Hur man gör Outlook mindre distraherande med dessa snabba tips

Om Microsoft Outlook är din go-to-applikation för att hantera dina e-postmeddelanden och kalender, kanske du har trott att några av dess funktioner kan vara ganska distraherande. Naturligtvis är Outlook redan konfigurerat för att hjälpa dig hantera din arbetsbelastning, men det kan bli ännu bättre med några enkla justeringar.

Låt oss titta på några av de sätt du kan få Outlook att fungera bättre för dig.

1. Skapa regler för inkommande mejl

När du får ett e-postmeddelande kommer det automatiskt att gå till din inkorgsmapp. Detta kan vara svårt att hålla reda på om du får flera e-postmeddelanden från många olika personer, och de kan snabbt montera upp. Med Outlook kan du ställa in inkorgsregler så att inkommande e-postmeddelanden från specifika personer går direkt till en undermapp, vilket kan hjälpa dig att hålla reda på vem som skickar vad. Så här skapar du en ny regel:

1. Gå till Arkiv> Hantera regler och varningar och klicka Ny regel. Ett nytt fönster dyker upp med olika alternativ.
instagram viewer
2. Under Steg 1: Välj en mall klick Flytta meddelanden från någon till en mapp.
3. Sedan, under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, du måste klicka på hyperlänkarna för att välja människor eller allmän grupp vars e-postmeddelanden du vill vidarebefordra till angiven mapp.
4. Klick Avsluta att tillämpa regeln.

Den officiella videon från Microsoft illustrerar det i detalj.

Inkorgsregler kan förhindra att din inkorg blir igensatt. Om du behöver hålla reda på specifika personer eller viktiga e -postmeddelanden är det redan organiserat för dig.

Relaterad: Hur man skapar en signatur i Outlook

2. Stäng av e -postaviseringar

Vid det här laget har du kanske märkt aviseringsljudet från Outlook när du får ett e-postmeddelande. Du kanske också har lagt märke till den gula kuvertikonen som dyker upp på Outlook -ikonen i aktivitetsfältet. Detta kan vara användbart om du vill bli aviserad, men det kan bryta ditt fokus om dessa e-postmeddelanden fortsätter att komma in. Lyckligtvis ger Outlook dig också möjlighet att stänga av dessa aviseringar.

Gå till Arkiv> Alternativ> E -post, och under rubriken Meddelande ankomst, du kan välja aviseringarna du vill stänga av. När du är nöjd med ditt val klickar du på OK.

Relaterad: Hur man schemalägger ett möte i Microsoft Outlook

3. Ställ kalenderpåminnelser

Ungefär som e-postaviseringarna är Outlook-kalendern inställd på att påminna dig om möten 15 minuter innan de startar. Det gör detta genom att visa dina nästa möten, och du måste klicka Avfärda för att stänga fönstret.

Dessa påminnelser kan vara användbara om du behöver dem. Om du till exempel är djupt in i ditt arbete och påminnelsen dyker upp kan du avsluta det du gör och göra dig redo för mötet.

Men om du inte behöver den här funktionen kan det bryta ditt flöde. För att stoppa dessa påminnelser, gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat, och under Påminnelser, avmarkera Visa påminnelser.

Alternativt kan du också gå till Arkiv> Alternativ> Kalender, och under Kalenderalternativ, du kommer att se ett alternativ för standardpåminnelser. För att redigera detta, följ dessa steg:

1. Klicka på rutan bredvid Standardpåminnelser, så det är en bock i rutan
2. Välj i rullgardinsmenyn 0 minuter
3. Klicka på rutan bredvid Standardpåminnelser igen, så fästingen försvinner; om du inte gör det kommer det inte att spara ditt val
4. Klick OK

Nu kan du fortsätta med ditt arbete utan att dessa påminnelser dyker upp. Om du fortfarande vill ha ett sätt att spåra dina viktiga uppgifter, se också fördelarna med Microsoft To-Do.

Relaterad: Microsoft To Do: En komplett nybörjarguide

4. Färgkod din Outlook-kalender

Det är inget fel med att färga dina Outlook -kalendermöten med en färg. Färgkodning kan dock hjälpa dig att förenkla din kalender och göra det lättare att få en överblick över din arbetsdag eller vecka utan att kontrollera vad varje enskilt möte eller möte handlar om.

Om du till exempel har flera olika typer av arbete, inklusive möten inom ditt företag, möten med externa företag, kunder, administrativa uppgifter och utbildning bokad i din kalender etc. kan det bli en sudd av information som du behöver lägga mer tid på att fokusera på.

Om du använder färgkodning kan du snabbt skumma över din kalender och få en allmän uppfattning om vilka typer av arbeten du behöver förbereda dig för. Du kan också använda färgkodning för att prioritera möten i viktordning. Du kan till exempel välja färgen röd för "brådskande" möten, gul för "viktigt" och grönt för "rutin".

Det viktiga här är att välja olika färger för de olika typerna av arbeten du gör och välja färger som inte ser alltför lika ut för att se skillnad. Följ dessa steg för att komma igång:

1. Klicka på ett möte eller möte i din kalender för att visa Utnämningsserie flik.
2. Klicka på den färgstarka fönsterikonen som säger Kategorisera.
3. Klicka på i rullgardinsmenyn Alla kategorier.
4. Ett nytt fönster dyker upp; på höger sida, klicka Ny.
5. Skriv i namnet på din kategori. Till exempel "interna möten" och välj den färg du vill ha på den.
6. Klick OK i båda fönstren tills du ser ditt nya färgkodade kalendermöte.

Upprepa denna process för så många kategorier som du vill skapa.

Distraktioner i Outlook löst

Nu när du vet hur du gör Outlook mindre distraherande kan du skräddarsy det så att det fungerar bäst för dig. Även om de kanske inte verkar viktiga kan små justeringar göra skillnad för din arbetsdag.

Detta är ingalunda en uttömmande lista, och du kanske vill testa dem innan du förbinder dig till dem. Du kan också leka med dina Outlook -inställningar och se om du upptäcker andra saker som hjälper till att optimera ditt fokus.

5 distraktioner som gör dig mindre produktiv (och hur du undviker dem)

Det är lätt att bli distraherad, vilket kan leda till förhalning. Här är några sätt du kan undvika dem.

Läs Nästa

Om författaren