Microsoft Excels OFFSET-funktion är ett mycket kraftfullt och mångsidigt verktyg. På grund av dess komplexitet och antalet liknande funktioner är den tyvärr ofta underutnyttjad.
Den relativt enkla funktionen kan spara tid och frustration för Excel-författare. Det förenklar att hämta exakta datapunkter från en välorganiserad huvuddatauppsättning. Det gör det också möjligt att enkelt skapa mycket detaljerade rapporter, interaktiva visualiseringar och komplexa instrumentpaneler.
1. Skapa datauppsättningar i variabel storlek
En av de vanligaste användningarna av Excels OFFSET-funktion är att fånga upp datauppsättningar av variabel storlek. Med tanke på en stor mängd data kan man vilja titta på endast en liten del av datan vid varje given tidpunkt.
Till exempel, med tanke på en automatisk rapport över försäljningssummor för anställda dagligen, kan du behöva dra totalsummorna för en viss vecka eller veckor.
Att skriva en annan SUM-funktion för varje total kan vara ganska enkelt. En OFFSET-funktion kan dock vara mycket snabbare för enkel användning och återanvändning.
Ange först den dag i månaden som vi vill börja med i cell B6. Sedan anger vi hur många dagar vi vill köra rapporten in i B7. Då kan vi använda en enkel SUM-funktion och AVERAGE funktion för att få mer information om varje anställd under den valda tidsperioden:
=SUMMA(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=MEDEL(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)Att justera startdatumet eller tidslängden är lika enkelt som att justera en enda cell, vilket kan göra det mycket lättare att hämta datauppsättningar av variabel storlek.
2. Tillåter generering av anpassade rapporter
Att använda liknande metoder som ovan gör det relativt enkelt att ta fram en komplett rapport med variabel justering. Du kan göra att det första argumentet i OFFSET-funktionen refererar till ett annat ark. Genom att göra det kan du hålla din datainmatning och rapportering åtskilda.
Detta gör det möjligt att dra utvalda dataskivor från ett ark till ett annat. Dessutom kan du bara visa information som är relevant för din aktuella rapport. Att skapa en rapport som visar dagliga summor med samma data från tidigare är ganska enkelt. Du kan göra detta utan att dra data för irrelevanta dagar.
Följande offsetfunktion placerad i cell B5 kommer att dra antalet dagar som anges i B2. Den börjar på den vecka som anges i B1 och visar endast data för den relevanta perioden:
=OFFSET(Blad1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Det är möjligt att begränsa posterna i B1 och B2 och skapa rullgardinsmenyer i Excel med antalet tillgängliga veckor med datavalidering.
3. Kalkylbladspaginering
OFFSET-funktionen kan också uppnå enkel paginering av kalkylblad, en uppgift som normalt förknippas med med hjälp av fliken Excel-utvecklare. Detta kan göra arbetet med stora datamängder enklare och mycket mer effektivt.
När man arbetar med ett kalkylblad med 30 000 rader data blir det svårt att se över hela datamängden på en gång. Genom att skapa en rullgardinsmeny som accepterar ett antal siffror från 1 till 300 kan vi snabbt dela upp data i sidor med 100 resultat vardera.
OFFSET-funktionen kommer alltid att ha sitt ankare inställt på den övre vänstra cellen i datan. Det andra argumentet är dock den vertikala förskjutningen. Detta kommer att vara lika med det valda sidnumret minus en gånger 100. Den horisontella offseten, det tredje argumentet, kan sättas till 0.
Det fjärde argumentet är satt till 100 och det femte argumentet till antalet kolumner i datamängden. Denna metod gör det enkelt att dela upp extremt stora databitar i mycket mer hanterbara bitar.
Här är ett exempel på en paginerad datauppsättning. Datan inkluderar 500 exempel på information som registrerats från en uppsättning sensorer på ett ark och en sidnumrerad rapport på det andra.
Rapporten använder datavalidering i cell B1 för att skapa en rullgardinsmeny med sidorna i den. Följande uttryck i cell A3 skapar rapportens brödtext:
=OFFSET(Blad1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Skiva data för grafer
Vi kan lägga till en graf till försäljningsrapporten vi skapade innan vi använde OFFSET-funktionen. Grafen kan hämta variabel information baserat på de data som valts i de två rullgardinsmenyn överst på arket.
