Om du funderar på vilken videokonferensplattform du ska använda är det viktigt att väga upp saker och ting. Här är några viktiga faktorer att tänka på.
Videokonferensplattformar har blivit hörnstenen i distansarbete, långdistansseminarier, onlinekurser och många andra grundläggande institutioner. Det kan dock vara svårt att välja ett program som du vill använda för dina kunder, klasser eller företag. Det finns många alternativ, var och en med olika upphävande styrkor och svagheter.
Även om dessa videokonferensplattformar kan variera, bör du alltid se efter att ha en sund titt på dina behov. Tänk kortsiktigt och långsiktigt, betrakta sedan detta som vår lista över viktiga faktorer.
1. Max antal deltagare
En av de viktigaste sakerna att tänka på är hur många personer du kan ha samtidigt på ett videosamtal. Ett universitetskursgruppspresentationsteam kanske aldrig behöver överväga något liknande. Men om du gör något som ett seminarium, en stor onlinekurs eller har ett företagsomfattande möte, är detta den viktigaste faktorn för att välja din videokonferensapp.
Olika populära videokonferensappar har en hyfsat stor maxgräns för antalet deltagare. Till exempel kan Zoom låta dig ha upp till 500 personer i ett möte vid en viss tidpunkt om du betalar för dess Enterprise-plan. Du kan lära dig mer om dess prissättning och deltagarnivåer genom att läsa vår artikel om hur mycket Zoom kostar.
Tro dock inte att den här deltagargränsen är standarden för konkurrenter. Google Meet, till exempel, har en maximal kapacitet på 250 deltagare på sin högsta plan, och Webex har 1000 deltagare på sin Enterprise-plan.
2. Längd på videosamtal
Detta kanske inte är lika viktigt som det maximala antalet deltagare, eftersom du inte anser att någon skulle bli "utesluten" från ditt videosamtal. Ändå kan det vara störande om du måste starta ett nytt möte varje timme, och det kan se oprofessionellt ut.
Många gratis nivåer av videokonferensappar begränsar möteslängden till 40 minuter eller en timme. Men vissa kan låta dig fortsätta i mer än 24 timmar om det är ett en-mot-en-möte, som Microsoft Teams och Webex Meetings.
Och om tiden är allt du behöver, och du inte har något emot att vara begränsad till endast 25 deltagare, kan en app som Discord vara till hjälp eftersom den inte har något tak för hur länge du kan vara kvar i ett videosamtal.
Hur som helst, när det inte längre är en gratis nivå bör du ha upp till 30 timmars konstant videoströmning på de flesta plattformar. Även om det är sällsynt att behöva mer än 30 timmar, finns det några videokonferensplattformar som kan erbjuda dig det; du bör läsa mer om deras prisnivåer innan du binder dig.
3. Hur mycket kostar det
Om du väljer en videokonferensapplikation med en begränsad budget är det bästa du kan göra att noggrant se över alla dina alternativ. Medan vissa videokonferensappar är just det, registrerar andra dig i en uppsättning affärsfunktioner som du kanske inte behöver, men du kommer att betala dyrt för.
Till exempel kommer Slack och Microsoft Teams att få dig att betala för varje användare du lägger till i din plan. Du behöver inte det om du inte vill ha hela virtuella arbetsytepaket som följer med deras erbjudanden.
Fortfarande, låt oss säga att du vill ha alla produktivitetsfunktioner online som följer en Slack- och Microsoft Teams-prenumeration. En snabb titt på deras pristabeller kommer att avslöja att Microsoft Teams är $1,49 billigare per person. Det är en av skäl till varför Microsoft Teams är bättre än Slack.
I allmänhet, om du är osäker på vad priserna är för appen du vill ha, är ett bra sätt att göra din forskning att skriva in produktens namn och "priser" på Google. Klicka på det bästa och mest relevanta resultatet för att hitta pristabellen. Gör samma sak för alla appar du har i åtanke och välj den som fungerar bäst för din budget.
4. Bra plattformstillgänglighet
Detta är knappast ett problem eftersom de flesta moderna videokonferensappar verkligen är plattformsoberoende. Ta Zoom, till exempel, den har en webbapp, en Windows-app, en macOS-app, en Android-app och en iOS-app, och det finns Zoom-klienter på Linux-distributioner.
De flesta vanliga videokonferensplattformar har också denna typ av plattformsoberoende tillgänglighet eftersom det är ett starkt försäljningsargument för en videokonferensapplikation.
Vissa människor kan dock överväga att använda en mer informell väg för videokonferenser, som FaceTime. FaceTime fungerar perfekt om du inte behöver fler än 32 deltagare. Men bara Mac, iPad och iPhone med Apple ID kan starta ett FaceTime-möte, även om Android- och Windows-användare kan nu gå med i FaceTime-möten.
Det diskvalificerar FaceTime som ett bra alternativ om du överväger äkta plattformsoberoende tillgänglighet. Du bör skaffa ett videokonferensverktyg som alla kan komma åt via en inbyggd app, oavsett operativsystem.
5. UI och tillgänglighet
Det kan vara jobbigt att förklara hur man navigerar i en videokonferensapp. Det tar time out från mötet, kan frustrera gästerna och kan döda farten om mötet redan pågår.
Det är därför du bör testköra appar för videokonferenser på deras gratisnivåer för att se om de är lätta att ta reda på. Om du verkar ha svårt att stänga av en mikrofon, lägga till gäster eller visa en presentation, bör du välja något med ett mer intuitivt användargränssnitt.
Den viktigaste tillgänglighetsfunktionen du bör hitta i din videokonferensapp är livetextning. De kan hjälpa dig att transkribera ljud och hjälpa människor med hörselnedsättning. Många appar (som Zoom och Google Meet) har det som en gratis inbyggd funktion. Andra appar (som Webex) erbjuder det på språk förutom engelska på sina betalplaner.
6. Skärminspelning och skärmdelning
De flesta möten, klasser och seminarier involverar presentationer. Och det finns inget bättre sätt att dela en onlinepresentation än att dela din skärm. Varje videokonferensplattform värd sitt salt har en skärmdelningsfunktion om du tittar tillräckligt hårt. Du kan testa den för att se hur den fungerar innan du väljer.
På andra sidan av detta mynt finns skärminspelning. Vissa människor kommer att missa möten och de kommer att behöva hinna med resten när de får chansen. Istället för att skapa sammanfattade protokoll eller helt och hållet vara värd för ett nytt möte kan du som värd spela in din skärm och mötet och dela det med de som är frånvarande.
Det här är två snygga funktioner du bör hålla utkik efter. Även om du tror att du inte behöver det, skulle du troligtvis göra det.
7. Premium video- och ljudkvalitet
I huvudsak kommer din video- och ljudkvalitet att koka ner till din hårdvara och belysning, men vissa videokonferensappar sätter en betalvägg före streaming av HD-video. Zoom och Google Meet, till exempel, låter dig streama din video i HD gratis. Webex och Discord kräver dock att du plockar ut några dollar först.
I alla fall är vissa appar bättre än andra när det gäller att optimera ljud och förbättra bilder med mjukvaruförbättrare. Men ett av de bästa videoresultaten du kan få i ett videosamtal är att använda en iPhone med FaceTime.
Välj den bästa videokonferensplattformen som passar dina behov
Enligt denna lista kan många kombinationer av behov kräva olika appar. Det är en bra idé att göra din egen prioriteringslista och välja en videokonferensapp baserat på vilken funktion som är viktigast för dig.
Oavsett vilket kan du komma igång genom att titta igenom de bästa apparna med en helhetssyn på deras funktioner.
