I din strävan efter optimal produktivitet har du förmodligen laddat ner vansinnigt många appar till din smartphone, med varierande framgång. Men ibland är den bästa lösningen den precis framför dig – din kalenderapp.

Varför? För att vara avsiktlig med hur du spenderar din tid är en av de bästa sakerna du kan göra för din produktivitet. Och vilket bättre verktyg för att hjälpa dig uppnå detta än din smartphone-kalenderapp? Den här artikeln kommer att täcka praktiska tips som hjälper dig att få ut det mesta av din kalenderapp.

1. Välj rätt kalenderapp

En kalender är en typ av app du behöver för en produktiv dag, och det är inte konstigt att Android- och iOS-enheter kommer med förinstallerade. Dessa inbyggda smartphone-kalendrar ger standardfunktioner som att se ditt schema och ställa in händelser. Men med tanke på hur avgörande det här verktyget är för din produktivitet är det värt att ta sig tid att hitta en kalenderapp som erbjuder funktioner som passar dina specifika behov.

Med så många kalenderappar kan det vara svårt att veta var man ska börja. Du kan begränsa din sökning genom att välja en smartphone-kalenderapp som erbjuder dessa nyckelfunktioner;

instagram viewer

  • Användarvänlighet: En bra kalenderapp ska vara enkel att använda och intuitiv.
  • Anpassning: Du bör kunna anpassa appen för att matcha dina behov och preferenser.
  • Integration: Appen ska spela bra med andra appar i din produktivitetsarsenal.
  • Plattformsöverskridande kompatibilitet: Om du använder mer än en typ av enhet är det viktigt att välja en kalenderapp som kan synkroniseras över alla plattformar.
  • Dataintegration och delning: Detta är en måste-ha-funktion för distansarbetare, eftersom den låter dig dela din kalender med kollegor och undvika konflikter.

Med detta i åtanke rekommenderar vi att du använder Google Kalender eller Calendly som dina favoritkalenderappar. De träffar alla nyckelpunkterna ovan och är en av de bäst delade kalenderappar för avlägsna team.

2. Ställ in din kalender för framgång

Du måste ställa in din kalender för att lyckas för att få ut det mesta av den, och det innebär att anpassa inställningarna och utnyttja funktionerna som den erbjuder. Här är några saker att tänka på när du ställer in din smartphonekalender:

  • Börja med att anpassa aviseringar. Även om du vill att din kalenderapp ska skicka meddelanden till dig om kommande evenemang, vill du inte bli bombarderad med aviseringar hela dagen, särskilt om de inte är relevanta vid ett visst tillfälle.
  • Du kan också välja ett specifikt aviseringsljud för dina kalenderhändelser. På så sätt kan du enkelt skilja en kalenderavisering från andra aviseringar på din telefon för att prioritera dem efter behov.
  • Överväg att ställa in återkommande händelser och påminnelser. Detta kan vara en enorm tidsbesparing, speciellt om du har regelbundna möten eller uppgifter som måste slutföras varje vecka eller månad. Att göra detta betyder att du inte behöver oroa dig för att manuellt lägga till händelser i din kalender varje gång.
  • Välj en primär kalender om du har fler än en eftersom det snabbt kan bli överväldigande att använda flera kalendrar.
  • Om du ofta har händelser med liknande detaljer kan du skapa mallar för att spara tid när du lägger till dessa händelser i din kalender.
  • Dra fördel av din kalenderapps integrationsmöjligheter om du ofta använder andra produktivitetsverktyg som att göra-listor, anteckningar och projekthanteringsappar. På så sätt kan du skapa ett sömlöst arbetsflöde och undvika att växla mellan appar hela tiden.
  • Slutligen kan du använda anteckningsfunktionen i din kalenderapp för att hålla reda på all ytterligare information relaterad till en händelse. Det här är ett bra sätt att hålla alla detaljer på ett ställe, så att du inte behöver leta efter dem när det behövs.

3. Använd din kalenderapp för att hålla ordning

Att göra din smartphone-kalender främsta i ditt produktivitetsarbetsflöde är ett utmärkt sätt att säkerställa att du alltid är medveten om vad som finns på din tallrik. Men detta innebär också att din kalender snabbt kan bli rörig om du inte håller ordning på den.

För att förhindra detta kan du skapa kategorier som hjälper dig att hålla koll på ditt schema. Du kan börja med att skapa arbets- och personliga kategorier och sedan gå därifrån. Detta kommer att hjälpa dig separera ditt arbete och ditt privatliv, vilket kan vara en livräddare när du försöker hålla fokus.

Dessutom kan du färgkoda dina händelser för att snabbt se vad som står på ditt schema med en blick. Detta är särskilt användbart om dina valda färger motsvarar dina olika kategorier eller för att låta dig veta vilka uppgifter du ska prioritera.

4. Dela din kalender med andra

Ett annat bra sätt att använda din kalenderapp är att dela den med andra. Detta är användbart om du behöver samordna scheman med kollegor eller familjemedlemmar. På så sätt kan alla se din tillgänglighet och schemalägga evenemang därefter.

Vissa kalenderappar, som Google Kalender låter dig dela ditt schema med vem som helst, så att de kan se när du är ledig eller upptagen. När du har ställt in delning kommer du att kunna lägga till och redigera händelser i den delade kalendern för att undvika schemaläggningskonflikter.

5. Välj ett lämpligt produktivitetssystem

Att använda din smartphones kalenderapp för att hantera din tid är bra, men du behöver lämpliga strategier för att få ut det mesta av den. Det innebär att du väljer ett produktivitetssystem som fungerar för dig och sedan använder din kalenderapp för att stödja det systemet.

Till exempel, efter att ha lagt till dagens uppgifter i din kalender, måste du bestämma den bästa ordningen för att slutföra dem. Du kan förbered dina att göra-listor med Eisenhower Matrix, som prioriterar uppgifter utifrån brådska och vikt.

När du har bestämt ordningen på dina uppgifter kan du lägga till dem i din kalender och schemalägga tidsblock för var och en. Se bara till att lämna lite flexibilitet i ditt schema om något dyker upp.

För att göra din kalender ännu mer tillgänglig kan du lägga till en widget på startskärmen. På så sätt kan du se dina kommande händelser med en blick eller begränsa antalet interaktioner med din skärm, eftersom du bara kan trycka på widgeten för att öppna din kalenderapp. Tack och lov kan du enkelt lägg till widgets på Android och anpassa din iPhone med widgets.

De flesta populära kalenderappar kommer att ha ett widgetalternativ som du kan anpassa för att visa den information du vill se. Du kan till exempel välja att visa uppgifter för dagen, påminnelser eller kommande händelser.

Ladda upp din produktivitet med din smartphones kalenderapp

Din smartphones kalenderapp är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa dig ta din produktivitet till nästa nivå. Genom att använda den till sin fulla potential kan du effektivisera ditt arbetsflöde, undvika schemaläggningskonflikter och hålla alla detaljer i ditt liv på ett ställe.