De 14 bästa e-postetiketterna du behöver veta

Oavsett om du är en innehållsförfattare, en marknadsförare, en utvecklare eller en arbetande frilans, är e-post en integrerad del av vår moderna värld.

I själva verket är det den vanligaste formen för kommunikation bland frilansare. På grund av detta är det viktigt att lära sig de bästa metoderna och etiketten för att skicka e-post om du vill locka och behålla kunder.

1. Öva snabbt svar

Eftersom frilansande företag är beroende av e-postkommunikation i stor tid har snabb svar blivit en förväntad standard.

Om du inte spenderar tid med familj och vänner, bör du alltid sträva efter att svara på alla dina e-postmeddelanden inom en timme. Om det inte är möjligt, svara samma dag under kundens öppettider.

2. Förtydliga poängen i början

Dina kunder behöver inte läsa din e-post förrän i slutet, eller värre, flera gånger, för att förstå poängen du försöker göra. Om du skriver ett e-postmeddelande måste du tydligt ange ditt meddelande redan i början - antingen i ämnet eller i kroppen.

Ämnet ska vara kort och specifikt. I e-postmeddelandets huvuddel, betona dina viktigaste detaljer med hjälp av punktpunkter.

Relaterad: De mest populära e-postleverantörerna bättre än Gmail och Yahoo Mail

3. Dubbelkolla grammatik och stavning

Din e-post är en återspegling av vem du är. Det visar vad kunderna förväntar sig av dig när det gäller arbetskvalitet. Även de mest erfarna yrkesverksamma gör typsnitt, särskilt när de skriver från smartphones. Klienterna får dock inte ett bra första intryck av sådana misstag.

När du är klar med att skriva, läs e-postmeddelandet högt så att du kan ta reda på grammatiska misstag. Du kan också använda onlineverktyg för ytterligare hjälp.

4. Håll det kortfattat

Om du är en författare som kommer från litteraturbakgrund kan det vara svårt att motstå dig från att skriva på blommigt språk. Men för en vanlig person blir det bara en kod som de inte kan dechiffrera!

Håll alltid dina e-postmeddelanden korta och enkla. Skriv i små meningar och använd ord som alla känner. Om du måste förmedla information som inte passar i några stycken är det bättre att boka ett virtuellt möte eller telefonsamtal.

5. Svara på alla frågor

Den här punkten kan verka motstridig med den tidigare pekaren, där vi bad dig att hålla e-postmeddelandet kort. Att hoppa över alla frågor från din klient för korthetens skull är en respektlös handling.

Adressera frågorna i varje avsnitt i e-postmeddelandet i separata avsnitt. Så kunden vet att du läser deras e-post noggrant. Om du inte kan svara på en fråga direkt, nämna den när du kan.

6. Följ enkel- och standardformat

Medan du skriver e-post till dina kunder, använd ett enda format för alla e-postmeddelanden. Se till att använda samma typsnitt, teckenstorlek, teckensnittsfärg och textstruktur i varje e-postmeddelande. Om du inte har något standardformat kommer en enda e-posttråd att se konstig ut.

För affärskommunikation kan du använda teckensnitt som Arial, Calibri och Verdana. För storlek är 12 säkert. Att använda färgglada teckensnitt är inte tillrådligt för denna typ av professionell interaktion - låt oss hålla oss till svart.

7. Avsluta med en signatur

Oavsett din professionella status är det alltid en bra idé att ha en e-signatur med din kontaktinformation längst ner i dina e-postmeddelanden. Detta hjälper människor att komma ihåg dig så att de kan kontakta dig omedelbart när det behövs.

Det är enkelt att lägga till en personlig signatur i slutet av e-postmeddelandet, och det får dig bara att se professionell ut. Lägg till dina kontaktuppgifter i signaturen.

Relaterad: Så här lägger du till en e-postunderskrift i Microsoft Office 365

8. Använd e-postmall utanför kontoret

Du kan åka på semester, men se till att dina kunder vet det medan du är frilansande. Förutom att varna dem personligen via e-post, det kommer att vara jättebra att ha en utomstående svarare.

När du arbetar med flera kunder måste du hantera deadlines. På samma sätt måste dina kunder veta när de kan förvänta sig ditt svar.

9. Följ alltid upp

Att följa upp med dina kunder är viktigt när du förväntade dig att få ett svar men inte fick det. I ett uppföljningsmeddelande kan du kopiera all relevant information och bifoga alla viktiga filer för att hjälpa klienten att enkelt ta reda på nödvändig information.

10. Använd rätt språk

Använd det vanliga professionella språket när du kommunicerar med dina kunder. Undvik att använda uttryckssymboler i sådana formella konversationer. Börja e-postmeddelandet med en vänlig hälsning och adressera klienterna direkt med deras namn.

Använd inte ALLA CAPS eller akronymer som ASAP eller RSVP. Det är också bättre att inte använda en kort form av din kunds namn.

11. Undvik att svara när du är upprörd eller arg

Oavsett hur länge du är i frilansande verksamhet, att känna sig frustrerad och arg av ditt arbete kommer säkert att hända. Om vissa e-postmeddelanden från kunderna gör dig upprörd, är den naturliga instinkt att svara direkt.

Men avstå alltid från att svara medan du blir fördriven av känslorna. Förbli professionell och skriv ett polerat svar när du är lugn.

12. Kommunicera med andra metoder

När du växer som frilansare skulle du veta när du ska ta diskussionen offline. Medan du delar lite tidskänslig information, lita inte bara på e-post. Koppla alltid ihop den med någon form av kommunikation i realtid som ett telefonsamtal eller Slack-meddelande.

13. Försök inte att få vänner

Du är här för att bygga en affärsrelation med din klient, inte för att bli vän med dem. Det är alltid säkert att inte vara rolig eller smart med din klient. Håll dig till informationen och avsikten med ditt meddelande. Det är ingen brådska att visa dem din personlighet medan du ska ha ett professionellt förhållande.

14. Hoppa inte över svar

Att vara sen att svara på ett e-postmeddelande eller hoppa över det kan kosta ett projekt. Om din inkorg är full av försäljnings-e-postmeddelanden och onödiga nyhetsbrev kan du missa viktiga e-postmeddelanden från din klient.

Markera e-postmeddelanden från befintliga kunder som favoriter så att du får dem ovanpå din inkorg. För att snabbt få åtkomst till alla arbetsrelaterade e-postmeddelanden, håll dina e-postmeddelanden städade.

Smarta e-etiketter kommer att imponera på dina kunder

För att hantera ett företag effektivt är att skicka e-post en viktig del av processen. Prova dessa snabba hack för att skapa en professionell e-post och presentera dig på ett smartare och bättre sätt för potentiella och befintliga kunder.

De 5 bästa funktionerna i Cloze för sömlös affärsledning

Om ditt företag involverar frilansare eller konsulter, överväg att använda Cloze för att bli bättre på ledningen.

Läs Nästa

Om författaren