Vad är e-postsäkerhetspolicy och hur fungerar det?

När skickade du ett mejl senast? Det var nog idag. Precis som du skickar många människor runt om i världen e-post varje dag.

E-post har varit en del av våra liv under längst tid. Eftersom det nästan är omöjligt att klara sig utan dem måste du säkra dig själv med en effektiv e-postsäkerhetspolicy.

Du vill väl inte att dina e-postmeddelanden hamnar i fel händer? Att implementera en e-postsäkerhetspolicy hjälper till att hålla dem säkrare.

Vad är e-postsäkerhetspolicy?

En e-postsäkerhetspolicy är en serie procedurer som styr användningen av e-postmeddelanden inom ett nätverk eller en anläggning. Den beskriver hur en kategori av användare interagerar med meddelanden som skickas och tas emot via e-post.

Håller din e-post organiserad och säker ökar din produktivitet. Målet med en e-postsäkerhetspolicy är att säkra meddelanden från obehörig åtkomst.

Vem kanske försöker komma åt mejlen utan tillåtelse, kan man fråga sig? Cyberkriminella – de är väldigt intresserade av de konfidentiella meddelanden som du skickar inom och utanför din organisation. Och det beror på att de vet att sådan information är värdefull. Om de får tag i det kan de använda det för en rad illvilliga aktiviteter för att berika sig själva.

Hur fungerar e-postsäkerhetspolicy?

Standardsäkerhetsstyrkan för e-post är inte så stark. Meddelanden som skickas via e-post finns i det offentliga rummet. Därför kan de lätt nås av alla med genomsnittliga hackningsfärdigheter. Att skapa en e-postsäkerhetspolicy är en av de grundläggande sakerna du kan göra för att avvärja angripare.

Att tro att du eller din organisation inte kan falla offer för ett e-postintrång är en felaktig premiss. Så länge du använder dig av e-postmeddelanden kan du bli riktad.

Din ovilja att implementera en e-postsäkerhetspolicy kan bara hålla vatten om e-postmeddelandena du skickar är meningslösa. Men det är knappast fallet om du driver ett anständigt företag.

För att en e-postsäkerhetspolicy ska vara effektiv måste den innehålla följande:

1. Policyns omfattning och syfte.
2. Information om äganderätten till innehållet i e-postmeddelandena.
3. Integritetsproblem och förväntningar från parter som använder e-postmeddelandet.
4. E-postanvändarnas ansvar.
5. Riktlinjer för användning av organisationens e-postkonton.
6. Tips för att upptäcka och undvika hot mot e-postsäkerhet.
7. Specifika åtgärder att vidta i händelse av ett misstänkt e-postsäkerhetsbrott.

Tillgänglighet är nyckeln till ett framgångsrikt genomförande av policyn. Teammedlemmar kan bara hålla sig uppdaterade med informationen i policyn om de kan komma åt dokumentet.

Istället för att lagra dokumentet på en fysisk enhet, är det lämpligt att använda ett arbetsflödesverktyg med molnlagring och fjärråtkomst. På så sätt kan auktoriserade teammedlemmar komma åt policyn var som helst och när som helst.

Utbildning är ett annat viktigt element för att framgångsrikt implementera en e-postsäkerhetspolicy. Vissa användare kan vara ovilliga att följa policyn, särskilt om de inte har använt något liknande tidigare. Det är upp till dig att tillhandahålla lämplig utbildning för att få dem att förstå hur det är i allas bästa intresse att använda policyn.

Hur man bygger en effektiv e-postsäkerhetspolicy

En e-postsäkerhetspolicy passar inte alla eftersom ingen organisation är den andra lik. Men de cyberhot som äventyrar användningen av e-post har liknande effekter på organisationer oavsett deras utbud och storlek. De är vanliga attribut som bör beaktas när man bygger en standardpolicy.

Här är några praktiska tips för att bygga en e-postsäkerhetspolicy som fungerar.

