Om dina uppgifter hopar sig medan deadline närmar sig, och du känner dig överväldigad, kanske du inte hanterar din tid effektivt.
De flesta av oss gör fruktansvärda tidshanteringsmisstag som inte bara kostar oss våra dyrbara timmar utan också resulterar i ökad ångest, stress och en urspårad balans mellan arbete och privatliv.
Låt oss titta på några av de vanligaste tidshanteringsmisstagen och hur man undviker dem för att öka vår produktivitet:
1. Att inte sätta upp mål
Att arbeta planlöst utan ett mål i åtanke kan resultera i bristande motivation och produktivitet. Du ger lätt efter för distraktioner och hanterar inte din tid väl.
Hur undviker man det?
Att sätta upp mål och engagera sig för dem ger dig riktning och motiverar dig att slutföra dina uppgifter. Du blir mer fokuserad och hanterar din tid och resurser bättre för att nå dina mål.
Men kom ihåg att inte alla mål är lika. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) mål presterar bättre än ospecifika mål. Flera studier stödjer påståendet. En sådan
studie utförd i banksektorn i Cape Coast Metropolis fann att att sätta specifika och utmanande (men ändå uppnåbara) mål bidrog till att öka de anställdas prestationer.Så istället för att ha "att slutföra min första roman" som ditt mål, använd dess SMART-variant, d.v.s. "att slutföra minst ett kapitel av min första roman varje månad". Det senare är mer specifikt, utmanar dig och sätter en tidsgräns för ditt mål.
2. Prioriterar inte
Om du inte har en att-göra-lista som hjälper dig att hålla koll på uppgifterna, kommer du att hoppa på dem på måfå. I slutet av dagen kommer du fortfarande att ha många olösta uppgifter och frustration. Det är inte så att tiden inte räcker till, utan det faktum att du inte sköter din tid väl.
Hur undviker man det?
Att ha en att-göra-lista hjälper dig att prioritera dina uppgifter och hantera din tid väl genom att tilldela tid utifrån hur viktigt och brådskande dina uppgifter är. Så här går du tillväga:
- Hitta en app för att lista och prioritera dina uppgifter som passar dina behov.
- Skriv ner alla uppgifter du behöver göra under en dag eller vecka i din att göra-lista.
- Rangordna dem på grundval av deras betydelse och brådska med hjälp av ett rankningssystem.
- Rangordna de viktigaste och mest brådskande uppgifterna överst, medan de minst viktiga och brådskande uppgifterna stannar i botten.
- Börja med de viktigaste och mest brådskande uppgifterna och flytta ner på listan.
3. Inte spårningstid
Om du startar ett projekt utan att utvärdera hur mycket tid det kommer att ta, är det möjligt att ta upp mer tid än vad som krävs. Eller så kan du bli översäker och ta upp mer än du hanterar, utan att ha tillräckligt med tid att slutföra det. Med mindre tid på dina händer kommer du inte bara att kunna hålla deadlines, utan det producerade arbetet kommer sannolikt att vara undermåligt.
Hur undviker man det?
Utvärdera alltid hur mycket tid ett visst projekt bör ta och sträva efter att slutföra projektet inom den tidsramen (se till att ge dig själv extra tid för korta pauser). Du borde använd en tidsspårningsapp för att spåra hur mycket tid du spenderar på ett projekt eller uppgift.
När du vet hur mycket tid (i genomsnitt) en viss uppgift tar kan du schemalägga dina uppgifter mer effektivt. Gör detta tillräckligt många gånger så får du en detaljerad loggbok över tiden som spenderats på olika uppgifter en viss dag/vecka/månad.
När du har det kan du ta reda på vilka återkommande uppgifter som tar mest tid och tänka på lösningar för att göra dem mer effektivt eller automatisera dem för att spara mer tid. Internet kryllar av gratis appar för tidsspårning du kan använda för att spåra dina projekt för bättre tidshantering.
4. Förhalar
Att skjuta upp är ett stort hinder för att arbeta, särskilt när du måste slutföra en svår eller tråkig uppgift. Lägg till det en blandning av övertygande distraktioner, t.ex. din smartphone, så har du det perfekta receptet för att skjuta upp.
Du kommer att slappa, ge efter för distraktioner och slösa bort din tid tills deadline närmar sig. Förhalare har alltid ont om tid, efter sina deadlines och har liten eller ingen balans mellan arbete och privatliv.
