Undvik mord av PowerPoint: Hur du gör dina presentationer övertygande och minnesvärda

Annons

Har du någonsin gjort en PowerPoint-presentation? Naturligtvis har du det. Om du sa "nej" skulle jag kalla dig en lögnare. Okej, det kan vara extremt. Men de flesta av oss har, eller hur? Jag skulle säga det. Så vad är min poäng? Min poäng är att de flesta av oss här har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer någon gång) och ändå är det troligtvis en av de mest dåliga sakerna på en dator.

Presentationerna jag såg gjorde på college, båda av studenter och instruktörerna, för att säga minst pinsamt. Från löjligt långa bilder från instruktörer till studenter som såg ut som de inte visste hur de skulle läsa (vilket de inte borde ha gjort i första hand). Dåliga PowerPoint-presentationer är en epidemi i utbildningen, som sedan fortsätter in på arbetsplatsen. Naturligtvis handlar det inte bara om PowerPoint själv, utan också presentatören och hur bra de talar och förmedlar informationen. Och det kommer jag också att beröra.

Börja med en disposition

Precis som när man skriver en rapport är det bra att ha specifika punkter. Vanligtvis är det bara för dig att få ner dina tankar. I en PowerPoint är det dock trevligt för din publik att se vilken presentation de kommer att sitta igenom kommer att gå igenom. Det kopplar dem lite mer och håller dem intresserade, särskilt om det fanns något i tidslinjen som fascinerade dem. Konturen är enkel och består bara av exakta saker du tänker täcka. Ibland är det ok att bli lite mer detaljerad och utvidga konturen för att ge mer information om underämnen som kommer att behandlas. Detta beror dock på noggrannheten i din presentation och kraven på det specifika innehåll som du täcker. Nedan är ett exempel på en översikt i en presentation jag gjorde om datasäkerhet.

Var konsekvent med temat och layout

Det finns flera aspekter av att hålla distraktioner till ett minimum och att vara förenliga med ditt tema och layout i din PowerPoint är verkligen en viktig aktör i det. Du vill inte skapa några tankar som kan förändra publikens fokus på ditt innehåll och vad du säger. Du kan göra detta genom att inte bara hålla temat konsekvent (det är ganska enkelt) utan också layouten. Om till exempel ett ämne tar upp två bilder, se till att märka den andra bilden och lägga till “(Fortsättning)” i slutet av titeln. Detta visar snabbt publiken att du är i samma ämne, trots att du byter bild och håller fokus på ämnet istället för att undra vad den bilden kan handla om.

Glöm ClipArt, Crazy Sounds And Fancy Transitions

På tal om distraktioner är detta en annan stor spelare. Vissa bilder kan vara bra. Men irrelevanta bilder eller ljud (faktiskt bara alla ljud) och galna övergångar är inte bara mycket distraherande för publiken, utan det ger också din PowerPoint ett mindre professionellt utseende. Jag skulle rekommendera att hålla sig borta från de flesta av dessa, till exempel denna grön-ish-gula, fluffiga sak nedan.

På college hade jag en instruktör som älskade alla dessa saker. Jag tycker att hon borde ha undervisat / undervisat i dagis, om det ger dig någon aning om hur hon (och hennes presentationer) var.

Läs inte din PowerPoint. Period.

Verkligen? Har du fortfarande läst dina PowerPoints? Jag hoppas verkligen att du inte gör det. Och inte förolämpa dig om du gör det, men du måste sluta - till mänsklighetens bästa. Okej, nu när jag är klar med att värma din värdighet, låt mig fråga dig detta: har du någonsin lyssnat på att någon läste något? Om dem är verkligen bra på det, som vissa yrken kräver, kan du knappt säga. Men om de är genomsnittliga som de flesta av oss, låter det ensformigt och intetsägande. Du vill inte att andra ska tänka det om dig, eller hur? Detta kommer tillbaka till Varför du ger presentationen i första hand. Ger du det för att du ha till? Eftersom du gillar ämnet? Eller för att du vill att publiken ska ta upp så mycket kunskap och innehåll som möjligt för att göra positiva förändringar? Kanske är det flera, men förhoppningsvis är den sista en av dem eftersom, om inte, är det osannolikt att du kommer att förmedla det innehåll du arbetade så hårt för att undersöka och montera på ett sätt som din publik skulle njuta av att lära sig om och tillämpa.

