10 grundläggande färdigheter du behöver för att hantera alla PDF-filer

PDF-filen rankas bland de mest använda filformaten för dokument, från CV och officiella formulär till e-böcker. Som sagt, det är viktigt för dig att ha de grundläggande färdigheterna i att hantera PDF-filer. Vi kommer att gå igenom några av de viktigaste med dig nedan.

1. Ändra texten i en PDF

En av de mest frustrerande sakerna när du använder en PDF är när du behöver redigera eller uppdatera den. Detta kan hända när människor konverterar en Excel-, Word- eller PowerPoint-fil till en PDF innan de skickar den till dig.

Som standard kan du inte ändra PDF-filer om du inte har originalfilen i ett modifierbart format och redigerar den där innan du konverterar den igen till PDF. Saker och ting blir knepiga om du inte har originalfilen.

Lyckligtvis finns det några lösningar för att övervinna denna frustrerande begränsning. Eftersom Adobe skapade PDF är det bara logiskt att de har verktyget för att redigera det. Du behöver dock den fullständiga versionen av Adobe Acrobat för att redigera en PDF. Om du har det kan du redigera en PDF genom att göra följande:

1. Lansera Akrobat och öppna en fil.
2. Klicka på Redigera PDF verktyg i den högra rutan.
3. Använd Acrobats redigeringsverktyg för att lägga till och redigera text, inklusive att ändra textens teckensnitt.
4. När du är klar klickar du Spara.

Om du inte har tillgång till Adobe Acrobat kan du använda Adobes gratis online PDF-redigerare. Om du tycker att dess funktioner är begränsade kan du också prova annan programvara som PDF-element. Ett annat alternativ är att omvandla PDF-filen till ett redigerbart format, till exempel ett Word-dokument. Efter att ha gjort de nödvändiga ändringarna, konvertera den till en PDF.

2. Spara en specifik sida

De flesta PDF-filer innehåller många sidor. Om du bara behöver några få sidor från filen kan du extrahera dem och spara dem som en ny PDF. Om du använder en Mac kan du lägga till, ta bort eller extrahera sidor från en PDF-fil med förhandsgranskning. Att göra detta:

1. Öppna PDF-filen med förhandsgranskning. Se till att sidofältet finns. Gör detta genom att gå till Se > bock Visa alltid sidofältet.
2. Välj de sidor du vill extrahera. Ctrl-klicka och välj Exportera som i den sammanhangsberoende menyn.
3. Ange ett filnamn och var du vill spara den. Klick Spara.

Om du är en Windows-användare:

1. Öppna filen. Välj Fil > Skriva ut.
2. Välj de sidor du vill spara genom att gå in på sidorna. Om sidorna inte är på varandra, separera dem med kommatecken (t.ex. 2, 5, 7 ).
3. Klick PDF > välj Spara som PDF från rullgardinsmenyn.
4. Välja Spara.

3. Konvertera PDF-filer

Du kan konvertera PDF-filer till format som TXT, HTML, DOCX och bildfiltyper som PNG och JPG. Det finns många sätt att göra detta på ditt skrivbord. Du kan till exempel använda Preview på din Mac för att konvertera din PDF till olika bildfiltyper:

1. Öppna PDF-filen på Preview.
2. Välj Fil > Exportera. Välj önskat format från rullgardinsmenyn bredvid Formatera. Du kan trycka på Alternativ för att se fler filformatalternativ.

Eftersom Windows inte har en motsvarighet för förhandsgranskning är en lösning att använda Adobes gratis PDF-konverterare eller appar från tredje part. Du kan också använd Google Drive för att konvertera din PDF till Word.

4. Spara webbsidor som PDF-filer

Att spara webbsidor som PDF-filer är praktiskt när du förväntar dig att vara utan internetanslutning men fortfarande kräver åtkomst till specifika webbsidor. Tack och lov låter de flesta webbläsare dig spara webbsidor som PDF-filer.

Om du använder Google Chrome trycker du på Ctrl + P på Windows eller Cmd + P på Mac. Se till att du väljer Spara som PDF som den Destination och tryck Spara.

Under tiden finns det flera sätt att spara webbsidor som PDF-filer i Safari, beroende på dina önskemål. Det enklaste sättet att spara en webbsida som en PDF i Safari är att använda följande metod:

1. Öppna webbsidan du vill spara i Safari.
2. Klicka på Fil meny.
3. Välj Exportera som PDF...
4. I dialogrutan anger du ett namn för PDF-filen och väljer en plats för att spara den.
5. Klicka på Spara knapp.

Du kan också spara den i Läsarvy för att eliminera det onödiga webbröran eller spara det exakt hur det ser ut i webbläsaren.

