Transformera Microsoft Outlook till en GTD-organisator med Jello Dashboard

Annons

Jag letar alltid efter en bättre e-postklient. Gör mig inte fel, Gmail Dela länkar med vänner med Skicka från Gmail [Chrome]Ända sedan Google skapade e-postundret, känt som Gmail, har folk gissat allt om det, och det ser inte ut som om det finns ett slut i sikte på grund av Googles ständiga uppdateringar av service... Läs mer är bra och allt, men det finns bara något med en e-postklient för stationära datorer som känns så mycket mer kraftfull och funktionell. Vi försöker fortsätta att hitta nya och innovativa sätt att få Gmail själv att fungera som stationär e-postklient Hur du använder Gmail som en e-postklient för stationära datorer i 7 enkla stegSkulle du släppa din standard-e-postklient för skrivbordet om Gmail hade fler skrivbordsliknande funktioner? Låt oss visa dig hur du kan ställa in Gmail så att de beter sig som en e-postklient på skrivbordet. Läs mer , men sanningen är att det inte finns något mer kraftfullt och fullt med funktioner än riktiga e-postklienter på skrivbordet

Thunderbird 9 sätt att göra Thunderbird Ladda din e-post snabbareOm du bad någon om de första orden som kommer att tänka på när de tänker på mig, skulle de förmodligen säga avslappnade. Jag blir verkligen inte väldigt tätt om inte något verkligen, ticks mig riktigt ... Läs mer och Syn Bli en Pro Outlook-användare genom att undvika vanliga misstagOm du arbetar i en typisk kontorsmiljö, är oddsen ganska bra för att postsystemet är en Exchange-brytare och att valfri e-postklient är Outlook. Vi har täckt Outlook här på ... Läs mer .

Problemet med Thunderbird är att det förmodligen är kungen för alla e-postklienter på skrivbordet, men det gör inte riktigt mycket för mig när det gäller produktivitet och uppgiftshantering. Och det har fortfarande den otäcka vanan att bli lite resurskrävande, vilket jag verkligen inte behöver från en e-postklient. Så det finns faktum att jag just har installerat Office 2013 Microsoft Office 2013: Den inofficiella guidenOm du funderar på en uppgradering till Office 2013, eller just har betalat för paketet och vill göra det bästa av det, är denna Microsoft Office 2013-guide åt dig. Läs mer och har en fullständig version av Outlook till mitt förfogande. Det finns en hel värld av e-postmöjligheter där - oavsett om det kommer med innovativa nya e-postregler Tips om MS Outlook: Hur du automatiskt organiserar inkommande e-postmeddelanden Läs mer , eller komma med coola VBA-skript Hur du exporterar dina Outlook-uppgifter till Excel med VBAOavsett om du är fan av Microsoft eller inte, en bra sak som kan sägas om MS Office-produkter, åtminstone, är hur lätt det är att integrera var och en av dem med varandra ... Läs mer för att automatisera e-postuppgifter.

Så coolt som Outlook är på dessa sätt, det finns faktiskt en sak som det saknar. Det ser jag också på mitt dagjobb eftersom jag tvingas använda Outlook som mitt tidshanteringsverktyg. Även om det verkligen kan agera som en personlig arrangör, har den inte riktigt de fiffiga små GTD-verktyg En del mer GTD och personlig produktivitet med TimeGT Läs mer som så många av oss gillar att använda för att öka vår produktivitet i stratosfären.

Så, vad är en GTD-missbrukare att göra hemma? Det är där Jello Dashboard kommer in.

Det perfekta GTD Outlook-verktyget

Jello Dashboard är ett riktigt unikt verktyg som fungerar som en e-postklient, men det är det inte. Det är faktiskt ett lager som går ovanpå Microsoft Outlook och omvandlar Outlook till ett kraftfullt och mycket effektivt verktyg för att få saker att göra. Det är som att ta en vanlig kompaktbil, stänga av lagerhjulen för prestandahjul, omvandla motorn till fininställd turbo och måla några blixtnedslag på huven.

Jello synkroniserar alla data i Outlook och presenterar det sedan för dig att manipulera och arbeta med i en helt annan miljö. Det är en av de coolaste applikationerna som jag har granskat på länge. När du först installerar och startar det är det inte mycket att titta på. Bli inte lurad. Klicka bara på "Kör fristående" och se vad som händer.

Det du kommer att upptäcka är en sorts e-post / kalender / webbpanel för din dator som du alltid har drömt om. Det här är särskilt coolt om du har en andra skärm att använda, eftersom den låter dig anpassa hur denna instrumentbräda kommer att se ut på ett stort skrivbordsområde - obehindrat av andra fönster.

