Mitt enda bästa produktivitetstick: Hur Gina Trapani får saker och ting klar

Annons

Gina Trapani har fastnat med ett produktivitetstrick. Här är vad det är ...

Få människor kan hävda att de forskar och skriver om produktivitet så länge Gina Trapani har. Trapani är grundare av Tänka ut och Makerbase och grundare av Lifehacker. Hon har också skrev flera böcker på tips och tricks för att leva ett bättre liv och få saker gjort.

Under åren har Trapani försökt flera produktivitet tekniker och har minskat dem till ett system som fungerar för henne nu. Hon delade sin produktivitetshemlighet med Använda.

3-uppgiftssystemet

”Varje morgon, innan jag öppnar e-post eller kontrollerar Twitter eller börjar arbeta med någonting, tänker jag genom exakt tre saker som jag skulle vilja slutföra i slutet av dagen. Bara tre. Jag lägger till dem överst på min to-do-lista och börjar. ”

"Mina tre valda uppgifter kan ändras under dagen med ny information och vissa dagar får jag mer än tre gjort, men för mig är tre diskreta slutförda uppgifter nästan alltid målet."

Trapani har använt detta system under lång tid. Som med alla produktivitetstekniker är det svårt att hålla fast vid den för alltid. När saker fungerar bra och stressen är mindre, väver hon av systemet. "Men när saker värms upp igen återvänder jag nästan alltid till det," tillägger hon.

Varför du bör lista bara tre uppgifter

Du måste prioritera din uppgiftslista 3-Strike-systemet: Hur du prioriterar din uppgiftslistaKommer du inte igenom din uppgiftslista? Problemet kanske inte är din produktivitet, det kan bara vara dina prioriteringar. Låt oss lära oss att prioritera uppgiftslistan och få saker gjorda. Läs mer , så Trapanis system är inte jordskaligt annorlunda. Men det specifika numret här betyder. Hon betonar att tre uppgifter är gränsen, inget mer och inget mindre.

"Efter en del experiment (mestadels med större antal) tyckte jag att '3' inte var för stor och inte för liten," säger Trapani. "Jag arbetar bättre på en daglig fotografering för att uppnå mål, och alla kan få tre små uppgifter gjort på en dag, oavsett vad."

Antalet uppgifter på din fullständiga uppgiftslista kan verka överväldigande 5 skäl till att din att göra-app gör dig mindre produktivVill du ge upp dina to-do-listor? Ditt problem är inte din ambition eller den appplaneringsapp som du använder. Problemet är i hur du använder din to-do-lista i allmänhet. Läs mer , men att prioritera bara tre uppgifter för en dag gör att det verkar mer hanterbart, är meddelandet här. Att fokusera på dessa tre saker förhindrar att du känner att du faller bakom saker, tillägger hon.

Fördelarna med 3-uppgiftssystemet

Trapani har fastnat i 3-uppdragssystemet även genom en stressig vecka med övergång till nya rutiner i sin familj, ny hushållsansvar, kraschade servrar på jobbet och i allmänhet bekämpa fallgroparna i ”allt som kan gå fel går fel".

"Stress och busyness är i hög grad ett sinnestillstånd, och det är en som minskar min förmåga att vara logisk, flexibel och objektiv," säger Trapani. Att sortera och prioritera hennes lista i förväg hjälper till att ha en tydlig linje med nästa åtgärder. "Att hantera ångest för att inte göra saker är nyckeln för mig att göra saker."

Tänk om, omprioritera, försök igen

Det är inte som att 3-uppgiftssystemet inte kan misslyckas. På de flesta dagar kommer du att kunna avsluta tre uppgifter och känna en prestation när du ser det den "Klar" -listan Gräv dina uppgifter: Hur man använder en "färdig" lista för att uppnå dina resolutionerResolutioner kommer från en del av dig själv där du känner att du saknar. Istället för en att göra-lista, prova en "Klar-lista" för en positiv tankesätt för att uppnå dina mål. Läs mer . Men vissa dagar kan till och med tre uppgifter verka som en stigande stigning.

Trapani säger,

”Vanligtvis betyder det att jag inte tänkte saker och ting och dela upp uppgifterna tillräckligt, att jag faktiskt hade tilldelat mig ett projekt och inte en atomuppgift. Så nästa gång jag försök att göra mina uppgifter så små som möjligt 10 sätt att gräva dig ut ur uppsägningstiderKänslan av att drunkna i en lista med aldrig slutade uppgifter är en rädsla som är gemensam för oss alla. Läkemedlet är tillgängligt. Här är tio sätt att klöva dig tillbaka. Läs mer .”

Hon tillägger att om du har en fruktansvärd dag är det bäst att ta ett andetag, omprioritera dina tre uppgifter och delegera och skjuta upp de andra om möjligt. Men tanken är att på en särskilt hektisk dag inte följer de mål du satt för dig själv i början; vara flexibel när det gäller att ändra mål.

Att uppnå tre uppgifter är det som är viktigt.

Men ibland fungerar inte ens det. "Min dag gick helt och oväntat från rälsen, och det är okej också," säger Trapani. "Försök igen i morgon, är mitt motto."

Hur man använder 3-uppgiftssystemet

I sitt arbetsflöde använder Trapani Att göra. Text app som hon skapade. Det är en enkel textredigerare för skrivuppgifter, med prioriteringar inbyggd i det genom att markera objekt som "A", "B", "C" och så vidare. Och det synkroniseras med din Dropbox.

Naturligtvis kan du använda ganska mycket vilken som helst att göra-lista-app som låter dig omorganisera dina uppgifter. Till exempel, cross-platform-appen Wunderlist Wunderlist synkroniserar dina uppgiftslistor över Windows PC och Mac Läs mer låter dig ordna uppgifterna i valfri lista. Dra och släpp bara dina dags tre uppgifter till toppen.

Du kan till och med använda några av produktiva nya fliktillägg för Chrome 10 mest produktiva nya flikförlängningar för Google ChromeNär du startar en ny flik i en webbläsare, letar du för att åka någonstans eller letar du efter information som kommer till dig? Google Chrome har många tillägg för att göra det produktivt. Läs mer att skapa en enkel lista som du kan ändra när du vill.

The Larger Productivity Hack: Du

Att leva ett produktivt liv är ett maraton, inte en sprint. Att använda 3-uppdragssystemet eller något annat kräver att du först tar hand om din hälsa och lycka.

"Självvård är det icke-förhandlingsbara grundarbetet," säger Trapani. ”En bra dag där jag känner mig fullbordad börjar kvällen innan. Om jag får tillräckligt med sömn, äter tre rutor, minskar mitt koffeinintag och får lite träning är jag mycket mer i stånd att få saker gjorda även när jag är knuten till uppgifter eller måste klara av oväntat betonar.”

I själva verket börjar Trapani bara sin treuppgiftsprioriteringsövning efter en god natts sömn och frukost. Naturligtvis är detta subjektivt, men du kan vara produktiv oavsett om du är en morgonperson eller en nattugla Hur du kan vara produktiv oavsett om du är en morgonperson eller en nattuglaSträva inte efter att vakna upp tidigt eller stanna sent. Optimera istället system så att du kan hantera den fas där din produktivitet är låg. Här är några smarta strategier. Läs mer . Ta reda på en hälsosam rutin och livsstil för dig och börja sedan hacka din produktivitet - inte tvärtom.

Fråga Gina

Har du frågor om 3-arbetssystemet eller vill du fråga Gina Trapani något om produktivitet? Släpp en rad i kommentarerna, eller hitta henne på Twitter eller Makerbase.