Vad man bör och inte bör göra med att småprata när man arbetar på distans

Oavsett om du älskar det eller hatar det, är småprat en viktig del av teambuilding. Men chit-chatt kan vara svårt i en fjärrinställning eftersom det finns vissa regler kopplade till det. Även om dessa regler kan vara lite överväldigande, säkerställer de respektfull och effektiv kommunikation.

Det sista du vill är att framstå som oförskämd mot dina kollegor genom att inte respektera deras tillgänglighet eller spamma dem med meddelanden på en rad. Här är alla småprat vad man bör och inte får göra när man arbetar på distans.

Småprat i fjärrarbete

Här är några bästa metoder för att delta i småprat i en chattgrupp på distans:

Hitta rätt sätt att starta ett samtal

Det finns olika sätt att starta en konversation med dina arbetskollegor. Till exempel visar de flesta kommunikationsplattformar för distansarbete när en ny person läggs till i gruppen. Det här är ett utmärkt tillfälle för dig att få den nya medarbetaren att känna sig välkommen. Du kan helt enkelt tagga dem och lägga till ett varmt välkomstmeddelande.

Du kan också nå dem via privat meddelande. Presentera dig själv och berätta att du är tillgänglig om de behöver hjälp med något. Du kan följa upp med några vänliga frågor för att skapa en koppling om du känner att den nya kollegan är intresserad.

Om du är den som nyligen har kommit ombord kan det vara ett bra sätt att småprata med befintliga teammedlemmar lär känna ditt fjärrteam i ett nytt jobb. Överväg att svara privat på deras offentliga trådar och dela dina tankar om ämnet. Detta kan vara ett bra sätt att initiera en anslutning.

Men det är viktigt att du bedömer lämpligheten av chatten. Alla är inte bekväma med privata meddelanden. Så överväg att backa om du känner att den andra personen inte är intresserad.

Prata om aktuella händelser

Det är vanligt att prata om aktuella händelser med dina arbetskollegor. Detta gäller även för småprat på distans. Du kan ta upp ämnen som sport eller den senaste utvecklingen inom underhållningsbranschen. Se till att alltid prata på ett icke-nedlåtande sätt när du förklarar nyheter eller din åsikt om något. Du bör också respektera den andras åsikter.

De flesta kommunikationsplattformar låter dig dela media. Så överväg att bifoga källan till nyheterna i form av en video, bild eller internetlänk. På så sätt kan dina kollegor se det själva och dela sina tankar med dig.

Plattformar som Discord låter dig till och med dela din smartphoneskärm med en annan användare. På så sätt kan ni titta på media tillsammans och föra en dialog om det.

Hitta en balans mellan ämnen

Precis som i en kontorsmiljö, bör distansarbete småprat mellan kollegor skapa en balans mellan ämnen. Detta kan vara svårt i onlinekonversationer, eftersom de saknar sociala signaler och kroppsspråk. Så du kan sluta prata lite för mycket om dig själv och framstå som oförskämd utan att ens inse det.

Överväg att omfamna konversationsflödet fram och tillbaka. Skicka inte kontinuerligt meddelanden som beskriver dina egna åsikter utan att ge dina kollegor tid att svara.

Säg istället vad du har att säga och vänta sedan. Låt din kollega ge sina åsikter, även om det tar lite tid för dem att svara. Håll detta flöde igång för att säkerställa en balans mellan ämnen och att ingen av parterna är ansträngande i konversationen.

Gör tillfälliga incheckningar

Eftersom du inte får träffa dina arbetskompisar dagligen när du arbetar på distans, är det en bra idé att göra regelbundna incheckningar. Släpp bara ett kort sms där du säger hej och fråga om hur de mår.

Om du vill att incheckningen ska utvecklas till en konversation, överväg att starta en dialog. Det här kan vara ett enkelt, "Såg du den nya Marvel-filmen?", eller "Du kommer inte att tro vad som hände när jag gick till köpcentret förra veckan!".

Om din kollega är intresserad och har tid att prata svarar de med ömsesidig spänning. Om inte, så är det okej också. Du ska inte ta det personligt. Kom alltid ihåg att respektera deras prioriteringar och gränser.

Respektera den andres tillgänglighet

Om inte din organisation har en dedikerad tidsram för rapportering är det troligt att dina distanskollegor inte alltid är på sina arbetsstationer, inte ens under dagtid. Det är därför du bör vara mycket uppmärksam på tillgängligheten för dina medarbetare innan du inleder en konversation med dem.