Det du ser är ett fönster med en central ruta fylld med "widgets" och en höger ruta för ditt navigationsområde - mappar, e-post, uppgifter, allt. Du kanske är vana vid att dessa saker dyker upp i den vänstra rutan i Outlook, men till höger känns det bara mer intuitivt, och det ger dig det vänstra området att spela med för dina anpassningsbara widgetar.

Widgetområdet är min favoritdel i den här applikationen. Du kan bokstavligen dra och släppa widgetarna - som är dataområden för att visa e-post, projekt, uppgifter, anteckningar och till och med anpassade HTML-utdrag eller webbsidor. Tänk bara på kraften som lägger till applikationen. Om du kan visa en webbplats i ramar kan du bädda in den på skrivbordets instrumentbräda.

Det finns ett antal widgets som du kan lägga till i det här området, inklusive anteckningar från posten, som alltid är användbara. Naturligtvis kan du lägga till flera instanser av saker som Ticklers (påminnelser), projektvyer och mer.

Om du vill kan du använda HTML-fragmentwidgeten för att bädda in dina egna HTML-skärmar i applikationen. Detta kan vara ganska kraftfullt om du vet vad du gör och vill hämta in data från webben (eller från en webbserver i ditt nätverk).

Om du klickar på e-postikonen i det övre högra hörnet ser du att Jello Dashboard fungerar som en fullt funktionell e-postklient, och drar in alla dina e-postmeddelanden och mappdata direkt från din Outlook mappar.

Vad Jello ger till tabellen att Outlook inte är de tillagda GTD-verktygen som är inbäddade i hela e-postklientområdet. Klicka till exempel på personikonen så ser du att du omedelbart kan delegera en e-postbaserad uppgift till en av dina kontakter, eller att du kan markera e-postadressen för granska vid ett senare tillfälle (och få en tickler för det senare), eller "inkubera" e-postmeddelandet, vilket innebär att det läggs till i "en dag / kanske" GTD-listan i din huvudsakliga Jello-navigering meny.

Åtgärderna tillgängliga för e-postmeddelanden liknar Outlook, förutom att de lättare konverteras direkt till sina egna projekt med ett klick i Jello Dashboard.

När din arbetsyta har ställts in som du vill, kommer du att älska hur det känns. Här är min instrumentbrädeskärm som är uppsatt med ett tillgängligt PostIt-anteckningsområde, ett ticklerområde för alla mina påminnelser så att jag aldrig kommer att glömma en uppgift eller möte igen, och till och med ett område där jag har inbäddat WordPress Editor-verktyget för min blogg så att jag kan blogga direkt från detta arbetsyta.

Naturligtvis, medan instrumentbrädan är cool, det som gör denna applikation verkligen värdefull är de inbäddade GTD-verktygen och metodiken. Du ser detta högst upp i navigationsmenyn, eftersom Jello ger GTD högsta prioritet - det är så allt är organiserat, sorterat och hanterat. Om det här är din livsstil och ditt tankesätt kommer du att älska hur Jello Dashboard förvandlar Outlook till något som är mycket mer användbart och produktivt för dig.

Att skapa nya projekt är mycket snabbt och enkelt. Du högerklickar bara på mappen "Projects" och lägger till "Insert". När ett nytt projekt har lagts till kan du klicka på uppgifterna och "Infoga" och ge dem tidsfrister och prioriteringar.

När du klickar på dessa projekt dyker de upp i sitt eget projektnavigeringsfönster och visar alla uppgifter, prioriteringar och naturligtvis de unika taggarna som denna programvara låter dig tilldela uppgifter - vilket är ett trevligt sätt att organisera liknande-uppgifter överallt projekt.

Högerklicka på uppgifterna, så ser du fler GTD Outlook-verktyg som hjälper dig att hantera saker. Du kan till och med omedelbart utfärda en e-poststatusrapport om den aktuella uppgiften genom att klicka på "Skicka statusrapport”Alternativ.

Det du tittar på här är en applikation som hjälper dig att integrera den typ av verktyg och metoder som du vet är extremt effektiv, i en applikation - Outlook - som har blivit en av de mest populära och kraftfulla mainstream-e-postklienterna i dag. Om du åtminstone måste använda den kan du finjustera den och ge den lite turbo boost genom att installera Jello Dashboard.

Är du en del av GTD-livsstilen? Kan du se kraften i att integrera detta GTD Outlook-verktyg i ditt liv? Dela dina egna erfarenheter av den här programvaran eller med Outlook i allmänhet i kommentarfältet nedan.

Bildkredit: tecknad djur via Shutterstock