7 Microsoft Office-tricks som du kan lära dig av Teen Champions

Annons

Är du redo att lära av det bästa? Årets Microsoft Office-mästare delar sina tips och tricks.

Dagens studenter har använt datorer som en del av deras inlärning sedan första dagen. Som sådan har de haft gott om tid att lära sig alla slags Office tips och tricks 10 enkla Excel Timesavers som du kan ha glömtDessa tio tips är säker på att minimera din tid på att utföra meniala Excel-uppgifter och öka din kalkylarkproduktivitet. Läs mer som hjälper dem att få ut mesta möjliga av sin dator.

Microsoft är väl medveten om detta faktum. Det är därför företaget är värd för Microsoft Office Specialist U.S. National Championship, en möjlighet för de mest begåvade studenterna att visa upp sin expertis inom Word, Excel och PowerPoint.

LifeHacker frågade årets mästare för deras bästa tekniker, och deras svar kommer säkert att komma till hands. Så här använder du Microsoft Office som en studentspecialist.

Ord

Nästan alla använder Word, men inte alla användare kan betrakta sig som en expert. Men dessa två trick hjälper dig att komma ett steg närmare att behärska programmet.

1. Välja separata texter

Forrest Liu, som utnämndes till mästare för Word 2013, erbjöd detta användbara tips om textval. Om du håller ner Ctrl När du markerar text kan du välja två helt separata avsnitt samtidigt.

På en liknande anteckning om du håller ner Ctrl och klicka sedan på någon del av texten, du väljer bara den meningen.

2. Snabb åtkomst

Snabbåtkomstfältet längst upp till vänster i Word-användargränssnittet är utrustat med genvägar till Spara, Ångra och göra om som standard - men det blir riktigt kraftfullt när du anpassar det för själv.

Använd rullgardinsmenyn och välj Fler kommandon för att se en fullständig lista över de sätt du kan anpassa verktygsfältet.

Om du verkligen känner dig äventyrlig kan du till och med lägga till dina egna makron 5 resurser för Excel-makron för att automatisera dina kalkylbladLetar du efter Excel-makron? Här är fem webbplatser som har det du letar efter. Läs mer till verktygsfältet.

Emellertid gillar Word 2016-mästaren Joshua Garrelts - som bidrog med detta tips - att välja ett par mer traditionella alternativ. Hans snabbåtkomstfält har en stavkontrollgenväg och en knapp som delar det aktuella dokumentet i ett e-postmeddelande.

Excel

Både Excel 2013-mästaren Anirudh Narayanan och Excel 2016-mästaren John Dumoulin nöjde sig med samma tips för att få ut mesta möjliga av programmet. Det är inte överraskande att det är en av de mest kraftfulla funktionerna som är låsta i programvaran

3. Villkorlig formatering

Villkorlig formatering Formatera data automatiskt i Excel-kalkylblad med villkorlig formateringI Excel: s villkorade formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter. Läs mer är ett säkert brand-sätt att göra dina Excel-kalkylblad mer visuellt intressanta och det är verkligen ganska enkelt att implementera.

Det första steget är att se till att du arbetar med data som kommer att dra nytta av tekniken. Jag har sammanställt ett diagram över IMDb-användarbetyg för enskilda avsnitt av Simpsons, som du kan se nedan.

Det finns mycket information som är fast i en liten mängd utrymme, men det är inte särskilt lätt att se vilka avsnitt som är högt rankade och vilka som inte får en överblick. Villkorlig formatering kan hjälpa till att avhjälpa det.

Det skulle vara tillräckligt enkelt bara för att markera våra data och använda ett av de förbyggda alternativen i Villkorlig formatering rullgardinsmenyn i Styles avsnittet bandet Hem flik.

Men det är inte sättet för en Microsoft Office-mästare. Narayanan rekommenderar att du skräddarsyr ditt resultat med hjälp av Ny regel alternativ som du kan se ovan.

Den här skärmen låter oss finjustera vår formatering för att uppfylla våra exakta specifikationer. Jag kommer att byta till en skala i tre färger med hjälp av Formatera stil rullgardinsmenyn. Jag kommer också att ändra båda Typ fält till siffraoch ställ in Värde av varje manuellt. Det beror på att jag inte vill att ett avsnitt som får poäng i låga 7-tal blir rött, eftersom det fortfarande är en relativt hög poäng.

När du är nöjd med dina justeringar klickar du på OK.

Du borde hamna med något som bilden ovan. Nu är det lätt att få en allmän uppfattning om vad våra data förmedlar bara genom att titta på formateringen.

PowerPoint

När det gäller Microsoft Office-sviten underskattas ofta PowerPoint. En nybörjare kan kanske bara producera enkla bildspel, men i händerna på en expert är det det egentligen ganska kraftfull 9 PowerPoint-fel som ska undvikas för perfekta presentationerDet är enkelt att skruva upp din PowerPoint-presentation. Låt oss ta en titt på misstag som du antagligen gör när du presenterar ditt bildspel och hur du korrigerar dem. Läs mer . Här är några snabba tips om hur du får ut mesta möjliga av programvaran.

