Du vill alltid ha den senaste informationen tillgänglig om du gör en presentation. På så sätt kan du säkerställa att dina bilder är korrekta och återspeglar verkligheten på marken.
Det finns dock tillfällen då du måste skapa en presentation eftersom dina kollegor fortfarande sammanställer data. Hur kan du säkerställa att alla ändringar de gör i din Excel-databas återspeglas i din PowerPoint-bild?
Det är här funktionen Klistra in länk kommer in. Så här använder du det för att säkerställa att du alltid har den senaste databas- och diagraminformationen på din presentation.
För att länka din Excel-tabell till din presentation måste den först finnas. Om dina kollegor inte har skapat den ännu kan du skapa en platshållartabell som du kan välja och kopiera och sedan låta dina lagkamrater uppdatera dess innehåll. När du har gjort de första uppgifterna, följ stegen nedan.
- Välj tabellen du vill kopiera till din presentation.
- Klicka på Kopiera eller tryck Ctrl + C (Kommando + C för Mac-användare).
- Öppen Microsoft powerpoint.
- Öppna filpresentationen du arbetar med om du redan har en; annars klickar du på Tom presentation.
- På en tom bild, gå till Hemmenyband.
- Klicka på nedåtpil under klistra in ikonen.
- Välja Klistra in special...
- I fönstret Klistra in special väljer du Klistra in länk Radio knapp.
- Välja Microsoft Excel-kalkylbladsobjekt.
- Tryck OK.
När du är klar kommer du att se tabellen du kopierade från Excel visas i din PowerPoint-presentation.
Du måste dock komma åt källfilen i Excel för att redigera innehållet eller formateringen av tabellen du lade till. För att göra det kan du öppna filen där du sparade den; eller så kan du dubbelklicka på tabellen så öppnas källfilen automatiskt.
Relaterad: Hur du organiserar dina kalkylblad i Excel
Skapa ett dynamiskt diagram
Ett av de enklaste sätten att visualisera, jämföra och analysera data och trender är att använda diagram. Men om du vill skapa ett diagram från den länkade Excel-tabellen du just skapade, måste du först göra det från dess källfil. När du har gjort diagrammet kan du kopiera och länka det till din PowerPoint-fil. Så här gör du.
- Välj diagrammet du skapar i Excel.
- Klicka på Kopiera eller tryck Ctrl + C (Kommando + C för Mac-användare).
- Öppen Microsoft powerpoint.
- Gå till bilden där du vill placera diagrammet du just kopierade.
- På Hemmenyband, Klicka på nedåtpil under klistra in ikonen.
- I den Klistra in alternativ, du kan antingen välja Använd destinationstema och länkdata (L) eller Behåll källformatering och länkdata (F). Detta är den tredje respektive fjärde ikonen. Det första alternativet låter dig använda temat du använder för din presentation, medan det andra behåller utseendet och känslan för din Excel-källfil.
- När du har klistrat in ditt diagram kan du flytta runt det för att passa dina behov.
Relaterad: Hur man skapar kraftfulla grafer och diagram i Microsoft Excel
Uppdatera ditt diagram
Tyvärr, om du behöver göra ändringar i ditt diagram, måste du öppna dess källdata i Excel. Om du har tillgång till Excel-filen kan du bara göra ändringar direkt, och den bör automatiskt återspeglas i PowerPoint-diagrammet.
Om du inte har Excel-filen öppen kan du Högerklicka på PowerPoint-diagrammet och välj sedan Redigera data > Redigera data i Excel i snabbmenyn. Du kan också välja Redigera data > Redigera data för att öppna ett litet fönster om du bara behöver göra mindre ändringar.
Om ändringarna du gör inte automatiskt återspeglas i PowerPoint-diagrammet kan du uppdatera det manuellt. För att göra det, klicka på ditt diagram, gå till Diagramdesign menyband, klicka sedan på Uppdatera data. Detta kommer att hämta den senaste informationen från den länkade Excel-filen och uppdatera informationen som visas på ditt PowerPoint-diagram.
Till skillnad från din Excel-datatabell kommer alla ändringar du gör i diagramdesignen i Excel inte att påverka diagrammet i PowerPoint. Av denna anledning måste du slutföra designen och känslan av diagrammet du kopierar från i Excel innan du kopierar det till din presentation.
Alternativt kan du göra designändringar i ditt PowerPoint-diagram självständigt. Det betyder att du kan ändra hur ditt presentationsdiagram ser ut utan att påverka diagrammet du kopierade från Excel.
För att göra dessa ändringar, klicka på ditt diagram och gå sedan till Diagramdesign menyband. Du kan välja hur diagrammet känns under Diagramstilar. Om du tycker att den aktuella diagramtypen inte passar bra med din presentation kan du till och med ändra den.
Klicka på Ändra diagramtyp för att öppna ett nytt fönster. Därifrån kan du välja vilken diagramtyp du vill i den vänstra kolumnen.
Relaterad: Hur man gör ett linjediagram i Excel
Ibland kommer du inte ihåg om tabellerna och diagrammen i din presentation är länkade till en Excel-fil. Eller så kan det vara så att du länkade dina PowerPoint-data till ett kalkylblad men inte kommer ihåg var du sparade dem.
Du kan kontrollera PowerPoint-filen direkt om den är länkad till någon fil och var dessa filer finns. För att göra det, klicka på Fil i menyband. Gå till i helskärmsmenyn som öppnas Info i den vänstra kolumnen.
Under Info fönster, på höger hand kolumn, gå till Relaterade dokument. Klicka på Öppna filplats för att se var de länkade filerna är sparade.
Om du flyttade de länkade Excel-filerna, klicka på Redigera länkar till filer. Ett länkfönster visas som visar varje länkat objekt och filens plats som är kopplad till den. Fönstret ger dig fyra val:
- Uppdatera nu: Uppdatera objektets data till de senaste ändringarna i den länkade filen.
- Öppen källa: Öppnar den länkade Excel-filen.
- Ändra källa...: Öppnar ett filutforskarfönster för att ändra den länkade filen.
- Bryt länken: Tar bort länken från din presentation.
Håll dig alltid uppdaterad
Denna fiffiga funktion dök upp först i Microsoft Office 2010 och har sedan dess varit tillgänglig för alla Office-användare. Så när du gör en presentation baserad på ofullständig data behöver du inte längre oroa dig för att uppdatera den manuellt i framtiden.
Genom att kopiera Excel-informationen och sedan klistra in den i din presentation som ett länkat objekt, är du garanterad att få den senaste informationen uppdaterad i din PowerPoint-fil automatiskt.
Använd dessa Microsoft PowerPoint-tips för att undvika vanliga misstag, hålla din publik engagerad och skapa en professionell presentation.
Läs Nästa
- Produktivitet
- Microsoft excel
- Kalkylbladstips
- Microsoft powerpoint
- Presentationstips
- Microsoft Office-tips
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
