Gmails arkiv vs. Ta bort: Vilket är bäst för en organiserad inkorg?

Om du har för många onödiga e-postmeddelanden som stör din inkorg, kan du antingen arkivera eller ta bort dem. Men du kanske undrar: Raderas arkiverade e-postmeddelanden och är arkivering detsamma som radering?

Arkiverade e-postmeddelanden tas bort från din inkorg och raderade e-postmeddelanden hamnar i papperskorgen. Men när är det fördelaktigt att arkivera, och när är det att föredra att radera? Sparar arkivering av e-post utrymme i Gmail? I den här artikeln kommer vi att gå igenom båda funktionerna i detalj och när det är bäst att använda var och en.

Vad händer när ett e-postmeddelande arkiveras?

När du arkiverar ett e-postmeddelande i Gmail, flyttas det från din inkorg och relaterade kategorier till All Mail. Du kan dock fortfarande komma åt e-postmeddelandet med Gmail-etiketter eller i mappen All Mail. Det kommer också att dras av från antalet olästa e-postmeddelanden i din inkorg.

Tänk på att arkiverade e-postmeddelanden inte raderas om du inte manuellt tar bort dem från ditt Gmail-konto. Dessutom, om någon svarar på ett arkiverat e-postmeddelande, kommer svarsmeddelandet att visas i din inkorg.

Hur man arkiverar ett e-postmeddelande i Gmail

Du kan arkivera ett eller flera e-postmeddelanden genom att markera kryssrutan framför dem och klicka på Arkiv ikonen längst upp.

Du kan också högerklicka på e-postmeddelandet och välja Arkiv från menyn.

Hur man hittar arkiverade e-postmeddelanden i Gmail

För att hitta arkiverade e-postmeddelanden i Gmail, gå till All Mail i sidofältet i Gmail för att hitta dina arkiverade e-postmeddelanden.

Alternativt kan du gå in i: arkiv in i Gmails sökfält för att endast visa arkiverade e-postmeddelanden.

Hur man automatiserar e-postarkivering i Gmail

Om du inte vill manuellt välja e-postmeddelanden att arkivera kan du använda Gmails filterfunktion för att göra det automatiskt åt dig. Så här kan du göra det:

1. Klicka på inställningar ikonen högst upp i din Gmail och välj Se alla inställningar från det vänstra sidofältsfönstret.
2. Välj Filter och blockerade adresser flik.
3. Ge avsändarens detaljer med annan relevant information och klicka Skapa filter.
4. I nästa fönster, markera kryssrutan för Hoppa över inkorgen (arkivera den) alternativet och klicka Skapa filter.
5. Det nya filtret kommer automatiskt att arkivera e-postmeddelanden från just den avsändaren.

Hur man avarkiverar e-postmeddelanden i Gmail

Om du av misstag har arkiverat ett e-postmeddelande som du vill ha i din inkorg kan du ångra det genom att välja Ångra popup-meddelanden längst ned.

Men om du missade aviseringen, gå till All Mail och välj e-postmeddelandet. Klicka på högst upp Flytta till inkorg ikon.

Alternativt kan du gå in i: arkiv in i Gmails sökfält och välj ett eller flera e-postmeddelanden som du vill ta bort från arkivet. Högerklicka på din e-post och välj Flytta till inkorg från listan.

Vad händer när ett e-postmeddelande raderas?

När du tar bort ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto tas det automatiskt bort från din inkorg och flyttas till papperskorgen. Du kan antingen ta bort e-postmeddelanden permanent eller återställa raderade e-postmeddelanden till din inkorg från papperskorgen.

När du permanent tar bort ett e-postmeddelande raderar du också alla associerade bifogade filer. E-postmeddelanden i papperskorgen raderas dock permanent efter 30 dagar. Du kan också tömma papperskorgen helt.

Hur man tar bort ett e-postmeddelande i Gmail

Det finns två metoder för att radera ett e-postmeddelande från Gmail. Du kan välja ett eller flera e-postmeddelanden från inkorgen och klicka på Radera ikonen längst upp.

Du kan också högerklicka på valda e-postmeddelanden och välja Radera från listan.

Hur man tar bort flera e-postmeddelanden i Gmail

Om du vill för att radera flera e-postmeddelanden i Gmail, Välj Allt från rullgardinsmenyn i kryssrutan högst upp och klicka på Radera ikon.

Det kommer dock bara att radera 50 e-postmeddelanden åt gången, och om du vill radera många e-postmeddelanden måste du göra det flera gånger.

Alternativt kan du konfigurera ett Gmail-filter för att automatiskt radera e-postmeddelanden från vissa avsändare.

1. Klicka på inställningar ikonen högst upp i din Gmail och välj Se alla inställningar.
2. Välj Filter och blockerade adresser flik.
3. Ge avsändarens detaljer med annan relevant information och klicka Skapa filter.
4. I nästa fönster, markera kryssrutan för Radera detoch klicka Skapa filter.
5. Det nya filtret tar automatiskt bort e-postmeddelanden från just den avsändaren.

Vad är skillnaden mellan att arkivera och ta bort ett e-postmeddelande?