4. Bädda in teckensnitt

Använder sig av anpassade teckensnitt Hur man ändrar textstorlekar och teckensnitt i Windows 10Är standardtypstorleken för Windows 10 för liten för dig? Vi visar dig hur du kan anpassa din systemtextstorlek till din smak, tillsammans med hur du ändrar standard Windows-teckensnitt. Läs mer i PowerPoint är ett sätt att lägga till visuellt intresse, men om du överför dokumentet till ett annat system innan du presenterar det kan du stöta på problem. Lyckligtvis har PowerPoint 2016-mästaren Dheya Madhani lösningen.

Bege dig till Fil > alternativ, gå sedan till Spara delen av menyn.

Markera kryssrutan som är märkt Bädda in teckensnitt i filen. Detta kommer att se till att teckensnitten sparas som en del av dokumentet, vilket gör presentationen verkligen bärbar.

5. Använd markeringsfönstret

Madhani har ett annat tips som förenklar processen att lägga ut innehåll i dina bilder. Jag har lagt till flera bilder till min presentation genom att gå till Föra in > illustrationer > ikoner. Tyvärr har jag lagt till dem alla på en gång, så de har koagulerats till ett stort röran.

Jag kunde klicka på slumpmässiga delar av klumpen tills jag tar tag i den enskilda ikonen som jag vill ha. Alternativt kan jag dra nytta av urvalsfönstret.

Dubbelklicka på valfri ikon för att öppna Formatera flik.

Klick Valruta och det öppnas på höger sida av skärmen.

Du kan använda den här menyn för att välja enskilda objekt som du sedan kan flytta runt som normalt. Du kan till och med använda Flytta eller Ctrl för att välja flera objekt på en gång.

Jag kan använda markeringsfönstret för att få min bild att se exakt ut hur jag vill att den ska vara.

6. Skjut från konturen

Madhani har ett sista tips, och det kommer säkert att vara särskilt användbart för studenter. Föreställ dig att du bara har använt en timme på att skriva anteckningar om ett visst ämne, och då får du reda på att du kommer att behöva presentera dina resultat för klassen. Skulle det inte vara bra att producera en PowerPoint-presentation från det arbete du redan har till hands?

Det kanske låter för bra för att vara sant, men det är möjligt. För att komma igång, förbered först dina anteckningar i Word.

PowerPoint kommer att göra sitt bästa med allt du ger det, men i allmänhet är det bäst att använda rubrikstilar för att ge programvaran en hjälpande hand. Som ni ser använde jag metoden för att välja flera avsnitt av texter som vi har gått över tidigare för att påskynda processen.

Gå sedan till PowerPoint. Från Hem fliken, klicka Ny bild och välj sedan Slides från disposition.

Navigera till dokumentet som innehåller dina anteckningar och klicka på Föra in.

Du bör få några pre-made bilder baserade på dina anteckningar. Nu behöver du bara göra några visuella tweaks och hej presto, din presentation är klar!

7. Visa, inte berätta

PowerPoint 2013-mästaren Dominic Allain hade ett mer teoretiskt tips för alla som inledde ett PowerPoint-projekt. Han råder användarna att försöka illustrera sin poäng till sin publik med hjälp av visuals, snarare än bara det skrivna ordet.

Detta är en viktig aspekt av PowerPoint som många missar. PowerPoints största styrka är dess förmåga att samla alla typer av olika bilder. Gör ett diagram 6 nya Excel-diagram och hur du använder demBehöver du få mer ut av dina Excel-diagram? Här är en one-stop guide till några av de nya diagrammen som introducerades i den senaste versionen av Excel. Läs mer (hur man skapar ett cirkeldiagram Hur man skapar ett cirkeldiagram i Microsoft ExcelAlla kan skapa ett enkelt cirkeldiagram. Men kan du formatera det till perfektion? Vi tar dig igenom processen, ett steg i taget. Läs mer ). Lägg till ett diagram. Bädda in en YouTube-video. Du kan packa dina bilder med text, men det betyder inte att någon kommer att läsa den. Och om de gör de lyssnar de inte på dig. Spela istället till styrkorna i formatet.

Sluta aldrig lära

De flesta användare skulle tänka på Office-sviten som ganska grundläggande programvara 10 lite kända Microsoft Office-funktioner du bör känna tillIbland gör de minsta sakerna de största skillnaderna. Vi upptäcker förbisedda Microsoft Office-funktioner och visar hur de kan förbättra ditt arbetsflöde. Läs mer , men det har mycket djup. Det finns alltid något nytt att lära sig, så var alltid på jakt efter sätt att uppgradera ditt spel.

Office-mästarna i denna artikel blev inte experter av misstag - de lärde sig varje program inifrån och ut 60 viktiga Microsoft Office-kortkommandon för Word, Excel och PowerPointHundratals kortkommandon finns tillgängliga i Office, men det här är de viktigaste du borde veta eftersom de kommer att spara mycket tid. Läs mer . Vila inte på dina lagrar! Oavsett om du skapar ett Word-dokument, ett Excel-kalkylblad 9 tips för formatering av ett Excel-diagram i Microsoft OfficeFörsta intryck är viktiga. Låt inte ett fult Excel-diagram skrämma din publik. Här är allt du behöver veta om att göra dina diagram attraktiva och engagera i Excel 2016. Läs mer , eller en PowerPoint-presentation, fråga dig själv om du kan få ut mer av Office.

Har du ett mästerskapsvärt tips som du vill dela med andra läsare? Eller letar du efter hjälp med någon av teknikerna i den här artikeln? Hursomhelst, varför inte gå med i konversationen i kommentaravsnittet nedan?

Bildpoäng: Mike Orlov / Shutterstock