Har du någonsin fått ett dåligt skrivet mejl i din inkorg? Du kanske har undrat vad det här e-postmeddelandet handlade om och hur du skulle svara. För att undvika att skicka ett uselt mejl själv, gå igenom den här listan över vanliga misstag i jobbmejl.
1. Saknar ämnesrad
Ett av de vanligaste misstagen när man skriver arbetsmail är att inte inkludera en ämnesrad. En lista med ämnesrader är det första folk ser när de öppnar sina e-postkonton. Om någon får massor av e-postmeddelanden kommer ett e-postmeddelande utan en beskrivande och lämplig ämnesrad troligen att ignoreras.
HubSpot Blog Research visar att effektiva ämnesrader ska väcka nyfikenhet och vara personliga. Låt din mottagare veta varför din e-post är viktig genom din ämnesrad. Ämnesraden "Nyhetsbrev 1" är vag och engagerar inte någons intresse. Men "Newsletter 1: This Month's Top Performers" kommer sannolikt att få fler visningar.
2. Använder fel ton
Tonen i ett mejl kan spegla hur du vill bli uppfattad. Ditt val av ord speglar antingen en positiv eller negativ ton. Att till exempel kommentera att någons idé är "konstig" har en annan konnotation än att säga att idén är "unik". Lär dig att skilja mellan betydelsenyanser och välj rätt ord.
Arbetsmail ska låta professionella. Graden av formalitet beror på din arbetskultur och professionella relation med mottagaren. Om arbetskulturen är vänlig, eller om du har varit kollegor med någon länge, kan du börja din arbetsmail med "Hej John." Men om du vänder dig till någon du inte känner i ett annat företag är det säkrare att tilltala dem med formatet "Dear Mr. Smed."
När du tvivlar på ditt val av ord, konsultera en synonymordbok eller ordbok online. Onlineskrivassistenten Grammarly inkluderar också en skrivtondetektor i dess egenskaper. Du kan ändra tonen i inställningarna till att låta självsäker och professionell.
3. Saknade detaljer och bilagor
Det är irriterande att få ett jobbmail med ofullständiga detaljer. Att mejla fram och tillbaka för att få information är ett enormt tidsslöseri. För att undvika detta, beskriv alla grunderna: vem, vad, när, var, varför och hur. Du kan följa följande format:
- Första stycket: Hälsning och huvudpunkten i mejlet.
- Andra stycket: Alla relevanta detaljer som mottagaren behöver veta om ämnet.
- Tredje stycket: Uppmaning (t.ex. behöver de svara, skapa en länk, etc.).
- Fjärde stycket: Tack.
Kom ihåg att bifoga alla andra filer som din mottagare behöver. Ett vanligt misstag är att säga att du bifogade en fil utan att göra det! Du kan undvika detta genom att läsa din e-post innan du skickar den.
4. Försummar att redigera och korrekturläsa
Ett e-postmeddelande fyllt med grammatiska och meningsfel låter oprofessionellt. Din mottagare kanske tror att du inte har tänkt noga på din kommunikation. Misstag händer vanligtvis när du har bråttom eller tänker snabbare än du skriver. Men det finns sätt att undvika eller minska detta.
Du kan börja med en disposition innan du fyller i alla detaljer. När du har formulerat ditt e-postmeddelande, ta dig tid att granska det innan du trycker på skicka. Eftersom det är svårare att fånga fel när du är skribent, använd onlineverktyg. Om du inte gillar att ladda ner appar och tillägg, sök efter bästa nedladdningsfria stavnings- och grammatikkontrollerna.
5. Oprofessionell e-postadress
Föreställ dig hur en kund eller kollega skulle reagera om de fick ett mejl från [email protected]. Oprofessionella e-postadresser får dig att se oprofessionell ut. För att undvika denna krångliga faux pas, använd din jobbmail.
Om du inte har en företagsmail, läs vidare hur man använder en anpassad e-postadress med Gmail för professionella e-postmeddelanden. Anta att Gmail inte är din kopp te. Du kan utforska alternativen för att ställa in en anpassad e-post med mest populära e-postleverantörer, bättre än Gmail och Yahoo Mail.
