En kritisk men ofta förbisedd utmaning som distansarbetare står inför är att effektivt arbeta i olika tidszoner. Virtuella företag anställer ofta över hela världen. Även om samarbete med globala proffs främjar karriärtillväxt, kräver det också att du följer hektiska scheman. Du kan troligen inte arbeta det typiska 9-till-5-skiftet.
Att samordna med individer i olika tidszoner är tufft. För att hjälpa dig hantera din arbetsdag delar vi åtta tips för smidigt samarbete med utländska partners.
1. Informera tredje part om din plats direkt från början
Avslöja omedelbart din tidszon. Nämn ditt schema och föredragna kommunikationskanaler medan du presenterar dig själv så att dina medarbetare vet hur de ska nå dig. Ta också chansen att sätta gränser. Förklara de sällsynta fall där det skulle vara acceptabelt att skicka meddelanden även efter att ditt skift har avslutats.
För att kommunicera ditt schema mer effektivt, ange det på dina onlineprofiler. Alla kommer inte ihåg det trots allt. Att inkludera dina kontorstider i din e-postsignatur, jobbchattprofil, LinkedIn-konto och Google-profil kommer att förhindra missförstånd.
Se bara till att uppdatera dem när det behövs. Oavsett om du arbetar olika skift eller kliver ut tidigt, är det ditt ansvar att dela ändringar med ditt schema.
2. Ladda ner en exakt tidszonomvandlare
Det är svårt att sätta möten med avlägsna team. De följer inte bara okoordinerade arbetsscheman, utan vissa glömmer att beräkna tidszonsskillnader. Mötesvärdar kan inte bara tillhandahålla samma schema i 24 tidszoner.
För att säkerställa att alla följer samma schema bör ditt team använda tidszonsomvandlare. Det finns flera alternativ. Du kan till och med integrera dem med teamgemensamma arbetsverktyg som projektledningssystem och kalenderappar.
3. Använd militärtider och ange tidszoner när du planerar planer
Ta för vana att använda militärtid och ange tidszoner när du schemalägger möten. Lämna inget utrymme för gissningar. Du kan till och med inkludera en påminnelse som säger åt mottagare att konvertera den angivna tiden till deras lokala tidszoner. På så sätt förbiser ingen tidszonens förkortningar.
För att undvika förvirring, följ den vanligaste tidszonen i ditt team. Låt oss säga att du är från New York. Även om det skulle vara bekvämt att använda din lokala tidszon, kan dina lagkamrater från en annan stat eller ett annat land uppleva frekventa konverteringar som ett problem.
När det gäller frilansare, följ tidszoner som gynnar dina kunder. Att göra justeringar på din sida kommer att få dig att se professionell och vänlig ut, vilket ger dina partners ett positivt intryck av dig.
När du bokar möten med distansarbetare kommer du att märka att mycket tid går till spillo på att vänta på bekräftelse. Skillnader i tidszoner gör det utmanande att få svar i realtid. Om de andra parterna bor på den motsatta sidan av världen kommer du förmodligen inte att höra från dem förrän nästa arbetsdag. Även några få fram och tillbaka e-postmeddelanden kan ta en vecka.
För att effektivisera processen, använd en pålitligt verktyg för schemaläggning av möten. Ofta använda alternativ som Google Kalender och Calendly visar automatiskt tillgängliga datum för alla inblandade parter. Användare väljer helt enkelt sina favoritplatser. När alla har valt ett datum kommer appen att räkna resultaten så att värden kan bestämma om den ska gå igenom mötet.
5. Outsourca eller automatisera vissa affärsprocesser
Om du ofta ändrar scheman för tidskänsliga men repetitiva uppgifter, överväg att överföra dem till AI istället. Frigör tid för mer komplexa projekt. Automatiserade system kan hantera tråkiga frågor som schemaläggning av möten, tidsregistrering, e-postsortering och projektspårning.
För uppgifter som AI inte kan automatisera, anlita frilansare. Leta efter skickliga, pålitliga proffs som kan ta din plats under din lediga tid. Men när ditt teams arbetsbelastning ökar, be din HR-avdelning eller arbetsledare att få en fast anställd.
6. Använd en organiserad projektledningsplattform för ditt team
Även om det är avgörande, hindrar godkännandeprocesser slutförandet av uppgiften. Även granskning av försäljningsförslag eller affärsförslag kan slösa bort flera dagar om parterna tar timmar på sig att svara.
För att påskynda processen, förenkla uppgiftsspårning. Använda sig av projektledningsprogram som en central plats för teamomfattande projekt där användare kan tilldela, bocka av, avbryta och godkänna uppgifter i sin egen takt. Här kan distansarbetare utföra uppgifter utan att kommunicera bort från plattformen.
Granska funktionerna i ditt blivande projektledningsverktyg. Om du arbetar i olika tidszoner föreslår vi att du väljer ett program som redan kommer med tidszonsomvandlare, snabbmeddelandeteknik och mötesschemaläggning.
7. Bekanta dig med helgdagarna i olika länder
Eftersom du arbetar med avlägsna team över hela världen, bör du bekanta dig med helgdagar som observeras i andra länder. Religioner och kulturer har olika uppfattningar. Det är respektlöst att tona ned ett annat lands stora högtid bara för att du inte följer den.
Låt oss säga att du arbetar med indianer. Även om Thanksgiving är en mindre högtid för de flesta indier, lägger de stor vikt vid Diwali, en ljusfestival som firas runt oktober eller november. Det skulle vara hänsynslöst att tilldela kritiska uppdrag under denna period.
Håll även reda på länder som observerar sommartid (DST). Människor som använder sommartid vrider fram klockan en timme under sommaren för att spara el. Det är ingen semester. Det kan dock skapa förvirring när du bokar möten.
8. Prova olika arbetsscheman
Även om distansarbete erbjuder tidsflexibilitet, kommer det också med oregelbundna scheman som kräver rutinmässiga justeringar. Fjärrlag måste hitta tidsluckor som fungerar för alla. Du kommer sannolikt att arbeta skift som du inte gjorde som kontorsanställd, så förbered några knep för att hålla sig vaken på jobbet.
Håll ett öppet sinne för olika scheman. Om du har arbetat samma skift under hela din karriär, ta denna chans att se över din rutin. Du kan till exempel göra dina sysslor och träningspass tidigare på dagen. Vem vet? Du kanske upptäcker att du är mer effektiv och produktiv när du arbetar utanför normal kontorstid.
Arbeta effektivt i olika tidszoner
Att arbeta effektivt med utländska partners kräver noggrann planering. Personen i andra änden av skärmen bor inte i samma tidszon som du, så du bör inte tvinga fram snabba vändningar och brådskande förfrågningar. På samma sätt hantera din arbetsbelastning därefter. Ladda ner tidskrävande, kritiska uppgifter som att ställa in möten, sortera e-postmeddelanden och göra meddelanden till AI-system.
Om dina dagliga uppgifter involverar att hantera ett distansteam, överväg att skapa ett teamomfattande schema att följa. Ja, folk har olika skiftpreferenser. Hur mycket du än skulle vilja ta emot dem, kanske dina arbetare inte får mycket gjort om de sällan arbetar på samma schema.
