10 bättre sätt att be om uppföljningar än att säga "Jag har inte hört från dig"

Folk börjar ofta uppföljande e-postmeddelanden med samma öppningsrad: "Jag har inte hört från dig ännu." Även om det är okomplicerat, framstår det också som oförskämt. Du måste noggrant välja din frasering för att förmedla en självsäker men ändå artig ton när du skickar jobbmail.

Mottagare får troligen dussintals meddelanden som börjar med "Jag har inte från dig ännu", så försök använda en annan öppningsrad. Här är några professionella, arbetsvänliga sätt att be om uppföljningar.

1. "Följer bara upp om du har haft chansen att [infoga tidigare förfrågan]"

"Bara att följa upp om du har haft chansen att [begära]" är ett blygsamt men ändå proaktivt uppföljningsmeddelande. Det uppmuntrar till snabba svar utan att låta passivt-aggressiv. Mottagarna föredrar milda knuffar och subtila referenser till tidigare förfrågningar bättre än skuldframkallande öppningar.

Dessutom innebär denna rad att varje försenat svar är oavsiktligt. Ett empatiskt förhållningssätt bygger relation – du är mer benägen att framkalla en positiv reaktion om du visar hänsyn till den andra partens situation.

Ta e-postmeddelandet nedan som ett exempel. Avsändaren undviker en säljton genom att ställa en hänsynsfull men proaktiv fråga innan han infogar en kort uppmaning (CTA).

2. "Det var fantastiskt att se dig på [Event eller Samling]"

Raden "Det var fantastiskt att se dig på [evenemang eller sammankomst]" är en bekväm isbrytare. Den fastställer att du redan träffat mottagaren personligen och minns delade ögonblick. Människor prioriterar e-postmeddelanden från dem de känner snarare än främlingar.

Att hänvisa till tidigare konversationer hjälper dig också att ta del av erbjudanden eller pitches utan att låta säljande. Att plötsligt släppa CTA kommer bara att skjuta bort läsarna. För att få ett positivt svar, bygg en professionell relation och förtjäna den andra partens förtroende först.

Nätverksarbete går längre än att bara skicka LinkedIn-inbjudningar. Använd effektiv nätverkstips för karriäravancemang, som att bygga en onlinenärvaro och definiera tydliga mål.

3. "Boppar bara det här meddelandet högst upp i din inkorg"

Säg, "Boppar bara det här meddelandet högst upp i din inkorg" för en lättsam men brådskande öppning. Det betonar vikten av snabba svar utan att få dig att se otålig ut. Mottagarna kommer att uppskatta att du tar hänsyn till deras upptagna inkorgar.

Genom att använda den här linjen sparar du också besväret med att skicka meddelanden igen. Se bara till att du svarar på rätt tråd så att mottagarna snabbt kan referera till tidigare delar av konversationen.

4. "Din inkorg måste laddas just nu. Skulle du föredra att diskutera [Infoga ärende] framför ett snabbt samtal?"

Uppföljningar av mer komplexa ämnen kräver specifika handlingsplaner. Istället för att bara skicka ett annat meddelande, föreslå en tydlig och okomplicerad lösning för att uppnå gemensamma mål. Låt oss säga att du presenterar ett kritiskt projekt. Du kan påskynda processen genom att säga: "Din inkorg måste laddas just nu. Föredrar du att diskutera [ärende] framför ett snabbt samtal?" Det är direkt och proaktivt men respektfullt.

Använda sig av appar för mötesschemaläggning som Calendly eller Rally när du bestämmer tid och datum för ditt samtal. De eliminerar onödiga fram-och-tillbaka e-postmeddelanden vid mötesbokning.

5. "Skicka bara en försiktig påminnelse om [Infoga uppgift] eftersom det är tidskänsligt"

Ta kontroll över konversationen genom att säga: "Skicka bara en försiktig påminnelse om [uppgiften] eftersom den är tidskänslig." Det är en auktoritativ men ändå respektfull öppning som fångar läsarens uppmärksamhet. Och genom att förklara hur brådskande situationen är kommer de bättre att förstå varför du skickade en uppföljning.