5. Skapa en PDF-portfölj

Eftersom PDF-filen stöder ett brett utbud av filtyper kan du skapa en PDF-portfölj för att slå samman olika filtyper till en enda integrerad PDF-enhet. En PDF-portfölj låter filer behålla sina individuella identiteter men samlas i en enda PDF-fil.

I en PDF-portfölj kan du öppna, formatera och redigera varje komponentfil oberoende av de andra filerna i portföljen. När du redigerar en icke-PDF-fil öppnas filen, säg ett kalkylblad, i sin ursprungliga applikation från din PDF-portfölj. Sedan sparar den alla ändringar du gör i den i din portfölj.

Förbehållet är att du bara kan göra detta i Adobe Acrobat. Andra liknande verktyg inkluderar Nitro PDF-redigerare och PDF-element. Om du har Adobe Acrobat på skrivbordet gör du så här en PDF-portfölj:

1. Öppen Akrobat > Fil > Skapa.
2. Välj PDF-portfölj.
3. Dra filer till dialogrutan eller klicka Lägga till filer och välj bland de tillgängliga alternativen.
4. Klick Skapa.
5. Ordna om och ta bort filer genom att flytta miniatyrerna av filerna i den vänstra rutan.

6. Slå samman PDF-filer

Om du inte har några problem med att konvertera alla filer till PDF kan du använda Adobe Acrobat Kombinera filer verktyg. Detta konverterar alla andra filtyper till PDF och slår samman dem. Det finns lösningar om du inte har Adobe Acrobat. Du kan kombinera bilder och PDF-filer på din Mac till en enda PDF.

För att göra detta, markera objekten, dubbelklicka för att visa kontextmenyn och välj Snabba åtgärder > Skapa PDF. Detta fungerar dock inte om du lägger till Word-dokument och kalkylblad. Om du planerar att lägga till dessa filtyper måste du först konvertera dem till PDF innan du slår ihop dem.

Du kan också använda Adobes kostnadsfria PDF-fusionsverktyg.

7. Rotera och beskära PDF-sidor

Ibland passar en viss vy (stående eller liggande) texten i PDF-dokumentet bättre. Ett enkelt sätt att ändra textens vy är genom att rotera sidan eller hela dokumentet. Tack och lov har de flesta PDF-läsare denna funktion. Öppna helt enkelt dokumentet med din läsare och leta efter Rotera alternativ.

Om du använder Adobe Acrobat kan du trycka på Skift + Ctrl + Plus (+) att rotera medurs och Skift + Ctrl + Minus (-) för att rotera moturs. Alternativt kan du prova Adobes kostnadsfria PDF-rotationsverktyg.

På Mac kan du använda Preview för att rotera sidor från din PDF-fil. Öppna PDF-filen i Preview, välj specifika eller alla sidor från sidofältet och klicka sedan på Rotera verktyget i verktygsfältet.

8. Redigera konfidentiell information

Ett misstag många gör när de försöker skydda känslig information i delar av dokument (som licens nummer och kontaktuppgifter) är genom att använda ett uppmärkningsverktyg och rita en svart rektangel med fast fyllning över dem.

Det bästa sättet att täcka denna information är genom ett redigeringsverktyg, som finns i de flesta PDF-program. Istället för att täcka över text eller bilder ersätter de de valda områdena pixel för pixel med hjälp av redigeringsfyllning.

9. Lösenordsskydda PDF-filer

PDF-filer gör delning mycket enklare, men du riskerar att hamna i fel händer. Lösenordsskyddande av dina PDF-filer krypterar innehållet i ditt dokument och kräver att mottagarna anger ett lösenord innan de får åtkomst.

Liksom de flesta funktioner som nämns ovan låter de flesta PDF-läsare dig lägga till ett lösenord till ditt dokument. Om du inte har en PDF-läsare kan du använda Adobes kostnadsfria PDF-lösenordsskyddsverktyg eller skapa en lösenordsskyddad PDF i Word.

10. Lägg till vattenstämplar

Att lägga till vattenstämplar i dina PDF-filer är det enklaste sättet att skydda din immateriella egendom. Den informerar också människor om huruvida dokumentet är original eller kopia. Att lägga till dem kan också fungera som "stämplar" och förbättra varumärkets igenkänning.

De flesta PDF-läsare kräver att du betalar ut lite pengar för den här funktionen. Lyckligtvis finns det gratis sätt att lägga till en vattenstämpel till dina PDF-filer online.

Bemästra dina PDF-filer

Med rätt verktyg och tekniker, från redigering till säkrande, kan du enkelt navigera och optimera dina PDF-dokument. Att utnyttja dessa färdigheter kan hjälpa till att öka din effektivitet och produktivitet när det gäller digital dokumenthantering.