Annons
Nyttan med denna snygga Google Drive-hack är inte helt tydlig från titeln, men ge detta tips en chans. Testa det en gång så ser du omedelbar nytta när samarbeta med andra på Google Drive.
Det är enkelt att göra en kopia av alla dokument i ditt eget Google Drive-konto. Men tänk om du vill att dina medarbetare automatiskt ska skapa kopior när de får delningslänkar?
Detta lilla tips kan vara praktiskt när du vill bevara originaldokumentet eller mallen och samtidigt ge andra flexibilitet att redigera en kopia av dokumentet för sig själva. Det sparar en resa till Arkiv> Skapa en kopia kommando på menyn.
Ge användare sina egna kopior av dokument
Ett typiskt fall är en Google Doc som måste fyllas i individuellt av varje respondent. Samarbetspartners kan ange detaljerna i sin egen kopia av dokumentet utan att förstöra originalet.
Du behöver inte göra det fråga dem för att göra en kopia. Följ bara dessa steg så kopian görs automatiskt för dem. Denna hack fungerar för alla Google Drive-verktyg: Dokument, ark och bilder.
- Öppna Google Drive-dokumentet du vill dela.
- Klicka på det blå Dela med sig -knappen längst upp till höger i dokumentet.
- I Dela med andra klicka på dialogrutan Få delbar länk ikon. Ställ delningsinställningen till Redigera för att uppdatera länken. Kopiera hela länken till din e-post eller något annat utbytemedium.
- Klicka också på Avancerad. Avmarkera rutan som säger till Meddela människor. Du vill inte att de ska få e-postmeddelandet för den delade filen. Du vill skicka länken till det delbara dokumentet separat. Klicka på OK för att spara ändringarna.
- Kopiera och klistra in den delade länken i ett e-postmeddelande. Ta bort allt efter den framåt snedstreck i länken och sätt in "kopia".
Så här ser den nya länken ut nu:
- Skicka e-postmeddelandet så är ditt arbete klart. När mottagaren klickar på länken tar den dem till sin Google Drive-skärm som uppmanar dem att göra en kopia av ditt dokument.
När de klickar Göra en kopia, sparas en lokal kopia av dokumentet på deras Google Drive. Originalet förblir bevarat på ditt konto.
Letar du efter fler tips på Google Drive? Kolla in dessa Google Drive-verktyg för att få mer ut av plattformen.
Har du provat den här metoden tidigare? I vilken situation har det hjälpt dig eller tror du att det kan hjälpa dig?
Saikat Basu är vice redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smutsen från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättelser. Han letar efter den saknade Oxford-komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.