Hur man undviker överanvändning av kommunikations- och samarbetsverktyg

Samarbets- och kommunikationsverktyg är avgörande för framgången för alla projekt, särskilt för avlägsna team. De hjälper till att öka produktiviteten och kontakter mellan anställda samtidigt som de får tillgång till information var som helst och när som helst.

Men för många alternativ kan bli stressande, särskilt när du måste börja varje arbetsdag med att jonglera mellan olika verktyg för att hålla dig uppdaterad. Den här artikeln kommer att utforska några tips och verktyg som hjälper dig att använda samarbetsverktyg mer effektivt.

Överbelasta ditt team med samarbete verktyg är inte lösningen för bättre produktivitet; tvärtom kan det leda till:

• Lägre produktivitet eftersom ditt team lägger mer tid på att jaga information över flera plattformar än att få uppgifter gjorda.
• Försenade projekt eftersom kommunikationen faller mellan stolarna.
• Minskat samarbete eftersom vissa människor kanske har svårt att bekanta sig med flera samarbetsplattformar.
• Svår tillgång till information när du behöver den.
instagram viewer
• Att jonglera mellan många samarbetsappar kan leda till kontextbyte och lägre effektivitet.
• Slöseri med utgifter eftersom många av dessa mjukvarulösningar har överlappande funktioner och kräver en prenumerationsavgift.

Så, om samarbetsverktyg är avgörande för lagarbete, hur kan du undvika dessa problem?

1. Prioritera ditt team och företagets behov

Det är viktigt att börja med att inse att effektivt samarbete inte handlar om teknik – det handlar om dina medarbetare och hur de interagerar för att uppnå gemensamma mål. Samarbets- och kommunikationsverktyg kommer in för att möjliggöra och underlätta detta.

Därför bör du börja med att bedöma ditt företags behov och vilken typ av kultur du vill bygga för ditt team. Dessutom får du en tydlig bild av vilken typ av uppgifter ditt team utför på en daglig basis och de bästa sätten att interagera med varandra.

Om du till exempel vill främja förtroende och frihet att arbeta på flexibla tider, välja digitala lösningar som möjliggör asynkron kommunikation och samarbete, som Vrida och Yac, skulle kunna fungera bäst. Dessa verktyg ger dina medarbetare möjlighet att förbli fokuserade under sin mest produktiva tidslinje.

Å andra sidan, om ditt team mestadels är på språng och du värdesätter realtidskommunikation, verktyg som underlättar synkron kommunikation och erbjuder både skrivbords- och mobilåtkomst, som t.ex. Slak, kan vara ditt bästa alternativ.

När du väl har en klar uppfattning om dina behov och vilken typ av kultur du vill främja är det lättare att begränsa antalet alternativ som passar ditt arbetssätt. Att välja ett verktyg bara för att det är populärt kan oavsiktligt förändra ditt företags kultur och operativsystem, vilket leder till improduktiva resultat.

2. Utnyttja Workspace Suites

Efter att ha bedömt ditt företags behov och i ett försök att skära ner på antalet samarbetsverktyg du använder, har du kan börja med att titta på allt-i-ett eller mångsidiga plattformar som erbjuder en rad funktioner som behövs för att använda din företag.

Dessa lösningar är speciellt utformade för att sammanföra allt genom att kombinera viktiga funktioner och funktioner från flera appar till en enda plattform, vilket tar bort besväret med att öppna flera program för att komma åt information.

Genom att göra det hjälper de till att spara tid och pengar samtidigt som det gör det lättare för alla att få saker gjorda utan att gå miste om några uppdateringar. De är idealiska för små och medelstora företag som inte nödvändigtvis behöver de senaste klockorna och visselpiporna, utan snarare en enkel, okomplicerad lösning som hjälper dem att fungera smidigt.

Dessa verktyg låter dig utbyta meddelanden, ringa, göra anteckningar, tilldela uppgifter och till och med planera projekt – allt från en enda plats. Några exempel på bästa arbetsplatssviterna som ger flera funktioner för att effektivisera ditt arbetsflöde inkluderar Spika eller Samma sida. Du kan använda ett av dessa verktyg för att samla alla dina aktiviteter.

Anta att din organisation är specialiserad på en specifik bransch och att din mångsidiga plattform verkar vara en "Jack of all trades, master of ingen." I så fall bör du överväga att hitta de bäst lämpade lösningarna för enskilda funktioner som enkelt kan integreras med var och en Övrig.

Om projektledning är ditt primära fokus kanske du vill titta på verktyg med funktioner som att skapa uppgifter och uppdrag, robusta sökfunktioner, flera instrumentpanelvyer, projektstatusrapportering och projekt mallar.

Relaterad: Zapier-integrationer som automatiserar ditt arbetsflöde för uppgiftshantering

Men du bör också överväga projektledningslösningar som erbjuder integrationsmöjligheter med andra verktyg, t.ex. Bikupa, monday.com, eller Wrike. På så sätt kan du använda ett par verktyg som lämpar sig för specifika ändamål och koppla ihop dem för att uppnå ännu bättre resultat.

Dessutom är dessa verktyg användarvänliga, vilket gör det lättare för alla att lära sig och använda dem effektivt.

4. Skapa centraliserat kunskapsarkiv

Som vi har nämnt ovan är en av de största nackdelarna med att använda för många samarbetsverktyg att anställda slösar dyrbar tid hoppa från en plattform till en annan för att komma åt information eller bugga andra kollegor med frågor som har besvarats flera gånger.

För att undvika detta kan du lagra all viktig information i en centraliserad kunskapsbas som är lätt att komma åt var som helst. Du kan använda en intern företagswiki verktyg som Tettra att behålla allt från företagsomfattande policyer och handledningar till specifik produktinformation. Alla med behörighet kan lägga till och redigera filer, vilket skapar en intuitiv samarbetsplattform som hjälper anställda att dela information med varandra.

Tanken är att varje gruppmedlem kan gå direkt till denna kunskapsbas för att hitta information och få svar på alla frågor eller problem de kan ha.

Starta din resa mot effektiv kommunikation och samarbete nu

Om du för närvarande har att göra med för mycket röran när det kommer till kommunikations- och samarbetsverktyg, överväg att implementera lösningarna ovan.

Genom att använda bästa möjliga digitala samarbetslösningar och strategier för ditt företag tar du ett stort steg mot att bli mer produktiv, spara pengar på lång sikt och förbättra den totala prestandan.

När du växer och ditt företag blir mer krävande kan du alltid revidera dina processer för att möta dina förändrade behov.

Hur du ökar produktiviteten på din arbetsplats med kunskapsdelning

Kunskapsdelning på arbetsplatsen kan vara kraftfullt, men bara om du skapar en miljö som uppmuntrar det. Här är några verktyg och tips som kan hjälpa dig.

Läs Nästa

Om författaren