Säg adjö till besväret med att göra anteckningar och hej till förbättrad produktivitet.
Om du är ansvarig för att ta mötesanteckningar och dela dem med ditt team vet du hur svårt det kan vara att hålla reda på allt när mötet utvecklas. Du måste hålla dig organiserad, anteckna nyckelpunkter, förfina detaljer och utse åtgärdspunkter för deltagare medan du deltar i mötet.
Tack och lov förenklar Google Dokuments mötesanteckningsmall denna process. Den här funktionen är enkel, men den kan avsevärt förbättra ditt mötes produktivitet.
Hur man skapar och delar mötesanteckningar i Google Dokument
Mallar är produktivitetens bröd och smör. Istället för att lägga dyrbar tid på att bygga en sammanhängande struktur för dina anteckningar kan du använda Google Dokument-mallar och fokusera på det viktiga. Den här mallen får mötesinformationen från din mötesdagordning i Google Kalender— så att du snabbt kan göra anteckningar och dela dem med kollegor.
Att skapa och dela mötesanteckningar med Google Docs inbyggda mall är ganska enkelt. Här är vad du behöver göra:
- Öppna din Google Dokument-fil.
- Typ @ i dokumentet och välj Mötesanteckningar (finns under Byggklossar) från rullgardinsmenyn.
- En meny fylld med alla händelser från din Google Kalender visas. Välj det relevanta mötet eller evenemanget.
- Lägg till deltagarna och börja skriva ner dina anteckningar.
För att bifoga mötesanteckningarna till kalenderhändelsen, klicka på Bifoga knappen till höger. Detta ger deltagarna tillgång till mötesanteckningarna från sin Google-kalender.
Alternativt kan du välja att maila mötesanteckningarna till deltagarna. För att göra det, klicka på kuvertikon till vänster.
Du kan också bifoga eventuella ytterligare Drive-filer till dina mötesanteckningar. För att göra det, klicka på de tre prickarna till vänster och klicka Bifoga Drive-filer.
Hur man skapar och tilldelar åtgärder i Google Dokument
Under mötet kommer ditt team troligen att komma överens om vissa åtgärder som behöver slutföras. Google Dokument ger ett enkelt sätt att spela in dessa åtgärder och tilldela dem till specifika medlemmar i dina team, vilket möjliggör enkel uppföljning. Så här kan du göra det:
- Lista de uppgifter som behöver utföras under Åtgärdspunkter.
- Dubbelklicka på uppgiften för att markera den.
- Klicka på Lägg till kommentar ikonen och skriv in din kommentar.
- I samma textruta skriver du ett tecken (@) följt av namnet på den person som ansvarar för uppgiften.
- Markera kryssrutan i kommentarsrutan för att tilldela uppgiften. Du måste markera den här rutan för att personen ska få ett meddelande om åtgärden.
- Klicka slutligen Tilldela.
Fördelar med att använda Google Dokument för att göra anteckningar
Att använda Google Dokuments anteckningsmall kan öka produktiviteten för ditt möte och öka samarbetet. Den viktigaste fördelen med att använda Google Dokument framför andra anteckningsverktyg för möten är att du kommer att arbeta i en välbekant arbetsyta och inte behöver installera något nytt.
Här är några fler anledningar till varför du bör börja använda Google Dokument för att spela in viktiga anteckningar och åtgärder:
1. Samarbete i realtid
Google Dokuments samarbetsverktyg i realtid tillåt alla mötesdeltagare att se uppdateringar, tilldelade uppgifter och slutförda objekt när de händer.
2. Bättre ansvarighet
Att tilldela åtgärdspunkter med kryssrutor till lämpliga teammedlemmar säkerställer ansvarsskyldighet och kan uppmuntra ditt team att slutföra uppgifter i tid.
3. Fjärrtillgänglighet
Eftersom Google Dokument är molnbaserat är dina mötesanteckningar tillgängliga från var som helst med en internetanslutning. Teammedlemmar kan granska, redigera och spåra anteckningar och uppgifter oavsett deras fysiska plats.
4. Tidseffektivitet
Det användarvänliga gränssnittet och den inbyggda anteckningsmallen frigör dig från besväret med att organisera anteckningar under mötet. Detta gör att du kan delta aktivt i mötet istället för att fastna i anteckningar och organisation.
Effektivisera mötesanteckningar med Google Dokument
Att skapa mötesanteckningar med Google Dokument är hur enkelt som helst. Denna fiffiga funktion låter dig skriva ner anteckningar snabbare och mer effektivt än tidigare.
Dessutom säkerställer den sömlösa integrationen med Google Kalender att du och alla andra deltagare kan se, samarbeta och spåra uppgifter i realtid. Genom att anamma den här mallen kan du öka produktiviteten och förbättra samarbetet inom ditt team.
