7 viktiga verktyg du behöver för dina onlinemöten

Onlinemöten har blivit oumbärliga på arbetsplatsen, oavsett om du arbetar hemifrån eller på ett kontor. Även om de onekligen är bekväma, eftersom de förbinder människor lokalt och globalt, hur ofta är de produktiva?

Det finns flera utmaningar att övervinna för att säkerställa att onlinemöten är effektiva och värda din tid. Lyckligtvis kan du skapa en mer samarbetande mötesmiljö med rätt kombination av verktyg. Nedan tar vi upp några viktiga verktyg för produktiva onlinemöten.

1. Zoom för synkrona möten eller onlinemöten i realtid

Ett produktivt onlinemöte kommer inte att vara möjligt utan bästa videokonferensprogramvaran för distansarbete. Med ett stort utbud av virtuella mötesverktyg som erbjuder olika funktioner och funktioner sticker Zoom ut med sitt intuitiva gränssnitt.

Detta är inte att säga att Zoom saknar kraftfulla funktioner, eftersom det erbjuder högkvalitativa video- och ljud-, inspelnings- och skärmdelningsmöjligheter.

Det är inte allt; du kan också använda Zooms virtuella bakgrundsfunktion för att ändra din bakgrund, vilket kan vara fördelaktigt om du har en rörig arbetsyta. Zoom stöder också integrationer med andra populära produktivitetsverktyg som Slack, Google Calendar och Asana, vilket gör det enklare att skapa en virtuell miljö för samarbete.

2. Vävstol för asynkrona möten

Vad händer när man inte kan samla alla samtidigt för ett onlinemöte? Detta är en av de mest vanliga utmaningar för distansarbete möter team som arbetar över olika tidszoner.

En effektiv lösning på detta problem skulle vara att ha asynkrona möten, som inte kräver att människor är online samtidigt. Dessutom är asynkrona onlinemöten vanligtvis mer produktiva eftersom du kan ge mer genomtänkta utbyten och ha oavbrutna diskussioner.

Lyckligtvis finns det flera verktyg för asynkron videokommunikation du kan använda för dina virtuella möten. En av dessa är Loom, som låter dig spela in videor och dela dem med dina team när det passar dig. Detta är idealiskt för att skapa steg-för-steg tutorials eller skicka feedback till teammedlemmar utan att behöva schemalägga ett möte.

3. Krisp för att eliminera bakgrundsljud under möten

Bakgrundsljud hindrar arbetsplatsens produktivitet på flera sätt, särskilt under virtuella möten. Oavsett om det är din hund som skäller, en gråtande bebis, konstruktion utanför ditt fönster eller kollegor som pratar i bakgrunden, kan buller vara en distraktion under virtuella möten.

Krisp är ett fantastiskt brusreducerande, AI-drivet verktyg som kan öka produktiviteten för dina onlinemöten genom att eliminera oönskat bakgrundsljud. Du kan använda Krisp för att se till att din röst är tydlig, minimera distraktioner och skapa en mer produktiv arbetsmiljö.

Dessutom är Krisp kompatibel med några av de mest populära onlinekommunikationsverktygen, inklusive Microsoft Teams, Zoom, Skype och mer.

4. Camo att använda din smartphone som en webbkamera

Efter att ha löst en auditiv utmaning i form av bakgrundsljud, låt oss rikta uppmärksamheten mot ett vanligt visuellt problem under virtuella möten. De flesta använder datorer med undermåliga inbyggda webbkameror för videokonferenser. Camo är det perfekta verktyget om du vill förbättra din videosamtalskvalitet och se mer professionell ut under onlinemöten.

Om du är bekant med Apples kontinuitetskamera, som gör det möjligt för Mac-ägare att använda sina iPhones som webbkamera, gör Camo samma sak för macOS-, Windows-, iOS- och Android-användare. Allt du behöver göra är att ladda ner Camo på din smartphone och dator och para ihop båda enheterna med en USB-kabel eller över en trådlös anslutning genom att skanna en QR-kod.

När du har parat ihop din enhet kan du anpassa inställningarna baserat på dina preferenser och börja använda den med populära videokonferensappar som Zoom för dina onlinemöten.

5. Calendly att schemalägga möten

Så, hur får du ofta dina kollegor eller kunder att gå med i dina onlinemöten? Vi slår vad om att du spenderar mycket tid på att skicka e-post eller ringa samtal för att komma fram till den mest lämpliga tiden för alla. Calendly är ett effektivt onlineverktyg för mötesschemaläggning som kan hjälpa dig att automatisera schemaläggningsprocessen, så att du kan fokusera på produktiva utbyten med dina kunder eller kollegor.

Schemalägg möten och uppgifter med Calendly det är enkelt. Allt du behöver göra är att skapa en händelsetyp, från en-mot-en till gruppmöten. Välj ett namn, plats, beskrivning, varaktighet och datum för evenemanget.

Efter att ha angett all nödvändig information kan du dela länken via e-post med dina inbjudna för att låta dem välja den bästa tiden baserat på din tillgänglighet. Här är några Calendly tips som hjälper dig att bli bättre på att schemalägga.

6. Otter.ai för att spela in dina möten

Ett av de bästa sätten att se till att dina onlinemöten är produktiva är att spela in alla nyckelpunkter som diskuterades under sessionen. Att manuellt ta anteckningar under en aktiv session kan dock vara en utmaning, särskilt under ett långt möte eller när du lyssnar på snabba högtalare. Det är där Otter.ai kan vara användbar.

Otter är en AI-driven mötesassistent som spelar in ljud och transkriberar tal till text i realtid. Du kan använda Otter för att spela in onlinemöten i din frånvaro, generera sammanfattningar, fånga bilder i dina anteckningar och hitta relevant information genom att söka efter nyckelord.

Med Otter kan du fokusera på att göra dina virtuella möten mer engagerande och produktiva samtidigt som den förser dig med AI-genererade anteckningar och transkriptioner.

7. Trello att förvandla mötesanteckningar till handlingsbara uppgifter

Möten fungerar som en plattform för människor att utbyta idéer och diskutera strategier och lösningar. Men vad kommer efter att mötet är över? Hur säkerställer du att alla planer och strategier som diskuterades på mötet omvandlas till handlingsbara uppgifter? Du kan använd Trello för att organisera dina projekt.

Trello är ett projektledningsverktyg i Kanban-stil som kan hjälpa dig att organisera dina personliga och professionella uppgifter. Det är ett idealiskt verktyg för team som vill ha en visuell översikt över projekt genom att skapa Brädor för varje projekt och Kort för specifika uppgifter inom projektet.

Du kan sedan ställa in förfallodatum, tilldela uppgifter till gruppmedlemmar och bifoga filer relaterade till uppgiften. Detta förvandlar dina mötesanteckningar till handlingsbara uppgifter med lätthet.

Utan de rätta verktygen kan dina onlinemöten snabbt bli kalendrar och tidsödande händelser. Du kan dock använda dessa verktyg för att automatisera repetitiva uppgifter, spela in och sammanfatta konversationer och förvandla mötesanteckningar till handlingsbara uppgifter, bland annat. Alla dessa hjälper dig att få ut det mesta av dina virtuella teammöten och säkerställa att de är engagerande och produktiva.