Det finns många skillnader mellan Gmail-arkiv vs. radera, beroende på hur de fungerar. Här är några betydande skillnader att komma ihåg:

• Även om både arkiverade och raderade e-postmeddelanden tas bort från inkorgen, flyttas arkiverade e-postmeddelanden till mappen Alla e-postmeddelanden – medan borttagna e-postmeddelanden flyttas till papperskorgen.
• Raderade e-postmeddelanden är tillgängliga i papperskorgen tills de tas bort helt från ditt konto efter 30 dagar. Arkiverade e-postmeddelanden, å andra sidan, kan nås från mappen All Mail.
• Arkiverade e-postmeddelanden raderas inte automatiskt, men raderade e-postmeddelanden tas automatiskt bort från papperskorgen efter 30 dagar. Arkiverade e-postmeddelanden kommer att finnas kvar i ditt Gmail-konto tills du raderar dem manuellt.
• Raderade e-postmeddelanden frigör lagringsutrymme efter att ha raderats permanent från ditt Gmail-konto. Arkiverade e-postmeddelanden fortsätter dock att lagras på ditt konto och räknas till din totala lagringstilldelning.
• När du använder Gmails sökmotor för att hitta något ingår arkiverade e-postmeddelanden i resultaten, men raderade e-postmeddelanden inte.
• När du klickar på etiketten för att se alla e-postmeddelanden taggade med den, kommer det arkiverade e-postmeddelandet också att visas. Men raderade e-postmeddelanden kan bara visas i papperskorgen.

När ska du arkivera ett e-postmeddelande?

Om du undrar när det är att föredra att arkivera vs. radera e-postmeddelanden från ditt Gmail-konto, här är några anledningar till att föredra arkivera e-postmeddelanden istället för att ta bort dem:

• Du kan tömma din inkorg och göra den mer hanterbar genom att arkivera e-postmeddelanden som du inte längre behöver.
• För att uppnå inkorgen noll, arkivera alla gamla e-postmeddelanden som stör din inkorg.
• Du kan arkivera viktiga e-postmeddelanden som du kanske inte behöver just nu men som kan komma till nytta i framtiden.
• Du kan behöva behålla vissa e-postmeddelanden av säkerhetsskäl. Arkivering kan hjälpa dig att hålla reda på dessa e-postmeddelanden och undvika oavsiktlig radering.
• När en e-postkonversationstråd har avslutats och inga fler svar förväntas kan du arkivera dessa viktiga e-postdiskussioner för att spara och göra dem lättare att hitta.
• Genom att arkivera ett e-postmeddelande kan du behålla känslig information och bilagor som du inte vill förlora från din inkorg.

Gmail-arkiv vs. Ta bort e-postmeddelanden: När är det bäst att ta bort ett e-postmeddelande?

Det finns många anledningar till varför du bör ta bort ett e-postmeddelande istället för att arkivera det. Här är några av de bästa anledningarna till att ta bort oönskade e-postmeddelanden från din Gmail-inkorg:

• Om du är helt säker på att du inte kommer att behöva ett e-postmeddelande i framtiden bör du ta bort det för att rensa upp din inkorg.
• Du kan radera ett e-postmeddelande om du inte vill att det ska visas i dina Gmail-sökresultat i framtiden.
• Om du behöver frigöra lite lagringsutrymme i Gmail kan du radera äldre e-postmeddelanden som du inte längre behöver.
• När du inte längre behöver visa eller hämta några bilagor eller dokument från ett e-postmeddelande, radera dem efter dubbelkontroll.
• Spam och reklammeddelanden kan fylla din inkorg och ta upp lagringsutrymme. Du kan enkelt frigöra utrymme för viktiga e-postmeddelanden genom att radera skräppostmeddelanden samtidigt.

Hur man tar bort arkiverade e-postmeddelanden

Arkiverade e-postmeddelanden finns kvar i ditt Gmail-konto tills de raderas manuellt. Du kan radera arkiverade e-postmeddelanden på ett par sätt. Så här kan du göra båda:

1. Gå till All Mail väljer du det arkivmeddelande du vill ta bort och klickar på Radera ikonen längst upp.
2. Alternativt, gå in i: arkiv in i Gmails sökfält, välj arkivmeddelandet och klicka på Radera ikon.

Varför är arkivering av ett e-postmeddelande ett bättre alternativ?

När det gäller Gmail-arkiv vs. radera e-post, är det ofta bäst att arkivera dina e-postmeddelanden. På så sätt kan du gå tillbaka och hitta ett e-postmeddelande när du vill. Dessutom låter detta dig hålla reda på alla tidigare konversationer och gör det enkelt att hitta specifik information när det behövs.

Att radera e-postmeddelanden kan leda till dataförlust och göra det svårare att hämta information senare. Som ett resultat behöver du inte oroa dig för att förlora e-postmeddelanden som du enkelt kan arkivera och flytta ut från din inkorg.

I allmänhet, radera bara e-postmeddelanden som du är säker på att du aldrig kommer att behöva igen. Så om du inte vill radera något för alltid, välj Gmail-arkiv istället för att ta bort det. Liknande, rensa upp din Outlook-inkorg genom att arkivera e-postmeddelanden du inte vill ta bort.

Organisera din Gmail-inkorg genom att arkivera e-postmeddelanden

Nu vet du svaret på: "Är arkivering detsamma som radera eller inte?". Arkivering hjälper dig att hålla din inkorg organiserad och krånglig genom att flytta e-postmeddelanden som du inte längre behöver till mappen Alla e-post.

Om du till exempel får ett nytt e-postmeddelande och bearbetar det kan du snabbt arkivera det för att hålla din inkorg ren. Men alla e-postmeddelanden som du har tagit bort i papperskorgen eller arkiverat i mappen All Mail kan enkelt flyttas tillbaka till din inkorgsmapp.