Upptäck Gmail-etiketter igen och tam slutligen din inkorg

Annons

Förr eller senare blir allas Gmail-inkorg ett överväldigande röra. Det finns många knep för att ta itu med överbelastning via e-post, men det finns en rätt under din näsa som du kanske inte använder: goda gamla Gmail-etiketter.

Etiketter har funnits länge nu, så de har nästan blivit blinda fläckar för många av oss. Jag har varit en Gmail-användare sedan starten, men jag har aldrig använt etiketter förrän nyligen. Det har helt ändrat hur jag närmar mig e-post och äntligen hjälpte mig att temma min inkorg.

Att använda etiketter framgångsrikt beror på några kärnproduktivitetsprinciper, precis som alla to-do management system. Här är de trick som hjälpte mig och kan hjälpa dig också.

Etiketter ska inte få dig att tänka

Att applicera en etikett bör vara mekaniskt; åtgärden du gör baserat på en etikett bör vara mekanisk.

Detta är kanske den viktigaste delen av att använda etiketter i Gmail. Till att börja med kommer du frestas att komma med en lång lista med etiketter. "Varje uppgift eller e-postmeddelande är unik", säger du själv. Undvik att falla i den här fällan. Ju fler etiketter du har, desto mer får de dig att tänka, desto mer tid tar det dig. Du måste

aktivt slåss beslut trötthet Hur man bildar en ny vana när det verkar för svårt att fortsättaVanor bildas inte över natten. Varje år fattar vi dessa resolutioner som kräver stora förändringar. Om du vill ha en ny vana måste du vara redo för fallgropar och hur du kan övervinna dem. Läs mer , så det är vad etiketter bör vara.

Har så få etiketter du kan. Varje etikett bör tjäna ett enda syfte. Som en tumregel använder du dessa primära etiketter och lägger till ytterligare fem som är specifika för dina arbetsbehov.

De 5 primära etiketterna: I dag, klar, väntar på, att göra, svara

Flera inkorgsexperter rekommenderar gör en daglig skanning av din e-post på morgonen Hur man slår e-postberoende genom att spåra inkorgsvanorE-post kapar dina dagar och det blir lurvigt om det. Du kan återfå kontrollen över din tid. Ta reda på hur mycket tid du ägnar åt e-post just nu och stjäla det tillbaka. Läs mer , så du vet vad du ska göra med varje e-post. Behandla den här skanningen som tiden för att ordna din inkorg, precis som du skulle ordna din att göra-lista.

De noll regel av e-posthantering: Om du kan ta bort det, ta bort det. För meddelanden du inte kan ta bort kan du vanligtvis kategorisera dem med dessa fem primära etiketter:

1. I dag: Markera detta på alla e-postmeddelanden som ska vidtas idag. Det är okej om ett e-postmeddelande markeras idag liksom något annat; poängen är att veta att detta e-postmeddelande är relevant för idag.
2. Att göra: Om ett e-postmeddelande har ett projekt eller en uppgift som du behöver göra idag, markera det med den här etiketten. Nyckelpunkt: Uppgiften måste vara mer än bara svara på den e-postmeddelanden. Du kan försöka koppla detta med Sorterade för att förvandla Gmail till ett Trello-liknande uppdragstavla Vänd Gmail till ett trello-liknande uppgifter ombord med SortdI den moderna arbetskraften förvandlas din e-post ofta till din uppgiftslista. Nu kan du få en Trello-stilorganisation i Gmail med en ny Chrome-förlängning, Sortd. Läs mer .
3. Svar: Markera detta på alla e-postmeddelanden som behöver svar. Så ett e-postmeddelande kan markeras "Today + To-Do + Answer", vilket indikerar att det innehåller en uppgift utan e-post, och måste besvaras vid slutet av dagen.
4. Väntar på: Markera detta på alla e-postmeddelanden där det är viktigt för dig, men du måste vänta på att en annan person ska vidta åtgärder. Jag tog upp detta trick från ActiveInbox-grundaren Andy Mitchells tips för att hantera överbelastning via e-post Hur man hanterar överbelastning av inkorgar och att göra-listor i e-postmeddelandenE-post är inte bara kommunikation, det dikterar också till stor del din uppgiftslista. Låt oss prata om de bästa tipsen för att länka inkorgen till vår produktivitet med Andy Mitchell - grundaren av ActiveInbox. Läs mer .
5. Gjort: Den viktigaste etiketten. Alla e-postmeddelanden där din inmatning inte längre krävs, markera det som gjort. Jag är inte fan av att ta bort e-postmeddelanden eftersom jag föredrar att ha det pappersspåret; och även om du arkiverar ett e-postmeddelande kommer ett svar från avsändaren att ta tillbaka det i din inkorg. Du behöver det "Klart!" etikett - särskilt om du är en fan av produktionsmetoden Done List.

Etiketter är fantastiska som placebos!

När jag fick ett nytt e-postmeddelande var min första instinkt att öppna, läsa, svara eller ta bort. Det var störande för mitt arbetsflöde. Men den obevakade meddelanden skulle bry mig, så jag slutade avbryta vad jag gjorde för att ta itu med det.

Nu applicerar jag bara en etikett och kommer tillbaka till arbetet. Jag adresserar e-posten senare, när mitt nuvarande arbete är klart. Att använda en etikett ger mig den mentala tillfredsställelsen av att ha interagerat eller adresserat e-postmeddelandet utan att spendera den tid jag annars skulle ha.

Etiketter är en fantastisk placebo för dem som tvångsmässigt behöver göra något åt ​​inkommande e-postmeddelanden.

Etiketter ska vara lättillgängliga, använda och identifiera

Gmail har massor av verktyg för att göra etiketter så användarvänliga som möjligt. Spendera lite tid på att anpassa utseendet på etiketter, det kommer att öka din användning.

Gå till Växelsymbol> Inställningar> Etiketter för att se alla dina etiketter och hantera dem. Här rekommenderar jag också gömmer de flesta andra objekt som du ser i den vänstra sidofältet Gmail uppgraderar etiketter med två tilläggslaboratorier [Nyheter] Läs mer , som skickat e-post, utkast, viktigt, kategorier, cirklar och mer. Om dina etiketter visas först blir det lättare att se dem och dra och släppa till e-postmeddelanden.

Också, färgkod dina etiketter. Klicka på den lilla listrutan i valfri etikett i sidofältet för att välja färger. Enkla färger som appliceras på dina primära etiketter hjälper dig att identifiera dem enkelt. Jag använder en grön etikett för ”DONE!” - det är tillfredsställande att titta på och veta att jag inte behöver bry sig med det e-postmeddelandet längre. På samma sätt markerar jag "I DAG!" etikett med ljusröd så att den alltid fångar min uppmärksamhet.

Inga förlängningar, inga krusiduller

Det fina med etiketter är att det är inbyggt i Gmail. Du behöver inte ha RAM-tuggtillägg som du kan använda i Chrome men inte i den mobila Gmail-appen. Det fungerar perfekt när du öppnar din inkorg. De bästa produktivitetssystemen är de som kommer ur din väg, och det är vad etiketter är.

Om du har ett trick för att använda etiketter mer effektivt i Gmail kommer vi gärna att höra! Släpp dina förslag i kommentarerna eller ställa frågor du har.

Bildkrediter: Kairo