4 tips för att slutföra en professionell jobböverlämning

Så du har erbjudits ett nytt jobb och du är glad att börja. Men innan du kan göra det måste du slutföra ditt nuvarande jobb och efter att ha lämnat in ditt uppsägningsbrev, i detta ingår att slutföra en överlämning för den som i slutändan ska ersätta du.

Att göra en effektiv överlämning kräver mycket organisation och förståelse för vad dina kollegor behöver veta. Låt oss titta på hur du kan göra den här processen enklare för alla inblandade, så att du kan fokusera på att starta ditt nya företag.

Skapa en överlämningschecklista

Mellan avgångsintervjuer och att säga adjö är det lätt att tappa koll på allt du behöver göra innan du lämnar ditt jobb. Av denna anledning är det god praxis att ha en gedigen checklista för överlämnande och håller dig ansvarig.

Checklistan bör innehålla allt som en ny person i din roll och din chef behöver veta, så du bör börja samla in denna information så snart som möjligt:

• Ditt dagliga ansvar
• Information om specifik programvara och processer
• Viktiga dokument
instagram viewer
• Eventuella kundlistor som behöver överlämnas
• Nyckelkontakter inom och utanför företaget
• Viktig personalinformation (om du är chef)
• Alla projekt som behöver slutföras eller delegeras
• Vem behöver ta emot överlämningen och eventuell information du behöver

Relaterad: Hur Padlet kan göra planering och samarbete enklare

Du kan skapa en checklista med hjälp av mallar i Word eller Excel, eller så kan du välja applikationer som t.ex Todoist och Padlet för att skapa en separat att-göra-lista. Det viktiga är att du har all information nedskriven någonstans som du tillförlitligt kan hänvisa till när det behövs.

Att ha en tydlig tidslinje

Den vanliga uppsägningstiden är cirka 4 veckor och detta bör du ha i åtanke när du planerar din överlämning. Beroende på typen av ditt nuvarande jobb bör du förvänta dig att gradvis minska din arbetsbörda när du jobbar mot din sista dag.

Padlet har en utmärkt tidslinjemall som du kan använda om du behöver något visuellt och låter dig rita ut din uppsägningstid. Initiala prioriteringar bör vara att meddela relevanta personer om din avgång (såsom kunder, kollegor och externa kontakter), identifiera projekt du kan delegera och kommunicera med din chef om eventuella procedurer som behöver följt.

Relaterad: Att-göra-appar för att prioritera och hantera uppgifter

Syftet är att ta itu med de mest brådskande och mest tidskrävande uppgifterna först, så att du inte skyndar dig igenom den sista veckan. Däremot bör slutet av din tidslinje främst kompromissa med administrativa uppgifter och några mindre lösa trådar som behöver knytas ihop.

Skriv en professionell överlämningsrapport

Även om du sannolikt kommer att ha ett överlämningsmöte med din chef, är det bra att skriva en överlämningsrapport för att säkerställa en smidig övergång. Dokumentet måste vara begripligt, specifikt, kortfattat och läsas som en instruktionsmanual som flyter.

Microsoft Word är ett bra ställe att börja, eftersom det är tillgängligt på alla plattformar och integreras sömlöst med andra applikationer. Word erbjuder en mängd mallar som du kan komma åt från Hem sida genom att klicka Fler mallar ovanför sökfältet, eller så kan du börja från en Tomt dokument. Alternativt kan du gå till Visa > Kontur för att organisera din rapport i sektioner.

Oavsett vilket tillvägagångssätt du använder, bör det delas upp i olika sektioner med tydliga rubriker, vars struktur kan se ut ungefär så här:

1. Vad din roll är och vem du är ansvarig inför.
2. Företagsmål, förväntningar på rollen och tillvägagångssätt förknippade med dem.
3. Lista över användbara kontakter.
4. Hur man använder relevant programvara och inloggningsuppgifter.
5. En uppdelning av dina vecko-, månads- och kvartalsansvar.
6. En uppdelning av dina pågående projekt eller kundarbete, inklusive deadlines.

Relaterad: Microsoft Word-alternativ värda att prova

Om du är chef behöver du även ha en dedikerad sektion för ditt teams kontinuerliga utveckling och det arbete de är involverade i. Du kan också skylta läsaren där du förvarar dina personalregister.

Du kan också infoga hyperlänkar i brödtexten för att länka till viktiga, relevanta dokument till exempel en kopia av din arbetsbeskrivning, kalkylblad som beskriver pågående projekt och användbart företag processer. Detta sparar tid när du skriver ut din överlämning och garanterar att läsaren vet var man kan hitta saker. Att göra detta:

1. Gå till Föra in flik.
2. Klick Länkar.
3. Välj Länkar från rullgardinsmenyn.
4. Välj filen du vill länka till.

Eller så kan du hålla Ctrl + K för att lägga till hyperlänkar, och detta kommer att visa dina mappar.

Bindning av lösa ändar

Oavsett hur mycket du planerar kommer det alltid att finnas några lösa trådar som behöver göras klart innan du kan gå vidare. En del av detta kan behöva delegeras, så du bör vara beredd att kommunicera dessa med din chef och kollegor.

Projektledningsprogram som Asana kan göra denna del snabb och enkel, men kan vara lika effektiv med användning av e-post eller kommunikationsverktyg som Slak och Microsoft Teams. Precis som ditt överlämningsdokument bör det vara lätt att förstå för mottagaren att gå över arbetsstycken.

Relaterad: Asana vs. Måndag: Välj det perfekta projekthanteringsverktyget

Var noga med att skicka ut ett meddelande till relevanta parter om vem du ska kontakta i din frånvaro, och om det finns eventuella förseningar med att dina konton stängs, aktivera automatiska svar på din arbetse-post med denna information ingår.

Alla dina baser omfattas

Nu när du har din överlämningshandling och en tydlig överblick över hur din uppsägningstid kommer att se ut är du redo att börja varva ner inför din sista dag. Att ha en organiserad och effektiv överlämningsprocess ger dig sinnesfrid när du flyttar till ditt nya jobb, och dina kollegor kommer att tacka dig.

Det är helt normalt att känna sig överväldigad av hela operationen, så ta dig tid med det. Det är lika mycket ditt ansvar att överlåta, som det är företagets att samla in den information de behöver, så om du tror att du har glömt något, kontakta andra för insikt.

Med alla dina grunder täckta kan du se fram emot nästa kapitel i din karriär och må bra med det du lämnat bakom dig.

10 röda flaggor för klienter som alla frilansare bör vara medvetna om

Vi har alla kunder som inte passar bra. Här är några röda flaggor att hålla utkik efter när du arbetar med nya kunder.

Läs Nästa

Om författaren