1. Anta en mall

Att skapa en e-postsäkerhetspolicy från början är ingen dålig idé, men du kan spara lite tid genom att använda en befintlig mall. Detta är nödvändigt, särskilt om du inte är bekant med innehållet i policyn.

Istället för att skapa irrelevant information har du viktig information för att skapa en policy som fungerar.

2. Ändra mallen

Att anta en befintlig mall betyder inte att du ska använda den som den är. Mallen ska ge dig en uppfattning om hur policyn ser ut.

Istället för att ta allt som finns i mallens kroklinje och sänke, justera det för att passa ditt företags unika behov.

I slutändan har du ett originaldokument som är skräddarsytt för din organisation.

3. Identifiera användarengagemangsvillkor

Användare av din e-post kan delta i urskillningslösa aktiviteter om de inte är medvetna om att sådana aktiviteter är förbjudna. Det är ditt ansvar att uttryckligen ange hur de ska använda din e-post.

Identifiera ohälsosamma e-postrutiner som kan utsätta ditt nätverk för cyberattacker och varna för att vara inblandad i sådana aktiviteter.

Din e-postsäkerhetspolicy är ofullständig utan att implementera ett verktyg som förbättrar säkerheten för dina e-postmeddelanden.

Att manuellt skydda din e-post mot cyberhot är otillräckligt, särskilt som cyberbrottslingar använder avancerad teknik för sina attacker. Matcha deras energi med verktyg som sandlådor, spamfilter och programvara för att förebygga skadlig programvara. Ett effektivt spamfilter hindrar dig från att se skadliga e-postmeddelanden.

5. Framtvinga erkännande av användarpolicy

Ett framgångsrikt genomförande av din policy börjar med dina användares vilja att följa den. Förändring kommer med ett visst motstånd. Teammedlemmar som inte är bekanta med en säkerhetspolicy för e-post kan besluta att förbise den.

Få användare att förbinda sig att använda policyn genom att lägga till sina signaturer som en form av bekräftelse. På så sätt har du bevis på deras samtycke att använda den om de misslyckas.

6. Utbilda användare

Användare av din e-post kanske inte förstår viss information i policyn. Att lämna dem i ett tillstånd av förvirring är riskabelt eftersom de kan vidta olämpliga åtgärder som kommer att äventyra ditt nätverk.

Se till att alla förstår policyn genom att genomföra utbildning. Skapa utrymme för dem att ställa frågor om gråzoner så att alla har koll på vad de ska göra och inte göra.

7. Utveckla en incidentresponsplan

Även med all utbildning om hur man implementerar en e-postsäkerhetspolicy effektivt, kan saker fortfarande gå fel.

Utveckla en åtgärdsplan för incidenter i händelse av ett säkerhetsintrång. Din policy bör innehålla vad användare ska göra när de misstänker skadlig aktivitet eller attack. Att vidta rätt åtgärder kan mildra effekterna av en cyberattack.

Odla en hälsosam cyberkultur med e-postsäkerhetspolicy

Snabbmeddelanden kan vara trendigt när du kommunicerar med vänner och familj. Men när det kommer till arbete och affärer är gammal e-post fortfarande relevant. Det hjälper organisationer att upprätthålla en känsla av ordning och formalitet.

Du kanske inte kan stoppa angripare från att rikta in sig på dina e-postmeddelanden, men du kan omintetgöra deras attacker med en effektiv e-postsäkerhetspolicy.

När alla som använder din e-post förstår hur man håller informationen säker kommer cyberbrottslingar inte ha någon möjlighet att slå till. Det är bara en tidsfråga innan de ger upp försöken att penetrera ditt nätverk och går vidare till nästa.

Hur man skriver ett effektivt e-postmeddelande snabbt (4 AI-verktyg du kan använda)

Kämpar du med att skriva mejl för att få saker gjorda? Här är några tips om hur du skriver bättre e-postmeddelanden snabbare, tillsammans med några verktyg att använda.

Läs Nästa

Om författaren