Hur undviker man det?
Ett bra sätt att undvika förhalning är att dela upp ett stort projekt i mindre, mer hanterbara uppgifter. Om du till exempel behöver skriva en artikel på 2000 ord, istället för att frukta att skriva hela artikeln, dela upp det i underuppgifter: disposition, introduktion, underrubrik 1, underrubrik 2, underrubrik 3 och slutsats.
Tilldela dig själv tidluckor för var och en av dessa mindre uppgifter och förbind dig till dem. Du kommer att känna dig mer motiverad att slutföra dessa mindre uppgifter och mindre benägna att skjuta upp. En annan bra metod för att övervinna prokrastinering är att använda Pomodoro-tekniken. Pomodoro-tekniken följer ett liknande koncept.
Så här kan du använda Pomodoro-tekniken:
- Dela upp ett projekt i mindre uppgifter
- Skaffa en timer och ställ in den på 25 minuter
- Ge dig själv 25 minuter och arbeta med en enda deluppgift
- Ta en 5 minuters paus när timern ringer (efter 25 minuter)
- Slutför fyra cykler på 25 minuter och ta sedan en halvtimmes paus
5. Ineffektivt schemaläggning
Har du märkt att vissa dagar inte är lika produktiva som andra? Det beror på att våra energinivåer varierar under veckan. Inte nog med det, olika människor har olika energinivåer under dagen.
Om du inte överväger dina maximala produktiva timmar när du schemalägger, finns det en chans att du kan hitta dig själv med de viktigaste uppgifterna på gång, med lite tid och energi kvar.
Hur undviker man det?
Är du en nattuggla eller en tidig fågel? Utvärdera hur du arbetar och ta reda på dina maximala produktiva timmar. När du vet vilka timmar du är mest produktiv, schemalägg dina projekt därefter.
Tilldela dina mest produktiva timmar till de viktigaste (och intensiva) uppgifterna samtidigt som du håller mindre viktiga (eller mindre intensiva) uppgifter, t.ex. att svara på e-postmeddelanden eller ställa in möten, för de återstående arbetstimmar. Det finns flera kalenderappar där ute som kan hjälpa dig att schemalägga effektivt; hitta den som bäst uppfyller dina behov.
6. Ge efter för distraktioner
A Juni 2020 undersökning från Statista avslöjade att 53,7 procent av personer som arbetar hemifrån tyckte att deras smartphone var den största orsaken till distraktion. Hur ofta har du sett att du arbetar och plötsligt börjar din telefon att surra? Du blir distraherad och är nu tvungen att kontrollera din telefon.
Oavsett om det är ett e-postmeddelande från en klient, ett meddelande från din kollega eller ett slumpmässigt meddelande från Facebook, Twitter eller Instagram; distraktioner kan kosta dig en stor del av din arbetstid.
Hur undviker man det?
Allt handlar om effektiv schemaläggning. Ange tid för arbete, e-postkontroll, fritid osv. När det är dags att arbeta, lägg telefonen åt sidan (i flygplansläge), helst i ett annat rum, och sätt igång till jobbet.
Eftersom den största källan till distraktion nu är ur vägen, blir det mycket mer troligt och lättare att fokusera på sitt arbete. Eftersom du lägger allt ditt fokus och din uppmärksamhet på en enskild uppgift, är det mindre sannolikt att du gör fel och mer sannolikt att du kan utföra uppgiften effektivt.
Vad händer om det inte har fungerat för dig att sätta din telefon i flygplansläge? Tänk om ditt sinne vandrar mot sociala medier och du är tvungen att ta upp telefonen för att kolla e-post eller bläddra igenom ditt Facebook-flöde direkt på din bärbara dator? Om det är du, försök använda Freedom-appen för att bli av med distraktioner, övervinna förhalning och uppnå mer.
Släpp loss din fulla potential
Medan du fokuserar på hur du hanterar din tid bättre, är det lätt att tappa koll på varför du hanterar din tid i första hand, det vill säga att få mer arbete gjort.
Att navigera i en mängd produktivitetsappar varje dag utan att få mer arbete gjort är meningslöst. Ta reda på vad som fungerar för dig och håll dig till det, utan att tappa helheten ur sikte. Men för att ta reda på vad som fungerar för dig är det viktigt att förstå dina tidshanteringsbehov.
