3 sätt att organisera din jobbsökning med Excel-kalkylblad

Att söka jobb på dagens marknad är en ofta komplex process. Utan lämpliga organisatoriska strategier kan jakten på ett jobb snabbt bli en komplicerad röra. Att kombinera tusentals jobbresultat på flera webbplatser och skicka hundratals meritförteckningar via e-post kan snabbt bli förvirrande.

Att upprätthålla ett organiserat jobbsökande är viktigt för arbetssökande som vill få en ny karriärmöjlighet. Att organisera potentiella jobb baserat på kategori, skrapa webben för att skapa en filtrerbar resultatlista och automatisera e-postmeddelanden kan förenkla processen. Lyckligtvis kommer Excel med flera funktioner som kan hjälpa dig att hantera din jakt och hålla ordning på dina applikationer.

1. Organisera jobb efter kategori i Excel

Om din jobbjakt kräver att du söker igenom mer än en typ av bransch, är det absolut nödvändigt att hålla dem sorterade efter kategori. Att skicka fel CV till en öppning kan innebära att man misslyckas med att få en intervju.

För varje position som du ansöker till, lägg till den i en pågående lista i ett Excel-kalkylblad. Ange tjänstens titel, företaget, tjänstekategorin och din kontaktperson inom företaget om du har en.

Med positionerna kategoriserade kan du göra flera saker för att säkerställa att du inte gör några felsteg med ytterligare ansökningar. När det gäller att söka till mer än en typ av jobb måste du ha ett CV och personligt brev för varje.

Du kan antingen förskapa dem och ha kopior som väntar på att skickas ut, eller så kan du använd Excels ERSÄTTNINGSfunktion för att automatiskt generera dem.

Om du har flera kopior av ditt CV och följebrev förgjort, kan du göra det enkelt att komma åt rätt vid rätt tidpunkt. Några kapslade IF-funktioner, eller en enkel SWITCH-funktion, kan säkerställa att du inte skickar ut fel kopior.

=VÄXLA(F2, "Nätverk", ResumeList! A1, "Utveckling", ResumeList! A2, "Stöd", ResumeList! A3, "Allmän IT", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

Med hjälp av en funktion som den ovan kan du dra länkar för CV som lagras på ett annat ark. Excel gör det dock enkelt att göra en enda mall och sedan använda Excels ERSÄTTNINGSfunktion för att göra det tunga arbetet.

Genom att kapsla flera SUBSTITUTE-funktioner i en enda formel kan du snabbt och enkelt skapa formulärkommunikation. Att koppla ihop flera SUBSTITUTER och IF- eller SWITCH-villkor kan omvandla en mall eller serie mallar till inledande eller uppföljande e-postmeddelanden.

Excel kan ta en serie mallar som de nedan och konvertera dem till ett komplett e-postmeddelande som är klart att skicka.

Med hjälp av en snabbfunktion kan du kombinera var och en av dessa mallar till ett enda, sammanhängande följebrev.

Varje cell använder en uppsättning enkla ersättningar som den nedan från G2 för att skapa texten:

=ERSÄTTNING(Ark4!A1, "{ Kontaktnamn }", C2)

Här lagras kontaktnamnet för tjänsten i C2. Du kan också använda villkor för att blanda olika mallar beroende på kategorin för varje position, eller specifika ord i rollens titel.

Formateringen i slutprodukten kan uppnås med hjälp av CHAR(10)-funktionen för att producera radbrytningar. Du kan slå in alla stycken i en CONCAT-funktion för att skapa ett färdigt e-postmeddelande:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Blad4!A5, CHAR(10), Blad4!A6)

2. Använda Excel för att analysera skrapad webbdata

De flesta jobbsajter låter dig filtrera positioner med några grundläggande alternativ, till exempel baserat på titel, plats och kompetens. Genom att använda extra filter på dessa resultat kan du få ut det mesta av varje applikation.

Excels funktioner gör det enkelt att tillämpa avancerad filtrering på en lista med potentiella jobbresultat. Du kan automatiskt ta bort alla jobb med en lön under en specifik tröskel, eller inkludera bara jobb som kräver specifika kompetenser. Excel låter dig använda så många filter som du vill på en datauppsättning för att få de mest relevanta resultaten.

Det första du behöver är en lista över jobb från de olika webbplatserna du försöker söka igenom. Det snabbaste sättet att få den listan är att använda en webbskrapande Google Chrome-tillägg eller ansökan. Det finns massor av bra alternativ tillgängliga online som är snabba att installera och användarvänliga.

Om du letar efter ett gratis alternativ erbjuder Google Sheets en inbyggd IMPORTXML-funktion som kan användas för att skrapa webbdata.

När du har hämtat en datauppsättning måste du importera den till Excel. Excel innehåller en inbyggd XML-importör som kan göra det enkelt att hämta in stora skrapade datamängder. Använd importfunktionen som görs tillgänglig efter att du har gjort det låste upp den här dolda utvecklarfliken på bandet.

När du importerar blir du ombedd att ställa in din nya datamängd. För bästa resultat, försök att normalisera dina data så mycket som möjligt under importen. Se till att samma data från varje sida hamnar i samma kolumn, helst med samma format.

När din data är fullständigt importerad kan du använda Excels filterfunktion för att snabbt sortera igenom din lista över potentiella kunder. Detta ger dig finkornig kontroll över dina sökresultat, så att du bara kan söka till de mest relevanta positionerna.

3. Skicka meddelanden automatiskt från Excel

På dagens arbetsmarknad är det omöjligt att få jobb utan att kunna skicka ut hundratals mejl. Det är viktigt att kunna automatisera processen. Att skapa formkommunikation är ett bra första steg. Det bästa alternativet är dock att skicka e-postmeddelanden direkt från Excel.

Det finns två olika sätt att åstadkomma detta i Excel. Det mer komplexa sättet är använder VBA för att skapa ett makro som kan skicka e-post från Excel. Det enklaste sättet att göra detta är dock att använda Excels inbyggda HYPERLINK-funktion.

HYPERLINK tillåter användare att skapa länkar som öppnar deras standardprogram för e-post och fyller i ett meddelande i förväg. Funktionen kan fylla i e-postmeddelandet som skickas till, ämnet, e-postmeddelandets brödtext och vid behov en CC för e-postmeddelandet.

Att skapa en automatisk e-postlänk är lätt att uppnå med en funktion som den nedan:

=HYPERLÄNK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Skicka epost")

Funktionen kommer skapa en länk i Excel som, när du klickar på den, öppnar din e-postklient med hela e-postmeddelandet du behöver skicka redan ifyllt. Allt som återstår för dig att göra är att klicka på skicka-knappen.

Med hjälp av HYPERLINK-funktionen och den automatiskt genererade korrespondensen ovanifrån kan du enkelt skicka ut massmejl.

Excel är det perfekta sättet att hålla din jobbjakt organiserad

Excels verktyg kan hålla din jobbsökande organiserad och öka chanserna att dina applikationer når rätt händer. Från att snabbt anpassa formulärkommunikation för varje position till att automatiskt skicka ut e-postmeddelanden, Excel kan enkelt hjälpa dig med din jobbjakt.

Det kan hålla dina ansökningar organiserade och filtrera potentiella lediga jobb för att säkerställa att du bara söker till de mest tillämpliga positionerna med den mest riktade versionen av ditt CV.