Lägger du för mycket tid på att skriva mejl? Lär dig hur du använder e-postmallar för att spara tid och öka din produktivitet.
E-postkommunikation spelar en viktig roll i dagens digitala arbetsmiljö, men det kan vara en utmaning om du kommer på att du skickar ut många e-postmeddelanden dagligen och lägger ner mycket tid på att skriva dem.
Oavsett om du behöver presentera dig själv, ställa in ett frånvarosvar, begära feedback, bjuda in någon till ett evenemang, uttrycka tacksamhet eller följa upp en konversation, har dessa mallar fått din rygg. Med dessa färdiga att använda resurser kan du effektivisera e-postkommunikation och fokusera på det som verkligen betyder något.
1. Professionella introduktioner
Att skapa ett gediget första intryck och visa upp ditt värdeerbjudande är avgörande när man siktar på att nätverka eller få kontakt med potentiella kunder. Det är särskilt viktigt om du arbetar från en ren fjärrinstallation med begränsade/inga öga mot öga-interaktioner. Intrycket du lämnar på dina potentiella kunder eller intressenter kommer att vara bestående.
I denna professionella e-postmall för introduktion, inkludera ditt namn, roll, anledning till att nå ut och en tydlig uppmaning till handling. Kom ihåg att det är viktigt att upprätta en relation och visa genuint intresse.
Här är ett exempel:
Ämne: Hej från [Ditt namn] på [Ditt företag]
Hej [namn],
Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra. Jag är [Ditt namn], [Din roll] på [Ditt företag]. Jag stötte på din profil på [Platform] och blev imponerad av ditt arbete i [Industry/Field].
Jag skriver till dig eftersom jag tror att du kan vara intresserad av vår [produkt/tjänst], som hjälper [förmånsutlåtande]. Jag skulle gärna prata mer om hur vi kan hjälpa dig att nå dina mål.
Skulle du vara tillgänglig för ett 15-minuterssamtal nästa vecka? Om så är fallet, låt mig veta vilka dagar och tider som fungerar bäst för dig.
Jag ser fram emot att höra från dig snart.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
2. Out-of-office autosvarare
När du är borta från jobbet, oavsett om det är för semester, affärsresa eller någon annan anledning är det viktigt att ha ett effektivt autosvar som inte är på kontoret som ställer tydliga förväntningar och ger alternativa kontakter.
Den här mallen säkerställer att du håller människor informerade om din frånvaro:
Ämne: Frånvaro till [datum]
Hallå där,
Tack för ditt mail. Jag är för närvarande borta från kontoret till [datum] och kommer att ha begränsad tillgång till min e-post.
Om ditt meddelande är brådskande eller relaterat till [arbete], kontakta [namn] på [e-post/telefonnummer]. Annars återkommer jag till dig så snart som möjligt när jag kommer tillbaka.
Tack för din förståelse och ditt tålamod.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
3. Feedback eller recensionsförfrågan
När du vill få några feedback för ett möte eller en recension från dina intressenter om din produkt, tjänst eller arbete, behöver du ett e-postmeddelande som visar din uppskattning och uppmuntrar dem att dela sina tankar.
Här är en mall som du kan använda:
Ämne: Jag/vi skulle gärna vilja höra din feedback!
Hej [namn],
Tack för att du valde [företag] för dina behov av [produkt/tjänst]. Vi hoppas att du är nöjd med resultatet och upplevelsen.
Vi uppskattar din åsikt och skulle uppskatta om du kunde ägna några minuter åt att dela din feedback med oss. Din feedback hjälper oss att förbättra våra produkter/tjänster och ge bättre service till våra kunder/klienter.
Klicka på den här länken för att fylla i en kort undersökning: [länk]. Det tar inte mer än 5 minuter av din tid.
Som ett tecken på vår uppskattning skickar vi dig en [belöning] efter att du har fyllt i undersökningen.
Tack för din tid och ditt stöd.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
4. Evenemangsinbjudan
När du vill bjuda in någon till ett event, oavsett om det är ett webinar, en workshop, en fest eller allt annat behöver du ett e-postmeddelande som visar fördelarna med att delta och ger allt du behöver detaljer. Det sista du vill är att din inbjudan ska se ut som en skräppostinbjudan från Google Kalender till dina mottagare. Här är ett exempel som du kan använda:
Ämne: Du är inbjuden till [evenemangets namn]!
Hej [namn],
Vi är glada över att kunna bjuda in dig till vårt kommande evenemang: [eventnamn].
Det här är ett utmärkt tillfälle för dig att [fördelarna med att delta]. Du kommer att lära dig om [ämnen som täcks], nätverka med [andra deltagare] och ha lite kul på vägen.
Evenemanget kommer att äga rum den [datum] vid [tid] via [plattform/länk]. Det kommer att pågå i ungefär [varaktighet].
För att säkra din plats, vänligen registrera dig här senast [deadline]. Antalet platser är begränsat, så missa inte denna chans!
Vi ser fram emot att se dig där.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
5. Tackkort
Den här mallen är praktisk när du vill tacka någon för att ha träffat dig, intervjuat dig eller hjälpt dig. Det hjälper dig att visa din tacksamhet och professionalism. Så här går det till:
Ämne: Tack för [anledning]
Hej [namn],
Jag ville bara säga tack för [anledning]. Jag uppskattar verkligen din [tid/ansträngning/råd/support].
Det var fantastiskt att [träffa/prata/jobba] med dig och lära dig mer om [något relevant]. Jag ser fram emot [nästa steg/uppföljning/åtgärd].
Vänligen meddela mig om du har några frågor eller behöver något från mig.
Tack igen för allt.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
6. Uppföljningsmail
När du vill påminna någon om något, till exempel en deadline, en begäran eller en möjlighet, måste du skriva ett övertygande uppföljningsmail som visar ditt intresse och brådska.
Här är en standardmall som du kan använda men glöm inte att anpassa den till din situation för att göra den mer handlingskraftig:
Ämne: Följer upp [ämne]
Hej [namn],
Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra.
Jag skriver för att följa upp [ämne]. Jag har inte hört något från dig sedan [datum/senaste kommunikation], och jag ville kolla in med dig och se om du har några uppdateringar. [Om tillämpligt, upprepa din begäran/erbjudande/värdeförslag]
Vänligen meddela mig om du fortfarande är intresserad och vad din tidslinje är. Jag vill inte att du missar detta [tillfälle/deadline/chans].
Jag ser fram emot att höra från dig snart.
Bäst,
[Ditt namn och din signatur]
Läs mer
Effektivisera din kommunikation med rätt e-post
Säg adjö till skrämmande tomma skärmar och tidskrävande e-postskrivning. Dessa färdiga att använda mallar kräver bara enkel kopiering, klistra in och anpassning för att passa dina behov.
Vidta åtgärder idag och upplev hur dessa mallar kan effektivisera din kommunikation och hjälpa dig att få mer tid tillbaka i din dag. Lycka till med att skicka e-post, och glöm inte att lägga till din personliga touch för att göra dina meddelanden mer dig.