Använd den här raden sparsamt — ständigt tjatande och mikrohantering av ditt team hämmar produktiviteten.

6. "Ursäkta besväret, men [Infoga begäran]"

Raden "Ursäkta besväret, men [begäran]." är en ödmjuk, artig öppning för uppföljningar. Använd den när du ber om tjänster eller hjälp. Mottagarna kan ignorera dig helt om din e-post bara bombarderar dem med förfrågningar.

Även om det är respektfullt avråder vi från att säga det tidigt i samtalen. Människor med dåliga avsikter utnyttjar dem som är onödigt ursäktande eller alltför artiga. Kom ihåg: alla förtjänar inte din vänlighet.

7. "Ville bara dubbelkolla om [Infoga fråga]?"

"Ville bara dubbelkolla om [infoga fråga]?" är neutral. Till skillnad från andra öppningar, antar det inte att läsaren förbisett dina tidigare e-postmeddelanden. Det är en enkel, okomplicerad uppföljning som låter den andra parten be om ursäkt för förseningen eller förklara situationen.

Korta inledande rader eliminerar också röran i dina e-postmeddelanden. Mottagarna dröjer ofta med att läsa och svara på meddelanden med en lång, tråkig introduktion. Sluta tjata runt, annars tappar du deras uppmärksamhet.

8. "Finns det något annat vi skulle kunna hjälpa till med [Infoga projekt eller uppgift] för att få bollen i rullning?"

Du kan säga: "Finns det något annat vi kan hjälpa till med [infoga projekt eller uppgift] för att få bollen i rullning?" för mer aggressiva, direkta tonhöjder. Det talar om för mottagarna att du är redo att försegla affären när som helst. Med tanke på dess försäljnings-y-ton, använd den bara på de som redan är intresserade av att göra affärer med dig.

9. "Jag ville fråga om du fortfarande är intresserad av [Infoga erbjudande] och dubbelkolla med dig innan vi slutför allt hos oss"

"Jag ville fråga om du fortfarande är intresserad av [erbjudande] och dubbelkolla med dig innan du slutför allt på vår sida." Detta är ett proaktivt men artigt sätt att avsluta affärer. Den första delen ber om direkt bekräftelse. Det innebär att du kontaktade för att mottagaren är intresserad av ditt erbjudande.

Samtidigt visar det andra uttalandet ett kundcentrerat tänkesätt. Oavsett typen av din transaktion är det mer sannolikt att affärspartners reagerar positivt om du prioriterar deras behov.

Effektivisera stängningsprocessen med avtalshanteringsprogram. Det skapar säkra digitala kopior av ditt avtal som alla parter kan skriva under.

10. "Brampade bara på det här meddelandet ifall det halkade genom nätet"

Att säga uttrycket "bara stöta på det här meddelandet om det skulle glida genom nätet" låter lättillgängligt. Den skickar en mild påminnelse samtidigt som den bibehåller en positiv ton. Den andra parten kommer inte att känna sig generad över sitt otidiga svar, vilket främjar en samarbetsvillig och förstående relation.

Som sagt, välj dina idiom noggrant. Även om de sätter färg på konversationer skapar ovanliga fraser missförstånd. Använd bara ett varannan meddelande och se till att läsarna förstår det utifrån sammanhanget.

Skicka artiga, professionella uppföljningsmail

Det finns ingen mall som passar alla för arbetskommunikation, så anpassa ovanstående öppningsrader därefter. Din övergripande ton beror på vilken typ av samtal du har. Du kan till exempel använda tillfälliga fraser med dina kamrater, men seriösa jobbmail kräver ett formellt språk.

Och sluta inte redigera vid inledningsraden. Din e-post måste ha en gedigen introduktion, en engagerande kropp och en stark slutlinje för att lämna ett gediget intryck. Annars kanske mottagarna inte tar dig på allvar. Redigera ditt utkast flera gånger för problem som får dig att se oprofessionellt ut, t.ex. stavfel, ludd och onödiga bilagor.