När du anammar dagens virtuella arbetsmiljö och digitaliserade processer är det viktigt att överväga hur du bäst hanterar din arbetsplats dokumentation. En effektiv digital dokumentationsstrategi är avgörande för att upprätthålla en sammanhållen arbetsstyrka. Detta blir mer relevant när man har geografiskt spridda team, som ofta är fallet med distansarbetare.
Dina medarbetare kan inte längre lita på arkivskåp och pappersbaserad dokumentation för att få tillgång till och hålla reda på arbetsplatsinformation. Den här artikeln kommer att täcka bästa praxis och verktyg för effektiv digital dokumentation på din distansarbetsplats.
1. Skriv kortfattat
Läsare uppskattar kortfattat skrivande, mer så på en avlägsen arbetsplats där människor inte bara kan komma över för att be om förtydliganden. Det betyder att det är viktigt att organisera dina tankar och vara så tydlig som möjligt i din dokumentation. När du skriver arbetsplatsdokument, undvik överflödiga fraser, långa meningar och onödig jargong.
Använd punktlistor för att markera viktig information och dela upp stora bitar av text i stycken. Detta är särskilt användbart när du vill kommunicera stora mängder information, eftersom det bryter upp texten i lättsmälta bitar och gör det lättare att skanna. Dessutom vill du också använda ord som alla på din arbetsplats kommer att förstå, oavsett teknisk expertis. Till sist, alltid självredigera ditt arbete för att förbättra ditt skrivande innan du skickar ut den; ett extra par ögon kan också hjälpa till att fånga upp eventuella fel.
2. Lagra digitala dokument på en centraliserad plats
Enkel åtkomst till arbetsplatsdokument är avgörande för en avlägsen arbetsstyrka. Ingen vill slösa tid på att söka igenom Slack-meddelanden eller gamla e-postmeddelanden för att hitta viktig information. Du kan skapa en intern wiki eller använd en kunskapsbasprogramvara för att övervinna denna utmaning. En intern wiki tillhandahåller ett centraliserat, sökbart arkiv för all din arbetsplatsdokumentation, inklusive företagspolicyer, mötesanteckningar, handledningar och introduktionsdokument, för att nämna några.
Interna wiki-verktyg som Tettra låter dig skapa, redigera och lagra dokument på ett ställe och dela dem med ditt team med bara några klick. Alternativt, om din organisation ständigt interagerar med kunder – och du vill ha intern och extern dokumentation på samma plats – en kunskapsbasverktyg tycka om Document360 kan vara en bättre lösning. En kunskapsbas är i huvudsak ett onlinebibliotek med interna dokument och kundsupportresurser som vanliga frågor, användarmanualer och produktinformation.
3. Genomför åtkomstkontrollpolicyer
Även om det är viktigt att ha ett centralt arkiv med arbetsplatsdokument, vill du också hantera vem som kan komma åt och göra dokumentändringar. Du kanske har specifika dokument som bara är relevanta för vissa avdelningar, eller känsliga filer som bara administratörer ska få åtkomst till. Detta hjälper dig att upprätthålla dokumentsäkerheten och förhindra oavsiktliga eller obehöriga ändringar. Så när du väljer ditt dokumentationsverktyg för din arbetsplats, välj ett som stöder den här funktionen och anpassa åtkomstkontrollinställningarna för att matcha dina organisationsbehov.
Till exempel tillhandahåller Document360 flera konton som låter dig bestämma vilken åtkomstnivå varje användare har till din dokumentation. Tettra inkluderar också ett behörighetssystem som låter dig styra vem som kan redigera, visa eller publicera specifika dokument.
4. Följ bästa praxis för onlinesäkerhet
Att tillämpa policyer för åtkomstkontroll hjälper, men det räcker inte för att skydda dina arbetsplatsdokument från säkerhetshot. När fler och fler företag flyttar online ökar cyberbrottsligheten, så du måste vidta extra försiktighetsåtgärder för att säkerställa att din digitala dokumentation är säker från hackare.
För att skapa en effektiv digital dokumentationsstrategi med säkerhet i åtanke vill du undvika vanligt säkerhetsmisstag på distans som att använda personliga enheter för arbetsuppgifter, dela lösenord och att försumma att installera säkerhetsuppdateringar. Dessutom, förutom att skapa starka lösenord, vill du se till att du ändrar dem regelbundet för att minska risken för att bli hackad. Dessutom kan du också kryptera dina arbetsplatsdokument för att lägga till ett extra lager av skydd. Och slutligen, glöm inte att använda ett VPN för att hålla din data säker och säker, särskilt när du arbetar på offentligt Wi-Fi.
5. Behåll säkerhetskopior
Trots dina bästa ansträngningar finns det alltid en chans att dina arbetsplatsdokument kan försvinna eller skadas. Även om du använder kunskapsbasverktyg som din primära lagringslösning bidrar till att minska risken för dataförlust, men du vill ändå behålla säkerhetskopior om något går fel. Det beror på att dessa lösningar också kan uppleva tekniska problem utanför din kontroll, vilket åtminstone innebär att du inte kommer att ha tillgång till dina dokument under den perioden.
För att vara på den säkra sidan kan du överväga extra säkerhetskopieringslösningar som Google Drive och lokala lagringsenheter. Naturligtvis vill du inte behöva hålla reda på flera kopior av samma dokument, så upprätta en tydlig säkerhetskopieringsstrategi innan du använder några arbetsplatsdokumentationsverktyg. På så sätt kan du vara säker på att dina dokument alltid finns tillgängliga när du behöver dem.
6. Digitalisera dina pappersdokument
Om du fortfarande förlitar dig på pappersbaserad dokumentation är det nu dags att byta till digitala kopior eller åtminstone skapa digitala kopior. Detta gör det inte bara lättare att hantera stora volymer av filer, utan det förbättrar också tillgängligheten, samarbetet och säkerheten.
Du kan använda en skanner för att digitalisera dina pappersdokument. När du har digitala kopior av dina dokument kan du ladda upp dem till ditt val av dokumentationsverktyg på arbetsplatsen för enkel åtkomst och samarbete.
7. Använd Clear Indexing för snabb identifiering
Om du har många dokument kan det vara svårt att hålla reda på dem. Det är därför det är viktigt att använda ett tydligt indexeringssystem för dina arbetsplatsdokument. På så sätt kan du enkelt hitta de filer du behöver – när du behöver dem. Det finns några olika sätt att indexera dina dokument; du kan till exempel börja med att kategorisera dem efter typ, datum eller projekt. Detta gör det lättare att hitta specifika dokument när du behöver dem.
Ett annat alternativ är att använda nyckelord för att indexera dina arbetsplatsdokument. Detta kan vara särskilt användbart om du har många filer och behöver kunna söka efter dem snabbt. Vilket indexeringssystem du än använder, se till att det är konsekvent och lätt att förstå.
Dina fjärrteam behöver en smart dokumentationsstrategi
Dokumentation på fjärrarbetsplatsen är avgörande för att din organisation ska fungera smidigt. Genom att skapa en effektiv digital dokumentationsstrategi kan du säkerställa att dina team snabbt kan komma åt den information de behöver och förbli produktiva.