Slutligen finns det ingen anledning att läsa vad din publik tydligt kan se. Ditt mål som presentatör är att expandera utanför PowerPoint själv. PowerPoint är helt enkelt en guide och en omfattande disposition för publiken att följa med under hela presentationen.

Leverans av innehållet är lika viktigt som själva innehållet. Här är en lösning som jag har hittat för det här problemet, som fungerar bra för mig. När du har skapat din PowerPoint, gå igenom den och skapa ett skript. Manuset kan bestå av allt du vill från en disposition eller en sammanfattning av din presentation till en fullständig imitation av vad du tänker säga. I hela skriptet inkluderar där bildövergångar kommer att ske så att du inte glömmer att byta bilder när du ger din presentation. Det är okej att titta ner för att läsa, men du bör redan ha lite förståelse för vad du redan kommer att säga.

Ta dig till Punkt Och mörda sagan

Det här är den andra sidan att inte läsa vad du ska säga. Det är svårt att tillhandahålla en meningsfull presentation när allt du gör är att läsa punkt efter punkt (det är vad manuset är till för). Men lägg inte det skriptet i själva bilderna. Det kanske låter som sunt förnuft för dig, men jag hade en instruktör vars bilder var så fullpackade, det tog lång tid att få de viktigaste punkterna och viktig information från dem. Ganska frustrerande när du försöker studera. Men det handlar inte bara om att studera - hur är det på en arbetsplats när din PowerPoint måste vara en resurs för andra? De vill inte ta sig tid att skura igenom dina romanliknande bilder. Så, som titeln säger, kom till punkten - det kallas en maktPunkt av en anledning, inte en "PowerSaga."

Använd media, men kvalitetsmedier

Tidigare talade jag om att inte använda galna bilder, som Clip Art eller andra distraherande media. Det betyder inte att du inte kan använda det alls. Foton, videor, till och med ljudklipp har sin plats när det är relevant. Nyckelord där. Har inte ett slumpmässigt foto bara för att fylla utrymme. Hitta istället något som hänför sig till det du pratar om. Det är ett plus om det lägger till kvaliteten till vad du redan säger, men om det bara är för att göra bilden lite mindre av ett sterilt utseende, så är det också ok. Se bara till att det är relevant för det du täcker och inte tar bort publikens fokus.

Använd de tillgängliga resurserna

Det har kanske varit tider där du hade en idé om något du ville göra, men inte hade kunskapen att implementera det i din PowerPoint. Glöm inte bara att söka på internet. Naturligtvis finns det många tips och information på Microsofts webbplats och det är en bra resurs för saker som detta. Men även en snabb sökning på din önskade sökmotor ger fantastiska resultat eftersom det troligtvis har varit någon annan som har undrat samma sak och hittat en lösning.

Det ligger alla på dig, presentatören

Att fånga publikens uppmärksamhet från start är avgörande för framgången för din presentation och den inverkan den kommer att få på dem. Börja med en fängslande linje, en spännande statistik eller en fråga för att ge upphov till deras nyfikenhet. När du väl har det du måste upprätthålla det. Du gör detta genom att följa de tidigare tips som nämns här och en annan sak: den vibe du ger av. Är du nervös? Eller är du avslappnad och dig själv? Du måste vara den senare, oavsett vad det kan vara. Oroa dig inte om du känner att din personlighet är otillräcklig för innehållet du presenterar - försök inte ändra det. I stället lita på dina instinkter och vara dig själv. Om du till exempel är rolig, kasta din egen humor här och där. Eller om du är mer allvarlig, gör det istället. Nyckeln är att förmedla förtroende för dig själv, ditt arbete och det innehåll du presenterar.

Öva. Öva. Öva. (And Don't Put It Off)

Så hur kan du vara säker på dessa saker? Enkel - öva. Du bör ha hela presentationen (inte din PowerPoint) memorerad. Om du gör detta kommer du att förbättra informationsflödet, skildra förtroende, förhindra torra presentationer (monoton) och läsa bilderna och fånga publikens uppmärksamhet bättre. Att stänga av detta kommer bara att öka negativerna och minska de positiva. Så inte skjuta upp och håll dig före spelet.

