7 viktiga Excel-funktioner för småföretagare

Excel är ett kraftfullt verktyg för att hantera din ekonomi som småföretagare. Dess arsenal av verktyg för datamanipulation kan spara tid och ansträngning för att hålla reda på dina utgifter, intäkter och andra finansiella data.

Funktioner är ryggraden i Excel och källan till dess superkrafter. Om du är ny på Excel, här är några viktiga funktioner du bör lära dig för att hantera din ekonomi effektivt.

1. BELOPP

SUM är kanske den mest använda funktionen i Excel och är ännu mer användbar inom ekonomi. Det låter dig lägga ihop ett antal celler och få summan.

=SUM(values)

Du kan mata värdena direkt till SUM-funktionen eller referera till dem som celler och intervall.

Du kan till exempel använda SUM-funktionen för att summera den totala försäljningen av varje artikel under en viss period.

=SUM(D2:D8)

I det här exemplet, D2:D8 är cellintervallet som innehåller försäljningsvärdet du vill lägga till. SUM-funktionen tar alla värden i detta intervall och beräknar den totala försäljningen av alla varor.

2. GENOMSNITT

AVERAGE-funktionen är en annan användbar funktion när man hanterar siffror. AVERAGE beräknar medelvärdet för ett cellintervall.

=AVERAGE(range)

Du kan till exempel använda funktionen AVERAGE för att beräkna medelpriset för olika varor.

=AVERAGE(B2:B8)

I denna formel, B2:B8 är intervallet av celler som innehåller artikelpriserna du vill beräkna genomsnittet för. Funktionen AVERAGE beräknar medelvärdet för alla siffror i det intervallet och matar ut det genomsnittliga artikelpriset.

3. RÄKNA

Funktionen COUNT räknar antalet celler som innehåller ett numeriskt värde.

=COUNT(range)

Du kan använda den här funktionen för att få antalet varor som har sålts. Om varans försäljningsantal är tom eller inte är siffror, kommer COUNT inte att räkna det.

=COUNT(C2:C8)

I det här exemplet tittar COUNT igenom försäljningen i C2:C8 och returnerar antalet varor med försäljning. Produkt A och Produkt D har ingen försäljning, så COUNT kommer att utelämna dem.

Noll är också ett tal, och COUNT kommer att inkludera det i dess utdata. Som ett resultat fungerar den här inställningen bara om du inte anger noll för varor utan försäljning och lämnar dem tomma istället. Du kan använd COUNTIF och COUNTIFS för att ange anpassade villkor för de celler du vill räkna.

4. COUNTIF

COUNTIF är en mer avancerad version av COUNT. Där COUNT endast räknar celler med numeriska värden i dem, räknar COUNTIF celler som uppfyller ett specifikt villkor.

=COUNTIF(range, criteria)

I denna syntax, räckvidd är intervallet där du vill att COUNTIF ska söka efter värden som uppfyller kriterier.

Du kan använda COUNTIF för att räkna antalet varor som sålt mer än ett visst belopp.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

I det här exemplet tittar COUNTIF igenom försäljningen i D2:D8 och returnerar antalet varor som har sålt lika med eller mer än $600.

5. OM

OM-funktionen testar ett villkor och returnerar ett värde baserat på testresultatet. Du kan ställa in anpassade utgångar för båda testresultaten.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

I syntaxen, logiskt_uttryck är det tillstånd du vill testa. IF kommer tillbaka output_om_true eller output_if_falseberoende på testresultaten. Du kan kapsla flera IF-funktioner inom varandra att ange olika villkor.

Du kan till exempel använda IF-funktionen för att kontrollera om en specifik vara träffar sitt försäljningsmål och returnera ett meddelande baserat på resultatet.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

I denna formel, D2 är cellen med den totala försäljningen av en vara, och E2 är cellen med objektets försäljningsmål. Om värdet i D2 är större än eller lika med E2, kommer IF-funktionen att returneras Mål uppfyllt. Om värdet i D2 är mindre än E2 kommer OM-funktionen att återgå Målet misslyckades.

Du kan dra autofyllhandtaget över resten av cellerna för att fylla i dem. För ytterligare betoning kan du använda villkorlig formatering i Excel för att visa IF-resultaten i distinkta stilar.

6. SÖK UPP

De VLOOKUP-funktion kan hitta ett värde i en tabell och returnera motsvarande värde i samma rad.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

I syntaxen, lookup_value är vad du vill slå upp, table_array är där du vill titta, och col_index_num är kolumnnumret för table_array som innehåller returvärdet. range_lookup är ett valfritt argument som låter dig bestämma om du vill söka efter ungefärliga resultat. Inmatning SANN tillåter ungefärliga matchningar och inmatning FALSK tillåter endast exakta matchningar.

Om du till exempel har en tabell som innehåller produktnamn och priser och vill visa en viss produkts pris någon annanstans, kan du använda funktionen SÖK UPP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

I det här exemplet, produkt A i cell A2 är värdet du vill hitta i referenstabellen, L2:N8 är intervallet av celler som innehåller tabellen, 2 är kolumnnumret som innehåller produktpriserna, och FALSK säger till VLOOKUP att returnera en exakt matchning.

7. KONKATENERA

Funktionen CONCATENATE sammanfogar flera värden eller celler och visar dem i en enda cell.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Syntaxen för CONCATENATE är enkel. Du anropar funktionen och anger de värden du vill ansluta till, åtskilda med kommatecken.

Du kan använda den här funktionen för att kombinera och sammanfatta data från flera celler. Låt oss till exempel säga att du har ett kalkylblad med ekonomiska data för ditt företag. Du kan skapa en sammanfattning för varje artikel, inklusive dess tagg, målförsäljning och faktisk försäljning.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Bli inte orolig över längden på denna formel. Alla argument är av samma typ och representerar delar av en hel mening. I den här formeln tar CONCATENATE objektnamnet från A2, kategorin från F2, antalet sålda enheter från C2, och den totala försäljningen från D2. Textsträngarna kopplar samman värdena för att bilda en mening.

När du arbetar med långa formler som denna är det viktigt att vara uppmärksam på kommatecken och citattecken. Placera textsträngarna inom citattecken och dubbelkolla att du stänger varje citattecken och sätter ett kommatecken mellan argumenten. Du kan lägga till mellanslag eller symboler som dollartecknet i textsträngen före eller efter värdet.

Växa ditt företag med Excel

Hantera och manipulera finansiell data är avgörande för alla företag; din är inget undantag. Excel är ett kraftpaket för detta ändamål. Med ordentlig kunskap om Excels funktioner och möjligheter kan du förvandla Excel från en skrämmande motståndare till en vänlig affärskompanjon.

Genom att behärska de väsentliga Excel-funktionerna som beskrivs här kommer du att vara på väg att effektivt hantera dina småföretags ekonomi. Konsekvent praxis med Excel kan hjälpa dig att bli expert på att använda det här programmet och få ditt företag att växa utöver dess nuvarande gränser.