6. Inget signaturblock
Tänk på signaturblocket som ditt visitkort. Detta element placeras efter din signatur och innehåller ditt fullständiga namn och kontaktuppgifter. Signaturblocket hjälper mottagaren att identifiera ditt företag och den position du har. Det gör att mottagarna snabbt kan hitta din information om de behöver nå dig via andra kanaler än e-post.
Fråga ditt företag om det har ett format som krävs för signaturblocket. Om inte kan du lägga till följande element:
- Fullständiga namn
- Roll
- Team/avdelning
- Företagsnamn
- Kontaktnummer
- företagshemsida
- Företagskonton för sociala medier
Du kan anpassa signaturblocket i dina e-postinställningar. Kom ihåg att redigera och korrekturläsa även denna del. När du har sparat kommer ditt signaturblock att inkluderas i ditt utgående e-postmeddelande.
7. Att inte veta skillnaden mellan kopia och hemlig kopia
Cc och Hemlig kopia är fälten efter Till del. Ett av de vanligaste misstagen är att inte veta när man ska använda dem. Cc står för karbonkopia. När du lägger till någons e-postadress i Cc:
- De kommer också att få en kopia av e-postmeddelandet
- Deras e-postadress visas för den primära mottagaren i fältet Till.
- De är informerade om kommunikationen men är inte skyldiga att agera på eller svara på e-postmeddelandet.
Du använder Cc för att låta den primära mottagaren veta att du håller andra informerade. Du använder den också för att hålla personen i Cc informerad. Du vill till exempel låta din chef veta hur ditt teams projekt fortskrider. Så dina lagkamraters adresser bör finnas i Till, medan din chefs adress ska finnas i Cc.
Bcc står för blind carbon copy. När du lägger till någons e-postadress i Hemlig kopia:
- De får en kopia av mejlet.
- Deras e-postadress är inte utsatt för andra mottagare.
Du använder Hemlig kopia för att förhindra att folks inkorgar svämmar över. Om någon från Till eller Cc fält träffar Svara alla, mottagarna i Hemlig kopia kommer inte att få ett e-postmeddelande. Du kan också använda Hemlig kopia för att hindra andra mottagare från att veta att någon annan ingår i mejlet. Om du till exempel skickar samma nyhetsbrev till alla dina kunder, skulle du inte vilja exponera deras e-postadresser för varandra.
8. E-posta utanför arbetstid
Det är lätt att ryckas med av spänningen i ett nytt projekt och mejla din chef eller kollegor klockan två på morgonen. Detta kan dock bli ett problem. Din chef eller kamrater kanske tror att du inte respekterar deras tid.
Om mejlet inte är en nödsituation, skicka det inom arbetstid och ge andra tillräckligt med tid att svara. Om ditt problem är brådskande är det dessutom bättre att sms: a, ringa eller skicka ett snabbmeddelande. En bra lösning skulle vara att schemalägga dina e-postmeddelanden. De bästa e-postschemaläggningsverktygen du bör prova kommer att hjälpa din e-post att landa i någons inkorg vid lämpliga tider på dygnet.
9. Svarar sent
När du svarar sent på e-postmeddelanden kan det återspegla ett bristande engagemang för ditt arbete. En enkel tumregel är att svara inom 24 timmar eller inom avsändarens givna tidsram. Kommunicera snabbt och tydligt om du behöver mer tid för att skapa ett svar.
En bra praxis skulle vara att aktivera din e-posts autosvarsfunktioner om du är upptagen eller borta från kontoret. Du kan till exempel kontrollera hur man ställer in ett återkommande semestersvar i Gmail. E-postplattformen har också mallar som låter dig spara standardsvar.
Undvik vanliga e-postmisstag och lämna ett gott intryck
Dina e-postmeddelanden kan lämna ett positivt eller negativt intryck på dina kollegor. För att förbättra din professionella e-postetikett, undvik dessa vanliga misstag i arbetsmail. Och kom ihåg att när du är osäker, skicka den inte!
Om du behöver mer hjälp med att skapa e-post, prova att använda e-postmallar. Att använda mallar säkerställer att din kommunikation låter och ser professionell ut. Börja utforska plattformarna som låter dig ladda ner gratis mallpaket som du kan använda i din e-postapp.
