Om du kämpar med deadlines, tenderar att skjuta upp mycket eller blir lätt distraherad av ett slumpmässigt meddelande; du kan vara ett offer för Parkinsons lag. Parkinsons lag förklarar att ju mer tid vi får för en viss uppgift, desto mer tid kommer det att ta att slutföra den.
Detta är anledningen till att prokrastinering är så utbredd. Men hur övervinner man det? Innan vi kan prata om att övervinna Parkinsons lag är det viktigt att förstå dess natur och varför den är utbredd.
Vad är Parkinsons lag?
Parkinsons lag är ett ordspråk, känt myntat av Cyril Northcote Parkinson, en brittisk marinhistoriker. Det står:
Det är en vanlig observation att arbetet utvidgas för att fylla den tid som finns tillgänglig för dess slutförande.
För att förstå konceptet, överväg en person som har till uppgift att skriva en uppsats inom en deadline på 48 timmar. Personen kommer den första dagen att samla in relevant data för forskning och bilda en disposition. På nästa kommer de att börja arbeta och skriva det första utkastet till uppsatsen.
När deadline närmar sig, med några timmar kvar, kommer de att redigera, korrekturläsa och slutligen skicka in utkastet. Vad händer om personen fick en deadline på 24 timmar? Det är fullt möjligt att personen enkelt skulle ha skrivit den tilldelade uppsatsen inom 24 timmar, utan att offra kvaliteten.
Tänk nu på hur ofta du har stött på liknande omständigheter. Du kan säkert tänka dig flera tillfällen där du fick en uppgift med längre deadline. Men istället för att slutföra uppgiften inom den tid som krävs för att slutföra uppgiften, tog du all tillgänglig tid (enligt deadline) för att slutföra uppgiften.
Använd Parkinsons lag för att maximera din produktivitet
Även om Parkinsons lag är utbredd och till synes oundviklig, kan du använda den till din fördel genom att kontrollera hur du spenderar din tid. Här är några strategier du kan använda för att övervinna Parkinsons lag och bli mer produktiv:
1. Sätt SMARTA mål
Människor tenderar att slappna av och skjuta upp mer när de inte tycker att deras arbete är viktigt. En annan viktig orsak till förhalning är osäkerhet om nästa steg. Om du inte vet vad du ska göra när du har avslutat ett projekt, kommer du sannolikt att skjuta upp slutförandet.
Det är därför det är viktigt att sätta SMARTA mål för att övervinna Parkinsons lag. Att ha ett specifikt och tidsbegränsat mål i åtanke gör dig mer sugen på att arbeta med det och använda din tid och andra resurser mer medvetet.
2. Schemalägg effektivt
Vi vet alla vikten av schemaläggning. Det hjälper oss att förbli medvetna om hur vi spenderar vår tid, vilket minimerar de negativa effekterna av Parkinsons lag. För effektiv schemaläggning och planering kan du använda kalenderappar för att schemalägga uppgifter.
Du bör dock alltid inkludera en stopptid i ditt schema. En bestämd stopptid (för dagen) ger dig en känsla av brådska, och du är tvungen att slutföra dina uppgifter för dagen inom den tidsramen.
När du inte har en bestämd stopptid känner du att du har mer tid och sannolikt kommer att bli distraherad eller arbeta långsamt. Du säger till dig själv att du kommer att kompensera för det genom att lägga till fler timmar på natten och därmed "expandera arbetet".
Parkinsons lag slår hårdast när du har ett stort projekt med en lång deadline. En längre tidsfrist betyder att du har mer tid att slappna av och bli distraherad. För att undvika det måste du dela upp projektet i mindre uppgifter. Ställ nu in mellanliggande deadlines för var och en av de mindre uppgifterna och schemalägg dem därefter.
Att dela upp ett stort projekt i mindre uppgifter gör det mindre skrämmande och mer genomförbart; så du är mindre benägen att skjuta upp. Dessutom, genom att ge dig själv kortare och mer omedelbara deadlines, ger du dig inte mycket tid. Eftersom det inte finns mycket tid över, känner du en känsla av brådska som motiverar dig att få uppgifterna slutförda.
4. Spårtid
Det är troligt att dina uppskattningar kommer att vara felaktiga till en början. Du kan ge dig själv 3 timmar för ett projekt. Men medan du arbetar med det, upptäcker du att du behöver ytterligare 2 timmar för att slutföra det. Om det händer, justera helt enkelt ditt schema och ge dig själv extra tid. Att sätta exakta deadlines för dina projekt hjälper dig att planera dem effektivt. För det kan du börja spåra den tid det tar att slutföra varje projekt.
Det finns flera bra tidsregistreringsappar där ute som du kan använda för att spåra hur mycket tid ett visst projekt tar. När du använder en tidsregistreringsapp kan du komma åt tidsloggen och se hur mycket tid det tog dig att slutföra olika projekt. Detta hjälper till att göra bättre uppskattningar och sätta mer realistiska deadlines för dina projekt och förhindrar dig från att slösa tid.
5. Använd Timeboxing
När vi behöver få något gjort tänker vi inte på hur mycket tid det kommer att ta att slutföra projektet. Istället tänker vi på hur mycket tid vi får för projektet. Det är där Parkinsons lag kommer in i bilden. Om den givna tiden för den tilldelade uppgiften är mer än den tid som krävs, tenderar vi att fördröja uppgiften till sista minuten.
För att förhindra att det händer, använd timeboxing. Timeboxing innebär att tänka på hur mycket tid ett visst projekt kommer att ta att slutföra en uppgift, sätta en självpåtagen deadline (en tidslåda) i enlighet med den tid som krävs för uppgiften, och hålla sig till Det.
Säg att du har tre dagar på dig att få ett projekt gjort. Vid utvärdering finner du att det kan göras inom tre timmar. Sätt en 3-timmars deadline för projektet och sträva efter att slutföra det inom tidsramen. Med timeboxing blir du mer medveten om hur och var du använder din tid. När det finns en förestående deadline i ditt sinne är det mindre troligt att du skjuter upp.
6. Använd Pomodoro-tekniken
Som timeboxing kan du använda Pomodoro-metoden för att bli mer produktiv och slog Parkinsons lag. Pomodoro-metoden innebär korta, men intensiva, arbetspass med korta pauser emellan.
När du använder Pomodoro-metoden tänker du inte på den faktiska deadline för uppgiften, utan på de 25 minuter du har satt för dig själv. Detta tar bort möjligheten att Parkinsons lag vidtar åtgärder. Så här kan du använda Pomodoro-tekniken:
- Skriv ner en att göra-lista, i prioritetsordning.
- Ställ in en timer på 25 minuter.
- Börja arbeta med uppgiften med högsta prioritet tills timern går av.
- Ta en paus i 5 minuter.
- Upprepa fyra 25-minuterspass.
- Ta en paus i 30 minuter.
Även om du kan använda en timer på din telefon eller bärbara dator, finns det dedikerade appar för Pomodoro-tekniken som gör det mycket enklare och mer effektivt.
Få mer gjort på kortare tid
Du behöver inte börja med alla dessa strategier från dag ett; du kan välja en eller två och göra dem så effektivt som möjligt. Tricket är att bli medveten om hur du använder din tid och att förhindra att Parkinson-lagen "expanderar ditt arbete".
När du väl har fattat det kan du införliva fler av dessa strategier i din rutin. Men sluta inte bara där! Du kan lära dig om fler sätt att öka din produktivitet och få mer gjort på kortare tid.