Hur man väljer rätt projektledningsverktyg

Om du arbetar med något viktigt med ett litet team eller på ett personligt projekt är det viktigt att hålla koll på saker och ting och organisera ditt arbetsflöde. Det bästa sättet att göra det på är att investera i ett projektledningsverktyg. Att använda specialiserad programvara kan hjälpa till att effektivisera ditt arbetsflöde och hålla alla rörliga delar organiserade.

Men med så många alternativ där ute, hur väljer du rätt? Det första steget är att veta vilka funktioner och aspekter du ska leta efter. Fokusera på det som verkligen betyder något för dig och ditt team. Tänk på funktionalitet, flexibilitet, gränssnitt, säkerhet och support.

1. Funktioner och funktionalitet

Innan du söker ett projektledningsverktyg bör du ta reda på funktionerna som hjälper dig att få saker gjorda effektivt. Ställ dig själv några frågor innan du går vidare. Kommer du till exempel att arbeta solo eller med ett team? Om det är det senare, vad är ditt lags storlek och omfattning? Vilka verktyg behöver du och vad kan du göra utan?

I allmänhet vill du ha alternativ för att skapa uppgifter, milstolpar, scheman och tidslinjer för att hålla alla på rätt spår. Ju mer anpassningsbara och flexibla dessa verktyg är, desto bättre. Vissa verktyg låter dig ställa in återkommande uppgifter, beroenden och aviseringar för att hålla projekt i rörelse effektivt.

Vissa verktyg är mer mångsidiga än andra. Du kan till exempel använd ClickUp som ett verktyg för personlig produktivitet såväl som för små team. Så det första steget är att bedöma behoven i ditt arbetsflöde och sedan välja det verktyg som passar det bäst.

2. Ett gränssnitt du faktiskt kommer att använda

Många projektledningsverktyg är mycket mångsidiga och kan anpassas till olika situationer. Till exempel, det finns mycket du kan göra med Notion, som att göra anteckningar, skapa att göra-listor eller till och med bygga ett anpassat CRM. Även om det kanske är ett av de bästa verktygen för produktivitet, kanske vissa föredrar något enklare som de snabbt kan bli bekväma med.

Om så är fallet, leta efter en enkel och intuitiv design som är lätt att navigera med några få klick. Funktioner ska vara lättillgängliga och inte begravda under lager av menyer. Punktpunkter, numrerade listor och gott om vitt utrymme gör instruktioner och information lätt att skanna.

Appen bör också ha en instrumentpanel som ger en snabb översikt över uppgifter, scheman och aviseringar för att hjälpa dig att hålla koll på allt effektivt. Kom ihåg att du kommer att använda det här verktyget nästan varje dag, så hitta något som du faktiskt kan uppskatta att använda.

3. Personaliseringsalternativ

Det perfekta verktyget bör ge dig fullständig kontroll över vilka funktioner och vyer som är synliga för dig eller ditt team. Vissa av er kanske behöver en enkel Kanban-tavla och uppgiftslista, medan andra föredrar diagram, grafik och tidsspårare för att visualisera all denna data. Oavsett vilket bör avsnitten vara anpassningsbara och lätta att aktivera eller inaktivera.

Du bör också kunna lägga till anpassade fält, vyer och filter för att spåra framstegen som verkligen betyder något. Du kanske till exempel vill tagga vissa uppgifter med en klients namn eller prioritetsnivå. På samma sätt kanske du vill ha en anpassad vy som bara visar högprioriterade uppgifter som tilldelats ditt team.

4. Samverkan och kommunikation

Samarbete är nyckeln till alla bra projektledningsverktyg. Du vill ha något som gör att du enkelt kan arbeta med teammedlemmar och kunder, så att alla kan följa framstegen och hålla dig informerad. Se till att du kan lägga till användare och ange deras åtkomstnivå.

Du bör kunna lägga till administratörer, gruppmedlemmar med olika behörigheter och klienter med begränsad åtkomst. Att tilldela uppgifter och deadlines bör också vara enkelt. När en uppgift tilldelas ska mottagaren omedelbart varnas via ett meddelande. Utöver det bör teammedlemmar kunna kommentera uppgifter, dela uppdateringar, ställa frågor och enkelt dela filer.

5. Flexibilitet

Ett bra projektledningsverktyg är ett som anpassar sig efter dina behov när ditt projekt växer i omfattning, komplexitet och data. Verktyget ska kunna hantera denna ökning av data och komplexitet utan att kompromissa med prestanda eller samarbete.

När du utökar projektet ytterligare kommer du så småningom att behöva fler verktyg för att hantera alla processer. Som sådant är det viktigt att verktyget kan integreras väl med annan programvara som fildelningsappar, e-posttjänster och affärsverktyg.

6. Mobil tillgänglighet

Om vissa medlemmar i ditt team arbetar på distans och inte alltid har tillgång till en dedikerad arbetsyta, kan en mobilapp hjälpa dem att hålla kontakten nästan var som helst. Kontrollera om verktyget har en dedikerad iOS- eller Android-app och om funktionerna överförs från den fullständiga skrivbordsupplevelsen.

Som ett minimum bör användare kunna svara på kommentarer, kontrollera tilldelade uppgifter och hålla jämna steg med projektets framsteg när de använder mobilappen. Detta är mindre av ett problem nuförtiden som vissa av de bästa projektledningsverktygen har redan dedikerade mobilappar som ger en produktiv upplevelse.

7. Säkerhet och datasekretess

Även om många människor kanske förbiser säkerhetsaspekten, är det viktigt när du anförtror verktyget känslig projektrelaterad data, dokument och information. Krypteringsverktyg som t.ex SSL-certifieringar är mycket viktiga. Detta innebär att dina data och dokument är kodade för att förhindra obehörig åtkomst.

Tvåfaktorsautentisering är också viktigt, eftersom det inte bara kräver ett lösenord utan också en kod som skickas till din telefon eller en autentiseringsapp. Detta gör det mycket svårare för hackare att komma åt ditt konto.

Slutligen, håll utkik efter verktyg för säkerhetskopiering och återställning av data. Det är möjligt att mjukvaruservrarna kan gå ner eller bli offer för cyberattacker. Regelbundna automatiska säkerhetskopieringar och en plan för att få igång dina data igen är avgörande i dessa situationer.

8. Prissättning och planer

Många projektledningsverktyg är gratis att använda, men de flesta av dem har funktioner låsta bakom ett abonnemang. Du kanske kan använda ett visst verktyg helt gratis, men du får begränsad tillgång till antalet personer du kan lägga till ombord.

Se till att verktyget du använder är rimligt prissatt så att det passar din projektbudget perfekt. Medan du tar hänsyn till priset, kolla recensioner online för att se om kundsupporten är bra. Du vill ha enkel tillgång till att chatta, ringa eller mejla företaget i händelse av att något går fel.

Ett projektledningsverktyg är mycket viktigt för företag eller personer som vill bygga något med potentiell tillväxt i framtiden. Det kanske inte är lika viktigt för oberoende frilansare, men det hjälper ändå mycket för att effektivisera arbetsflödet och se till att du inte missar deadlines.

Det bästa är att många av dessa verktyg är mer än bara projektledningsprogram. Du kan använda dem för att göra anteckningar, skapa vägkartor eller till och med som en arbetskalender. Denna allt-i-ett-funktionalitet gör dem till ett stort värde om du kan hitta rätt användningsfall för varje funktion.