Anställda har blivit så vana vid att växla mellan jobbappar att de har utvecklat ett långsiktigt muskelminne för det. Även om det är praktiskt, hjälper dessa verktyg dig bara till viss del.
Att byta flik tar bara sekunder, men det blir flera timmar i veckan om du kör flera program samtidigt. Och de flesta arbetare inser inte ens att de slösar bort tid. För att effektivisera ditt arbetsflöde förklarar vi farorna med att använda för många kontorsprogram.
Vad orsakar behovet av att växla mellan applikationer medan du arbetar?
Teknik effektiviserar affärsprocesser genom att automatisera olika arbetsuppgifter. Projektledningsverktyg organiserar teamansvar, tidsspårare övervakar anställdas aktivitet och schemaläggningsverktyg ställer in möten.
Med det sagt kan program fortfarande inte helt ersätta mänsklig ansträngning. Överinvesteringar i automatisering, vilket många arbetsgivare gör, tvingar användare att jonglera med flera appar. En longitudinell studie av
Okta, Inc. visar till och med att 10 % av amerikanska företag distribuerar 199+ program för arbetet. De flesta människor kan inte snabbt bearbeta så många plattformar.6 Negativa effekter av att byta mellan för många arbetsapplikationer
Vissa kommer att hävda att växla mellan flikar är ett litet pris att betala för automatisering och bekvämlighet. Digitala infödda borde trots allt anpassa sig till förändringar. Även om företag bara kan konsolidera specifika funktioner, innebär det att ta på sig för många arbetsapplikationer flera nackdelar för arbetare.
1. Att byta mellan plattformar slösar tid
Företag investerar i arbetsredskap för att spara tid. De hoppas att anställda som du kommer att åstadkomma mer efter att ha avlastat några av sina dagliga uppgifter. Ja, kontorsprogram påskyndar arbetsflödesprocesser. Du kan införliva dem i din rutin och minimera din arbetsbelastning, men överdrivet beroende kommer att ge motsatt resultat.
Att ofta växla mellan flera applikationer slösar för mycket tid. Istället för att få alla trendiga plattformar, identifiera vilka jobbappar som kommer att ta itu med de värsta tidsslöserierna på din arbetsplats. Råda dina handledare att begränsa sig till viktiga verktyg. Överköp av programvara slösar bara företagets resurser och lägger onödig stress på arbetarna.
2. Att lagra information på flera plattformar äventyrar säkerheten
Tillgångsövervakning spelar en avgörande roll för cybersäkerhet. Det bästa sättet att förhindra externa och interna attacker är att hålla koll på användare som kommer åt, visar och redigerar filer. Ingen kan säga när ett dataintrång kommer att inträffa. IT-chefer måste ha tillgång till alla delar av företagets data i realtid 24/7.
Men att använda flera program gör övervakningen utmanande. Att spåra olika plattformar kostar enorma resurser, så de flesta företag skulle hellre ignorera lågprioriterade appar helt och hållet.
Observera att detta tillvägagångssätt äventyrar ett företags övergripande säkerhetssystem. Cyberbrottslingar har idag kompetensen och de tekniska resurserna att missbruka även gammal, föråldrad personlig identifierbar information (PII). Migrera inte företagsfiler till någon app som du inte rutinmässigt kan övervaka.
3. Att växla mellan appar stör ens tankebana
Bearbetning av ny information förhindrar dig från att uppnå ett flödestillstånd. Om du studsar mellan olika plattformar flera gånger om dagen kommer du att kämpa med krävande uppgifter som kräver mer än bara några minuters fokus.
Att byta flik tar minimal ansträngning, men att hoppa till olika uppgifter orsakar betydande kognitiv stress. Anställda är inte maskiner som automatiskt bearbetar ny information. En rapport av Psychreg.org visar att korttidsminneskanaler bara kan lagra cirka sju objekt i 10 till 60 sekunder.
