dina Google Dokument och hur de fungerar.
1. Använd delningsinställningarna för att dela dina Google-dokument
Såvida du inte arbetar på en delad enhet ställer Google in dokument som du skapar till Begränsad som standard. Det betyder att du måste justera delningsinställningarna innan andra kan se den med hjälp av länken. Annars kommer dina tittare till en sida som uppmanar dem att begära åtkomst, vilket kan innebära mycket extraarbete och aviseringar för dig och en väntan på dem.
Klicka på för att justera behörighetsinställningarna för din fil
Dela med sig i det övre högra hörnet på skärmen för att visa delningsinställningar. Inom denna meny kan du se en snabb översikt över vem som har tillgång till dokumentet. Du kan också ge åtkomst till andra. Så här fungerar varje avsnitt i den här menyn.Lägg till personer och grupper
Om du vill begränsa vem som har åtkomst till dina Google Dokument kan du lägga till specifika personer med det här fältet högst upp i menyn. Skriv in deras e-postadress här. Nästa steg är att tilldela deras roll, välja om du vill meddela dem och lägga till ett valfritt meddelande.
De får ett e-postmeddelande om att du har delat det med dem, inklusive en länk som tar dem till det. De kan också hitta den igen senare i Delade med mig fliken i sin egen Google Drive.
Människor med tillgång
Under Människor med tillgång rubrik kan du se vem som har tillgång till dokumentet. Du kan också justera deras roll genom att klicka på pilen bredvid den—dessa är:
- Visare– dessa personer kan se dokumentet, ladda ner, skriva ut eller kopiera det.
- Kommentator— de kan dela och använda kommentarer eller förslag för att kommunicera med dig.
- Redaktör—de har den näst största kontrollen till Ägare (du, om du skapade dokumentet). De kan ändra den, arbeta med andras förslag och till och med dela filen med andra och justera dess behörigheter.
Dessutom kan du använda den här menyn för att Överför filägande eller Ta bort åtkomst.
Du kan göra ytterligare justeringar av dina delningsinställningar genom att klicka på kugghjulet i panelens övre vänstra hörn. Här kan du stänga av möjligheten för redaktörer att dela eller ändra behörigheter för ett dokument. Du kan också förhindra att tittare och kommentatorer laddar ner, skriver ut eller kopierar dokumentet.
Allmän tillgång
Inom Allmän tillgång, kan du bestämma om du vill behålla dokumentet begränsat eller om du vill ge åtkomst till Alla som har länken. För att göra det, klicka på flygmenyn bredvid Begränsad och gör bytet.
När du har bytt kan du redigera inställningarna så att de med länken kan se, kommentera eller redigera. Tänk på att om du har din fil öppen för de som har länken kan du inte hindra andra från att dela länken.
När du är klar kan du snabbt ta tag i länken genom att klicka Kopiera länk i det nedre vänstra hörnet av panelen. Nu kan du klistra in den var du vill. För snabb åtkomst kan du visuellt bokmärka och organisera dina länkar i programvara som Notion för att hjälpa dig hitta och dela dem senare.
Dessutom kan du kopiera länken direkt från adressfältet. Markera allt fram till det framåtgående snedstrecket efter den långa strängen med siffror och bokstäver för att göra det.
Du kan publicera dina Google Dokument för alla att se genom att klicka Fil i det övre vänstra hörnet av skärmen, med muspekaren över Dela med sigoch välja Publicera på webben. Allt du behöver göra därifrån är att klicka på Publicera knapp.
Detta kan tyckas vara detsamma som att ställa in dina delningsinställningar till Alla som har länken. Det är det, förutom att informationen endast är visning och att ändringarna du gör i dokumentet inte är aktiva. Så när din fil är klar för visning kan du trycka på publicera och ge andra åtkomst.
Men om du behöver fortsätta arbeta med dokumentet kan du justera inställningen så att ingen ser dina ändringar förrän du trycker på Publicera om igen. För att göra det, klicka på flygmenyn bredvid Publicerat innehåll och inställningar när du gör det offentligt och avmarkera Publicera om automatiskt när ändringar görs.
När du har publicerat den kan du dela länken eller bädda in den i andra dokument eller webbsidor. För att ta ner din fil behöver du bara gå tillbaka till samma meny och välja Sluta publicera. Det här är ett bra sätt att dela information utan att bygga en webbplats eller oroa sig för domän och värd.
Genom att skapa ett bokmärke i dina Google Dokument kommer dina läsare till en specifik plats på sidan. Att göra så:
- Placera markören där du vill att bokmärket ska visas.
- Gå till Föra in och Bokmärke.
- När du väl har valt Bokmärke, visas symbolen i ditt dokument.
- Klicka på symbolen för att kopiera länken eller ta bort den.
Tänk på att de du delar bokmärkeslänken med också kommer att behöva tillgång till resten av dokumentet. Detta innebär också att de kan se det hela.
Det finns många sätt för dig att dela dina Google Dokument-länkar:
- Med hjälp av delningsinställningarna kan du hålla den exklusiv eller göra den allmänt tillgänglig för tittare, kommentatorer eller redaktörer.
- Publicering låter dig dela ditt arbete i ett offentligt format.
- Bokmärken låter dig bli mer specifik.
Vilket du väljer är upp till dig och vilken typ av dokument du vill länka till. Kom ihåg att dubbelkolla dina dokument innan du delar.