Det finns flera sätt du kan bedöma om din teammedlem är tillgänglig. Det enklaste sättet är att kontrollera deras tillgänglighetsstatus på chattplattformen ditt företag använder. Din kollega kommer sannolikt att ställa in sin status till "Stör ej" om de inte är tillgängliga för att chatta.

Om din organisation använder tidszonsomvandlare, kan du också använda dem för att härleda tillgängligheten för dina utländska kollegor. Om ingen av dessa metoder kan användas kan du fråga dem direkt genom att skicka ett meddelande i stil med "Hej, är du tillgänglig? Jag ville prata om något."

Kommunikationsplattformar, som Slack, låter dig också pinga andra användare även om deras aviseringar är avstängda. Se till att aldrig använda den här funktionen om inte frågan är av yttersta vikt och brådskande.

Att inte göra med Remote Small Talk

Här är de saker du bör undvika när du pratar med ditt fjärrteam:

Prata inte om ämnen som inte är begränsade

Det största nej-nej av distansarbete småprat är att diskutera kontroversiella eller anstiftande ämnen. Du vill inte bråka med en kollega om något som du inte borde ha pratat om från början.

Off-limit ämnen inkluderar religion, pengar, politisk tillhörighet och intim information. Olämpliga skämt eller uttalanden bör heller aldrig vara en del av dina konversationer.

Det är inte heller en bra idé att prata om känsliga ämnen, som nationalism och konspirationsteorier. Se till att alla videor, bilder eller andra medier som du delar med dina kollegor också är lämpliga och säkra för arbetet.

Skicka inte flera meddelanden på en rad

Se till att undvika att skicka flera meddelanden på en rad till din kollega när du pratar. Om du gör det blir det svårt för dina kollegor att ta reda på när du är färdig med att prata, och de kan svara utan att ha hört allt du har att säga.

Varje meddelande på en rad skapar också en separat ping och avisering. Detta kan vara störande för dina teammedlemmar. Så istället för att spamma flera meddelanden, ta dig tid och skriv allt du vill säga i ett textblock.

Om du vill lägga till något efter att du har skickat meddelandet, överväg att antingen redigera det första meddelandet eller vänta på ett svar och sedan säga något ytterligare. Genom att göra detta kan du undvika att förvirra och irritera dina medarbetare.

Ta inte förseningarna personligt

När du arbetar på distans, förvänta dig inte att dina kollegor svarar på dina meddelanden omedelbart, särskilt om dessa meddelanden inte är något annat än chit-chat. De kanske är i ett möte, arbetar med ett projekt eller är upptagna med något annat hemma.

Ta inte denna försening personligt. Vänta hellre på deras svar. Om du inte har fått svar på hela två dagar kan du skicka en uppföljning. En uppföljning kanske inte är en bra idé om du inte är så nära kollegan du chattar med.

Om du inte får något svar även efter en uppföljning, bör du bara vänta eftersom de förmodligen inte vill ägna sig åt småprat just nu. Ha tålamod och förstående. Din medarbetare kommer förmodligen att svara när de är redo.

Avsluta inte konversationen abrupt

Du bör inte vakna upp och lämna en konversation när du arbetar på distans, även om chatten bara är inaktiv prat. Dina kollegor kan vänta på ett svar, och om de aldrig får det kan det verka som oförskämt. Så om du plötsligt måste lämna mitt i konversationen, överväg att förmedla detta i konversationen.

Ett enkelt "Var tillbaka" skulle räcka om du åker en kort stund. Om du åker längre, berätta för dem hur länge du ska åka bort. Du kan också berätta för dem orsaken till att de lämnar chatten om det är lämpligt att göra det.

Att småprata på distans har sina regler

Småprat, när man arbetar på distans, skiljer sig lite från vanlig kontorschatt. Men det är lätt att bemästra om du vet vad man bör och inte får göra.

Starta gärna samtal med nya personer i teamet och diskutera saker ni båda är intresserade av. Undvik dock kontroversiella ämnen och ta inte försenade svar personligt.

Småprat kan verka onödigt ibland, men om det görs på rätt sätt kan det vara ett bra sätt att inleda arbetsvänskap. Dessa anslutningar är viktiga i en avlägsen miljö där det är lätt att känna sig ensam.