Det bästa tillvägagångssättet är att begränsa de system du använder per uppgift. Låt oss säga att du skriver en blogg. Istället för att hoppa mellan plattformar och flikar för att samla information medan du skriver, undersök och samla in de mest kritiska punkterna i förväg.
4. Att köra för många bakgrundsappar skadar enhetens funktionalitet
Att köra för många bakgrundsprocesser saktar ner din enhet. Lätta appar som plattformar för snabbmeddelanden och projekthanteringsverktyg förbrukar inte mycket RAM. Men att köra tunga system som fotoredigerare, webbplatsbyggare och videokonferensappar samtidigt kan orsaka viss fördröjning.
Du bör känna till enhetens begränsningar. Blockera uppgifter som kräver RAM-tunga appar så att du kan eliminera vissa bakgrundsprocesser under den perioden. Du kommer inte bara att skydda din gadget, utan du kommer också att arbeta snabbare. Externa störningar som långsamt laddade sidor och frusna skärmar gör det svårt att fokusera, särskilt om du fortsätter att starta om kraschade appar.
5. Att introducera flera plattformar för nyanställda tar tid
Att lära nyanställda att lära sig flera verktyg samtidigt förlänger introduktionsprocessen. Att ta i bruk nya system tar tid. Du behöver flera veckors upprepning för att effektivt integrera olika verktyg i ditt arbetsflöde.
Onboarding bör fokusera på acklimatisering. De bästa sätten att välkomna rekryter inkluderar teamintroduktioner, fördjupad utbildning och resursförklaring. Men om din tränare ägnar det mesta av sin tid åt att lära dig om kontorsverktyg, kan de av misstag förbise dessa aktiviteter.
6. Arbetare kan tycka att det är överväldigande att komma ihåg för många plattformar
Att växla mellan flikar är en sak, men att bemästra de olika plattformarna du använder dagligen är en annan. Alla verktyg är inte byggda likadant. Även om du snabbt kan lära dig meddelandeplattformar och anteckningsappar, kräver det mycket träning att använda projekthanteringsplattformar, webbplatsbyggare och videoredigerare, bland andra komplexa resurser.
Att studera för många plattformar är kognitivt dränerande. Om du spenderar timmar på att bemästra kontorsverktyg kommer du inte att ha någon energi och mental styrka kvar för ditt faktiska jobb, vilket hämmar prestandan.
Vad kan du göra för att minimera behovet av att växla mellan applikationer?
Du kommer att ha mer kontroll över ditt arbetsflöde om du är egenföretagare. Bedöma verktyg du använder för att automatisera frilansuppgifter och se vilka som integreras väl med varandra. De flesta hanteringsverktyg rymmer appar från tredje part inom samma ekosystem.
Alternativt behöver du din handledares stöd om du arbetar för ett privat företag. Be att få granska teamaktivitetsrapporter för flaskhalsar i arbetsflödet. Ta bort redundanta verktyg, kontrollera vilka system som kan fungera på en licensierad plattform och prova effektiva filmigreringsstrategier. När du har ett solidt argument, skicka det till lämplig avdelning.
Eliminera små dåliga vanor som hindrar arbetsflödets effektivitet
Även om program kan automatisera specifika uppgifter, hindrar det plötsligt att använda flera alternativ produktiviteten i arbetsflödet. Överväldiga dig inte med verktyg. Förutom att växla mellan olika applikationer kommer du också att slösa tid på tanklösa uppgifter som att ladda nya sidor, starta program och migrera filer.
För att ytterligare öka din produktivitet, fortsätt att bedöma vilka små dåliga vanor som orsakar flaskhalsar i arbetsflödet. Vi föreslår att du spårar dina arbetsaktiviteter. Att kvantifiera dina uppgifter hjälper dig att upptäcka subtila men farliga produktivitetsmördare, som förhalning, sociala medier och perfektionism.