Doh! Du sparat just din PowerPoint på bara en plats - den enda flashenhet du hade. Och på väg in i byggnaden tappade du den i en lerapöl. Hoppas att det fortfarande fungerar - ditt jobb / betyg och andra människor litar på dig. Om det aldrig har hänt dig, vet vi alla om någon som det har hänt med. Det är sunt förnuft att säkerhetskopiera, så gör det! Det är gratis (mestadels) och det finns verkligen ingen anledning att inte, förutom din egen lata - vilket bara är patetiskt att du låter det komma i vägen. Du vet att du skulle ångra de gånger du inte säkerhetskopierade om något liknande hänt dig, så varför inte förhindra all den stressen och bara göra saker från början.

Det finns flera sätt att ta itu med. Först har du flera platser för samma fil i olika källor. Så om du har filen på din dator, ha den också på en flash-enhet. Om du bara tänker ta med en flash-enhet för att ansluta till en annan dator för att ge presentationen, försök använda en molntjänst Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Vilken molnlagring är bäst för dig?Har du ändrat hur du tänker på molnlagring? De populära alternativen för Dropbox, Google Drive och OneDrive har förenats av andra. Vi hjälper dig att svara på vilken molnlagringstjänst du ska använda. Läs mer till exempel Dropbox, SugarSync, SkyDrive eller Google Drive. Det finns en mängd andra tjänster också, men det är mina önskade val, SugarSync är min personliga favorit SugarSync: Den mest väl avrundade kostnadsfria säkerhetskopierings- och synkroniseringstjänstenFilbackup är inte ett nytt konversation eller ett ämne på något sätt. Om du söker på Google efter "filbackup" kommer du troligen att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en enorm ... Läs mer . Ett annat alternativ är att ha både en bärbar hårddisk och en flash-enhet (eller två av samma typ av enhet), på det sättet om du inte är säker på att internetanslutningen är tillförlitlig har du fortfarande en säkerhetskopiering. Jag är inte picky om på vilket sätt du säkerhetskopierar, precis så länge du do och det är det pålitlig.

Dessutom, spara när du skriver ditt PowerPoint- och presentationsskript. Namnge filerna från början och använd sedan bara “Ctrl + S” när du skriver. Jag kan inte räkna hur många gånger jag gjort det bara i den här artikeln. Även om du tänker spara midsentens - gör det bara. Det tar bara en sekund och sparar timmar av frustration.

Slutsats

Kom ihåg att det finns många saker du kan göra för att göra din PowerPoint roligare att läsa och helt enkelt förstå. Som sagt bestäms de andra 50% av vikten av hur bra du presenterar materialet. Båda måste vara i samklang för att fånga och behålla publikens uppmärksamhet för att säkerställa att de fullt ut förstår det innehåll du har arbetat så hårt för att förbereda. Men det slutar inte där. Du måste fokusera innehållet till publikens behov och intressen. Om det inte är deras speciella intresse kan du kompensera det genom att presentera innehållet självt genom att använda analogier för att relatera det till dem så mycket som möjligt och din egen personlighet. Dessa saker i kombination med det förtroende du fick genom att repetitivt studera ditt presentationsskript kommer att säkerställa att din publik förblir fascinerad. Slutligen, glöm inte säkerhetskopieringen. Det kan verka som ett krångel, men kom bara ihåg att det är mycket mer av det när du måste återskapa allt du tappat.

För mer användbara tips, kolla in 10 PowerPoint-tips för att förbereda en professionell presentation 10 PowerPoint-tips för att förbereda en professionell presentationAnvänd dessa Microsoft PowerPoint-tips för att undvika vanliga misstag, hålla publiken engagerad och skapa en professionell presentation. Läs mer av Tina och The 10-20-30 Rule of PowerPoint av Guy Kawasaki.

Bildkredit: Handbrytningar genom vit via Shutterstock | Gul leksak via Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic via Shutterstock | Illustration av affärsmannen via Shutterstock