Hur man samarbetar i realtid på ett Word-dokument

Att arbeta med andra människor på ett Word-dokument kan vara en riktig utmaning. Även erfarna Microsoft 365-användare kan tycka att det är svårt att redigera och granska delade dokument.

Du kan dock enkelt samarbeta i realtid på ett Word-dokument samtidigt som du håller reda på eventuella ändringar och godkänner eller avvisar dem. Vi tar en titt på de nödvändiga verktygen och hur du kan använda dem för det mest effektiva samarbetet.

Vad behöver du för att samarbeta i ett Word-dokument?

Om du vill samarbeta i realtid på ett Word-dokument måste du spara det på ditt OneDrive-konto. För att göra det, öppna dokumentet, gå till Arkiv > Spara som, och spara den i OneDrive.

Dessutom rekommenderar vi att du använder en nyare version av Microsoft 365 och har en aktiv prenumeration. Enligt Microsoft, du kan fortfarande redigera dokumentet samtidigt med andra personer, men du kommer inte att ha funktionen för samarbete i realtid.

För att se andras ändringar måste du uppdatera dokumentet med jämna mellanrum. Om din prenumeration har löpt ut finns det några sätt att göra det få rabatt på ett nytt Microsoft 365-abonnemang.

Hur man delar ett Word-dokument

Nu när du vet vad du behöver för att arbeta med andra människor i samma Word-dokument, låt oss ta en titt på hur du kan dela det. Det första alternativet är att dela det från Word. Öppna Fil menyn och välj Dela med sig.

Du kommer att märka att det finns två olika alternativ:

• Dela med e-post. Du måste ange e-postadresserna till de personer du vill dela dokumentet med.
• Dela med länk. På så sätt kan alla som har länken komma åt dokumentet. Om du måste dela dokumentet med många människor kan det här alternativet vara mer effektivt. Men om du arbetar med något konfidentiellt kan det vara bättre att lägga till varje bidragsgivare manuellt.

Oavsett vilken metod du använder, ta dig tid och ställ in rätt behörigheter. Klicka på Redigera och välj om personerna du delar dokumentet med bara kan se eller redigera det.

Klicka sedan på Delningsinställningar alternativ. Där kan du ställa in ett utgångsdatum för dokumentet och till och med ställa in ett lösenord för att hålla informationen säker. När du är nöjd med dina delningsinställningar klickar du Tillämpa.

Alternativt kan du dela Word-dokumentet genom OneDrive genom att högerklicka på filen och välja OneDrive > Dela. Sedan måste du ställa in delningsinställningarna som visas ovan.

Hur man spårar och granskar ändringar i Microsoft Word

Beroende på inställd behörighet kan personer som du har delat dokumentet med redigera dokumentet. För att hålla ett öga på ändringarna som görs av alla bör du aktivera Spåra ändringar funktion.

För att göra det, öppna Recension fliken och gå till Spårning meny. Där, öppna Spåra ändringar menyn och välj För alla. När funktionen är aktiverad kommer Word att understryka tillagd text medan borttagen text kommer att markeras med en genomstrykning.

Om du nu vill hindra någon annan från att av misstag stänga av den här funktionen, klicka på Lås spårning alternativet och ställ in ett lösenord. På så sätt kan du se till att du inte missar några ändringar som gjorts i dokumentet.

Välj Hur Microsoft Word-visning ändras

För mer effektivitet låter Word dig välja hur det ska visa ändringarna som gjorts i dokumentet. I den Recension fliken öppnar du rullgardinsmenyn bredvid Visa för granskning ikon. Där väljer du ett av följande alternativ:

• Original. Visar originaldokumentet. Det kommer dock inte att ta bort några kommentarer eller ändringar som gjorts av andra.
• Ingen markering. Tar bort markeringen och visar dokumentet med de ändringar som du redan har godkänt.
• Alla uppmärkningar. Visar eventuella ändringar med olika färger för varje medarbetare.
• Enkel markering. Markerar förändringar med en röd linje.

Hur man accepterar eller avvisar ändringar i Microsoft Word

För att acceptera eller avvisa ändringar, högerklicka på den spårade ändringen och välj antingen Acceptera infogning eller Avvisa infogning, beroende på om någon har lagt till eller tagit bort text. Om någon annan har tagit bort en del av dokumentet ser du Acceptera borttagning och Avvisa radering alternativ.

Även om processen är enkel, kan du missa några ändringar om det finns många bidragsgivare som arbetar med samma dokument. Om du vill vara säker på att du inte missar något, använd Ändringar avsnitt istället för att manuellt gå igenom dokumentet. Där, använd Tidigare och Nästa knappar för att navigera genom ändringarna.

Det finns fler sätt att hantera spårade ändringar. Du kan till exempel klicka Acceptera > Acceptera och gå till nästa. Om du redan har diskuterat med dina medarbetare om redigeringarna kan du använda Acceptera alla ändringar alternativ.

På samma sätt kan du avvisa ändringar genom att klicka på Avvisa knapp eller Avvisa > Avvisa och gå till nästa. För att ta bort alla ändringar, gå till fliken Granska, klicka på pilen nedan Avvisaoch välj Avvisa alla ändringar. Detta kan vara riktigt användbart om någon importerade en stor mängd data i Word utan att först rådgöra med dig.

Använd granskningsfönstret för att spåra ändringar i Microsoft Word

Ett annat effektivt sätt att hålla reda på eventuella ändringar är att använda granskningsfönstret. Det här verktyget visar dig antalet synliga spårade ändringar och kommentarer i ditt dokument.

För att komma åt den, gå till Granska > Spårning och klicka på Granskningsfönstret. Välj sedan en av Granskningsrutan Vertikal eller Granskningsrutan horisontell alternativ.

Hur man spårar ändringar gjorda av specifika personer i Microsoft Word

Det kan vara mer effektivt att sortera ändringar efter författare. För att göra det i Microsoft Word, gå till Granska > Spårning och förlänga Visa uppmärkning meny. Där, välj Specifika personer och avmarkera alla rutor utom de som motsvarar de författare vars ändringar du vill granska.

Hur man slutar dela dokumentet eller ändrar behörigheter i Microsoft Word

Om du vill sluta dela dokumentet med specifika bidragsgivare öppnar du dokumentet och går till Dela med sig meny. Där, välj Hantera åtkomst.

För att ta bort åtkomst till en av bidragsgivarna, välj deras användarnamn. Klicka sedan Direkt tillgång och öppna rullgardinsmenyn. Välj Ta bort åtkomst och bekräfta åtgärden. Alternativt kan du använda samma meny för att ändra hur de kan komma åt det delade dokumentet.

Samarbeta med lätthet i Microsoft Word

Att använda Microsoft Words samarbetsverktyg kan spara mycket tid, eftersom du inte behöver skicka e-post till dina teammedlemmar om eventuella ändringar som gjorts i dokumentet. Förutom sin samarbetskapacitet har Microsoft Word massor av funktioner och verktyg, så du behöver inte en annan ordbehandlare för att avsluta dina projekt. Du kan till exempel konvertera tabeller till grafer eller översätta språk när du är på språng.