Hur man konverterar en PowerPoint-presentation (PPT) till PDF: En komplett steg-för-steg-guide

Du kanske vill konvertera din PowerPoint-presentation (PPT) till en PDF-fil av många anledningar. Kanske behöver du dela dina bilder med andra som inte har PowerPoint installerat på sina enheter, eller så vill du se till att din presentation behåller sin struktur och formatering styrelsen.

Eller så kanske du letar efter ett sätt att skydda ditt innehåll och kontrollera vem som kan komma åt eller redigera det. Oavsett din anledning är det enkelt att konvertera en PowerPoint-presentation till en PDF utan att behöva en tredjepartsapp. Låt oss dyka in!

1. Exportalternativet

Klicka först på Fil fliken i huvudmenyn.

Klicka sedan Exportera på vänster sidofält, se till Skapa PDF/XPS-dokument är markerat och klicka sedan Skapa PDF/XPS.

I popup-rutan som visas kan du klicka alternativ för att anpassa utseendet på det slutliga PDF-dokumentet.

De Räckvidd avsnittet i rutan Alternativ låter dig ställa in de specifika bilderna du vill lägga till i PDF-filen. Som standard,

Allt väljs för att inkludera alla bilder i PDF-dokumentet.

Du kan ändra detta till Aktuell bild för att bara spara din nuvarande bildvy, Bilder för att ange ett antal bilder, eller Urval för att spara specifika bilder som du har valt.

För att spara specifika bilder kan du också hålla ned Ctrl på tangentbordet och välj de bilder du vill lägga till (från bildminiatyrerna i det vänstra fältet) innan du navigerar till alternativet Exportera.

De Publiceringsalternativ låter dig välja utseendet på dina bilder i PDF-filen. Du kan välja att publicera som:

• Presentationer (standard): Varje bild visas som en sida för sig.
• Utdelat material: Placera flera bilder på en sida.
• Anteckningssidor: Inkludera texten i anteckningssektionen under varje bild.
• Konturvy: Extrahera text i bilderna och presentera dem i en disposition.

Du kan också inkludera dolda bilder, rama in alla bilder och inkludera kommentarer i ditt PDF-dokument. Klicka på när du är klar OK.

Du kan välja att Optimera för standard (högre kvalitet och större filstorlek) eller minimistorlek (något lägre kvalitet och mindre storlek). Ange sedan platsen (t.ex. Desktop) för att spara PDF-filen, ange ett filnamn och klicka Publicera.

2. Alternativet Spara som

Istället för att använda exportalternativet kan du använda kommandot Spara som. Först, navigera till Fil flik. Välj sedan Spara som från det vänstra sidofältet, ange ditt filnamn, välj PDF som filtyp och klicka Bläddra för att välja en plats för att spara filen.

I dialogrutan som visas kan du konfigurera PDF-inställningarna med hjälp av rutan Alternativ (som vi gjorde tidigare i avsnittet Export).

Istället för att navigera till avsnittet Spara som kan du trycka Ctrl+Skift+S på ditt tangentbord för att direkt öppna dialogrutan Spara som.

3. Utskriftsalternativet

Ett annat sätt att spara din PPT som en PDF är att använda alternativet Skriv ut. Navigera till Fil fliken och välj Skriva ut från vänster sidofält. Alternativt kan du bara slå Ctrl+P på ditt tangentbord.

Under inställningar grupp kan du ange layouten för bilderna (ställ in på Full Sidbilder som standard) och välj även de specifika bilder som ska inkluderas i det slutliga PDF-dokumentet (inställt på Skriv ut alla bilder som standard).

Dessa inställningar är mycket lika de som finns tillgängliga i rutan Alternativ som vi tittade på i de tidigare metoderna. Den enda skillnaden är att den här metoden ger dig en förhandsvisning av slutresultatet.

Ställ in skrivaren på Microsoft Print till PDF och klicka Skriva ut.

I dialogrutan som visas anger du filnamnet, anger platsen för att spara den och klickar Spara.

4. E-post som bilaga

Denna sista metod låter dig skicka din PPT direkt som en PDF-fil med ett enda klick. Men först måste vi lägga till det här kommandot i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Så klicka på nedåtpil i verktygsfältet Snabbåtkomst och välj Fler kommandon från rullgardinsmenyn.

Säkerställa Alla kommandon är vald. Välj sedan E-post som PDF-bilaga från listan med kommandon, klicka Lägg till, då OK.

Nu när du har E-post som PDF-bilaga kommandot i verktygsfältet Snabbåtkomst behöver du bara klicka på det för att bifoga din PPT som PDF i ett nytt e-postmeddelande.

Ditt Outlook-konto öppnas automatiskt med den bifogade PDF-versionen av ditt bildspel. Nu behöver du bara lägga till adresserna som du vill skicka filen till, lägga till ett meddelande och trycka Skicka.

Begränsningarna för att konvertera en PPT-fil till en PDF

Att konvertera PPT till PDF fungerar också som ett sätt minska filstorleken för din PowerPoint-presentation. Det kommer dock med sina begränsningar.

Alla övergångar och coola animationer du har lagt till i din presentation kommer inte att tillämpas på PDF-dokumentet. Dessutom kommer allt innehåll som ligger utanför en bilds ram inte att visas i det slutliga PDF-dokumentet. Så se till att allt relevant innehåll som du vill ha i PDF: en finns i bildramen.

Konvertera från PPT till PDF som ett proffs

Om du har kommit så här långt bör du enkelt och säkert kunna konvertera dina PPT-filer till PDF-filer. Oavsett om du behöver samarbeta med kollegor, distribuera dina bilder till kunder eller arkivera ditt arbete för framtida referens, PDF-formatet säkerställer kompatibilitet och tillgänglighet över olika plattformar och enheter.

Du kan också konvertera din PowerPoint-presentation till Google Slides för att få det bästa av två världar.