Hur man använder ChatGPT för att skriva svåra e-postmeddelanden på jobbet

Svåra e-postmeddelanden är oundvikliga någon gång i din karriär. Oavsett om det är att tacka nej till att ta på sig ytterligare projekt eller be om ledigt, kan det vara ångestframkallande att skriva e-postmeddelandet och sedan ta modet att trycka på skicka.

ChatGPT har varit känt för att hjälpa människor att skriva personliga brev och CV, så du kanske undrar om det kan hjälpa dig att skriva svåra e-postmeddelanden också. Om du förser AI med adekvat information kan du få innehåll att använda som grund för din e-post. ChatGPT kan hjälpa dig att fokusera på meddelandet utan några av de känslor du upplever.

Steg 1: Öppna ChatGPT

Du är redo att börja om du redan har ett konto hos ChatGPT. Om du är ny på ChatGPT kan du skapa ett konto med din e-post eller Google-konto. Om du registrerar dig för ett nytt konto bör du ha din mobiltelefon i närheten, eftersom plattformen skickar en bekräftelsekod till dig för att komma igång.

Steg 2: Presentera dig själv och din roll i organisationen

Innan du ber ChatGPT att skriva jobbrelaterade e-postmeddelanden bör du presentera dig själv, ditt jobb och ditt ansvar för plattformen. ChatGPT kommer att använda informationen du tillhandahåller för att skapa e-postmeddelanden som den erbjuder.

När du skickar in din introduktion kommer plattformen att svara och informera dig om den viktiga information den fick från din introduktion. Om det här är första gången du arbetar med plattformen kommer du att uppskatta den positiva feedback den ger dig när du presenterar dig själv.

Här är ett exempel på en introduktion:

Här är ChatGPT: s svar:

Steg 3: Be ChatGPT att skriva det e-postmeddelande du vill ha

När du har låtit ChatGPT veta ditt jobb och vem du arbetar för, är det redo att skapa de utmanande e-postmeddelanden du behöver hjälp med att skriva. Du kommer att bli glatt överraskad över hur snabbt AI: n skapar e-postmeddelanden du kan arbeta med.

Avskedsmail

Oavsett om du är exalterad inför nästa steg i din karriär eller slutar för att du är trött på dina nuvarande omständigheter, kan det vara svårt att skriva ett avskedsmail. Du vill inte bränna några broar, så du vill lämna positivt.

Glöm inte att du kan behöva referenser i framtiden och att du vill vara säker när du anger namnen på personer du har arbetat med. Ditt avskedsbrev är inte rätt tid att säga ifrån om ledning, semesterpolicyer eller klaga på dina medarbetare; det handlar om att säga upp din arbetsgivare.

Ovan ser du ett ChatGPT-genererat avskedsbrev som säger adjö och låter ledningen veta att du kommer att arbeta med dem för att göra övergången så smidig som möjligt. Vill du säga upp dig från ditt jobb? Här är några ekonomiska överväganden att förbereda sig för.

Skicka e-post för att meddela din handledare att du inte kommer att hålla deadline

Om du har svårt att hålla en deadline är det bäst att informera din chef eller chef så snart som möjligt. När ledningen är medveten om att du inte kan hålla tidsfristen kan de kanske göra justeringar som gör att du kan hålla tidsfristen.

När andra personer eller nästa steg beror på att du håller deadline, kan allt stanna tills din uppgift är klar. Att låta de personer som litar på dig veta att du inte kommer att klara deadline förr snarare än senare kan hjälpa dig att bevara relationerna med ledningen och ditt team.

E-post för att begära nödledighet

Du känner dig redan stressad över situationen som orsakade behovet av ledighetsbegäran, och att fokusera på att skriva ett e-postmeddelande är det sista du tänker på. För att hantera din nödsituation måste du skriva ett mejl till din chef eller arbetsledare och begära ledigheten.

Även om du redan har diskuterat ledigheten med din chef kan du behöva lämna in något skriftligt till dem. Var realistisk om hur mycket tid du behöver, och ställ rimliga förväntningar på din arbetsgivare om när du förväntar dig att återgå till jobbet.

Eftersom det finns en sannolikhet att detta är en förfrågan i sista minuten, kanske du vill ange hur du kan nås om du planerar att vara utanför stan. Du kan också försäkra din chef eller arbetsledare att du kommer att kontrollera dina e-postmeddelanden och röstmeddelanden regelbundet för att hålla koll på dina ansvarsområden.

E-post för att säga "Nej" till ett projekt

Även om du kanske vill svara på en förfrågan om att ta på dig ett annat projekt med en “Skojar du?”, det kan vara bättre om du svarar taktfullt. Du bör skicka mejlet snabbt, speciellt om du tenderar att säga ja till allt.

Om du väntar för länge med att skicka e-postmeddelandet kan du hitta skäl som övertygar dig att tacka ja, även när din intuition säger att det inte är en bra idé och du redan har mycket på tallriken. Du måste se till att e-postmeddelandet inte ser ut som om du helt enkelt inte vill göra jobbet.

Ändra e-postmeddelandet som ChatGPT genererar så att det överensstämmer med organisationens policyer och passar personen som gjorde begäran. Ett e-postmeddelande till din handledare kommer att vara mer formellt än ett e-postmeddelande till en kollega. Om du behöver arbeta med detta kan du vara intresserad av att lära dig hur man säger "nej" på jobbet artigt.

E-post för att få klarhet i organisatoriska prioriteringar

Ibland kan vi bli överväldigade av våra plikter och inte veta var vi ska börja. Istället för att försöka ta reda på det självständigt är det mest produktiva du kan göra att fråga din chef eller arbetsledare vad de vill att du ska fokusera på.

Att be om hjälp kan vara skrämmande, eftersom vi inte vill framstå som om vi inte vet vad vi gör. Det är bättre att fråga ledarskap än att anta. Du kanske tycker att något borde prioriteras, men det kanske inte är det som är avgörande för organisationen.

Istället för att slösa bort din tid på ett projekt som inte är en prioritet för organisationen, är det bäst att söka bekräftelse. Om du behöver hjälp med att prioritera kan du vara intresserad av de bästa apparna du kan använda för att prioritera uppgifter på jobbet.

Steg 4: Granska och redigera e-postmeddelanden ChatGPT skapar

När ChatGPT har skapat ett e-postmeddelande med din prompt bör du granska den och göra nödvändiga ändringar. Vissa av de saker som nämns i utkastet kanske inte gäller dig, och AI: n kan missa viktig information som du vill inkludera.

Steg 5: Skicka e-postmeddelandet

Detta är förmodligen den mest utmanande delen av att skriva ett svårt e-postmeddelande. Sluta oroa dig för reaktionen och skicka den! Innan du trycker på skicka kanske du vill lära dig misstag som gör att ett företagsmail ser oprofessionellt ut.

Svåra e-postmeddelanden måste skickas

Att skicka e-postmeddelanden av negativ karaktär kan vara utmanande, men de måste göras. Att undvika komplexa ämnen kan orsaka fler problem än att ta itu med dem skapar. Även om det kan skapa oro när du skriver ett svårt e-postmeddelande, kommer du att må bättre när du trycker på skicka.

Din chef eller chef kanske inte är nöjd med meddelandet, men de kommer att uppskatta att du berättar för dem vad som händer med tillräcklig varsel. Att hantera konflikter kanske inte är din favorit sak att göra, men det är viktigt att hantera det effektivt. Konflikthantering är en viktig färdighet att lära sig professionellt och personligt.