Har du data som är spridd över flera kolumner? Lär dig hur du använder TOCOL-funktionen för att snabbt kombinera allt i en enda kolumn.
Microsoft Excel kan skryta med en mängd olika sätt att omvandla din data till värdefulla insikter, och när du väl har lärt dig hur det går, kan det vara enkelt att dyka direkt in i att få ut det mesta av ditt kalkylblad.
Men vad händer om din data inte är redo att användas direkt? Tänk om det har getts till dig i en oorganiserad röra? Tack och lov erbjuder Excel funktioner för att snabbt omorganisera dina data, och ett av dessa verktyg är TOCOL-funktionen.
Vad är TOCOL-funktionen i Microsoft Excel?
Funktionen TOCOL omvandlar en specificerad uppsättning data, eller en array, till en enda kolumn. Att omorganisera datamängder i kolumner skulle vara en utmanande, tidskrävande uppgift att utföra manuellt, särskilt om du vill rensa upp tomma utrymmen eller fel, vilket den här formeln står för.
Förstå syntaxen för TOCOL-funktionen
Den fullständiga syntaxen för TOCOL-funktionen visas enligt följande:
=TOCOL(array, [ignorera], [skanna_efter_kolumn])TOCOL-funktionen innehåller tre argument. De array argument anger cellerna som kommer att omordnas till en kolumn.
Även om det inte krävs, kan du ange om celler kan hoppas över (och under vilka kriterier) genom ignorera argument. Argumentet ignorera tillåter fyra kriterier:
- "0", standard, behåller alla värden.
- "1" talar om för funktionen att exkludera tomma celler.
- "2" instruerar funktionen att exkludera celler som innehåller fel (som "#NAME!" eller "#VALUE!", till exempel).
- "3" instruerar funktionen att ignorera både tomma celler och celler med fel.
Du kan instruera Excel om hur man kompilerar kolumnen genom den valfria skanna_efter_kolumn argument. Om detta argument är inkluderat och satt till TRUE, kommer funktionen att lägga till värdena i vertikal ordning, kolumn för kolumn. Om argumentet är inställt på false eller inte ingår i funktionen, kommer TOCOL att lägga till värden i horisontell ordning, rad för rad.
Här är ett exempel på skillnaden, som visas genom en rad kalenderdagar med tomma celler uteslutna:
Funktioner som ingår i en array kommer att överföras till den nya kolumnen. Det är dock en bra idé att dubbelkolla och se till att de löses korrekt, oavsett om det är en enkel logisk funktion i Excel eller något mer ovanligt, som en av funktionerna COUNT för analys på högre nivå.
Använda TOCOL-funktionen i Microsoft Excel
Låt oss skapa ett exempel där vi har en mängd rörig data som vi skulle vilja organisera bättre. Det är mestadels siffror, men det innehåller också några blanksteg och fel som inte är användbara för oss.
För att bara konvertera denna array till en kolumn, klicka på cell H2 och i cellen eller formelfältet, skriv in formeln nedan och tryck på Stiga på.
=TOCOL(B2:F5)Vi ser att vår array har konverterats till en kolumn, men märker att felen fortfarande finns. De tomma områdena i den ursprungliga arrayen har fyllts i med nollor. Vi kan dock enkelt redigera formeln för att ta bort dessa problem.
Klicka på cell J2 och i cellen eller formelfältet, skriv in formeln nedan och tryck Stiga på.
=TOCOL(B2:F5;3)Det här är samma formel som den bredvid i H2, förutom att den lägger till argumentet "ignorera", satt till värdet "3", "ignorera blanks och fel", för att ta bort dessa poster från vår nya datamängd. Den enda alfanumeriska posten som finns kvar är egentligen inte ett fel; det fungerar bara som ett sätt att visa att den här formeln fungerar med både text- och siffervärden.
Organisera enkelt dina data för ökad produktivitet
Smutsig data kan ibland kännas som en oväntad vägspärr för ditt kalkylbladsproduktivitet i Excel. Men med funktioner som TOCOL-funktionen behöver det inte vara det. Du kan snabbt och enkelt omorganisera din data för att göra den mer hanterbar att arbeta med, utan att det saktar ner dig eller håller dig borta från andra uppgifter.
Det finns många andra sätt att organisera och städa upp ditt kalkylblad också, ladda ditt arbete och göra dina ark smidiga och begripliga.