När du ändrar värdena överst på arket kommer grafen automatiskt att ändras för att återspegla de valda veckorna, vilket ger en snabb visuell referens till alla som tittar på rapporten.
Att kombinera diagram och grafer med offsetfunktionen gör det mycket lättare att visualisera komplexa och föränderliga data. Det möjliggör också generering av enkla instrumentpaneler i Excel.
5. Dra information efter datumförskjutningar
Att söka efter specifik information baserat på tidsstämplar är inte ovanligt när man talar om rapportdata eller data hämtade från automatiserade tidsprocesser. När man överväger en enstaka period är det inte svårt att använda villkorade funktioner som IF eller IFS för att bara dra ner de nödvändiga uppgifterna. Om du behöver hämta data baserat på ett antal dagar eller tider är det för lätt att hamna i en massiv kapslad villkorlig.
Genom att använda en kombination av COUNTIF och OFFSET är det ganska enkelt att hämta data från ett antal tider eller dagar. Använd en enskild cell för att representera en startdag. Använd sedan en annan cell för att representera längden på tiden du vill dra från.
I OFFSET-funktionen kan höjden eller bredden, beroende på layouten på dina data, ställas in på ett värde med COUNTIF-funktionen i Excel. Detta gör att du kan bestämma hur många poster som ligger inom det begärda intervallet och bara dra relaterade data.
I det här exemplet har vi en datauppsättning som innehåller poster över flera år. Vi kan använda datumet som anges i cell B1 och följande funktion för att bara hämta poster som inträffade efter det datumet:
=OFFSET(Blad1!U2, ANTALOM(Blad1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 1)Detta ger en stor nytta till en rapport, vilket gör att du kan filtrera värden som kom före eller efter ett visst datum. Om du istället använder COUNTIFS-funktionen kan du till och med lägga till ett slutdatum, vilket ger slutanvändaren mer variation.
6. Kombinerat med COUNTIF
Förutom att utöka tidsintervallen, fungerar COUNTIF-funktionen bra för att dra specifika delar av alla typer av välordnad data med Excels OFFSET-funktion. Det är möjligt att ställa in höjd- och breddargumenten för OFFSET-funktionen med COUNTIF. Dessutom kan du enkelt ändra alla numeriska data med ett justerbart värde någonstans på ditt ark.
Om du hade en lista över transaktioner från en dag ordnad efter transaktionsbeloppet, kan du använda denna teknik för att dra varje transaktion över ett visst belopp. Detta kan åstadkommas med en enkel OFFSET-funktion som följande:
=OFFSET(A2, ANTALOM(B2:B22, " & H3), 0, ANTAL OM(B2:B22, " & H3), 4)En av de viktigaste sakerna att notera i den här funktionen är det näst sista argumentet, COUNTIF(B2:B22, "
En annan viktig faktor för de som vill använda OFFSET på detta sätt är att det bara kommer att fungera i händelse av att data du arbetar med är välordnad. Oordnade data kommer inte att returnera de resultat du letar efter. Tack och lov innehåller Excel också en uppsättning automatiska sorteringsverktyg för att få ordning på dina data.
Du kan använda detta för att utföra åtgärder från att variera produkter baserat på pris till att endast dra operationer som körs över ett visst antal gånger. Möjligheten att kontrollera den exakta mängden data som hämtas ger finkornig kontroll över det exakta urvalet av data du hämtar från dina kalkylblad. Detta gör det möjligt att skapa en mängd detaljerade, interaktiva rapporter.
Det här är vad OFFSET-funktionen faktiskt är användbar för
I slutändan tillåter OFFSET-funktionen användare att hämta information från sitt kalkylblad med hög precision. Detta sparar tid och tillåter användare att utföra fler operationer med färre funktioner.
Det förenklar att hämta den exakta data du behöver utan att tillgripa kapslingsvillkor. Det sparar också tid och ansträngning för användare att skapa anpassade rapporter, instrumentpaneler och mer i Excel.
