Notion har blivit en favorit bland fans för både professionellt och personligt bruk, och det är av goda skäl. Den levereras komplett med en myriad av funktioner som är användbara för en mängd olika saker, från att skapa enkla att göra-listor till att hålla reda på hundratals data.
Bland dessa fiffiga funktioner är den enkla tabellen och tabelldatabasen, som i huvudsak visar data i tabellform. Även om de ser likadana ut är de faktiskt en värld från varandra. Låt oss gå igenom skillnaderna mellan dessa verktyg och när du kan använda var och en.
Vad är en enkel tabell?
Den enkla tabellen i Notion är ett grundläggande sätt att organisera data i tabellform. Här arbetar du i princip med rader och kolumner precis som du skulle göra med ett enkelt kalkylblad. Du kan ordna om raderna och kolumnerna, lägga till nya, justera kolumnbredden och förvandla den första raden/kolumnen till en rubrik med fet text och en annan bakgrundsfärg.
Om du tycker att tabellen ser för enkel ut för din smak kan du också formatera texten i cellerna med de tillgängliga alternativen (textfärg och bakgrund, fetstil, kursiv stil, understruken, genomstruken, kod och ekvation). Du kan till och med lägga till emojis och symboler i cellerna. Andra användbara saker du kan lägga till i en cell inkluderar en länk till en sida, datum, person och påminnelse.
Tyvärr är det ganska mycket det finns till enkla tabeller. Du kan inte sortera data på ett meningsfullt sätt eller infoga formler i cellerna för att beräkna innehållet i specifika rader eller kolumner. Det finns heller ingen annan typ av data du kan använda i cellerna, som kryssrutor och procentsatser.
Men även om det inte finns mycket funktionalitet ett enkelt bord erbjuder, är det fortfarande ganska praktiskt, speciellt när allt du verkligen vill göra är att visa statisk data på ett mer organiserat sätt.
Vad är en Notion Table Database?
Tabelldatabasen i Notion ser lite ut som en enkel tabell. Du har rader och kolumner att placera dina data i, och du kan lägga till så många rader och kolumner du vill. Men till skillnad från enkla tabeller kommer tabelldatabaser med mycket fler funktioner.
För det första är en tabelldatabas flexibel när det gäller dess innehåll. Du är inte begränsad till vanlig text, datum, påminnelser, länkar till sidor och personer. Du är väldigt fri att lägga till andra egenskaper i en cell, såsom nummer, kryssrutor, e-postmeddelanden, webbadresser, telefoner och till och med filer.
Det finns också mer avancerade egenskaper som formler som beräknar innehållet i specifika celler, relationer som länkar en databas till en annan databas, och roll-up, vilket är en mer avancerad typ av beräkning inom databas.
En tabelldatabas kan också ändra sin form. Om du känner att din data skulle kunna ordnas på ett bättre sätt än en tabell, kan du enkelt ändra den till en tavla, tidslinje, galleri, lista eller kalender. Styrelsevyn liknar en Kanban-tavla, eftersom den organiserar dina data efter status.
Tidslinjevyn, å andra sidan, ser ut som ett Gantt-diagram som presenterar uppgiftsscheman. Kalendervyn visar också uppgiftsscheman, men istället för en tidslinje visar den en hel månad. Listan och galleriet är precis vad deras namn antyder: listvyn presenterar data i en lista, medan gallerivyn presenterar data som ett galleri med foton.
Det finns andra avancerade Notion-databasfunktioner du kan checka ut, såsom filter, sortering och en länkad databas.
När ska man använda en enkel tabell
En enkel tabell används bäst när man arbetar med statisk data som inte behöver någon speciell hantering (t.ex. beräkningar och relationer). Säg att du behöver en snygg och organiserad presentation av dina data utan de komplicerade knapparna och verktygen i en databas. Enkla tabeller kan göra susen bra.
De är också väldigt nybörjarvänliga. Om du är ny på Notion kommer du sannolikt att känna dig skrämd av databasernas klockor och visselpipor. Istället för att överväldiga dig själv med det obekanta Begreppsterminologier i databaser kan du bara byta till enkla tabeller och arbeta dig upp till databaser.
Exempel på användningsfall för Notion Simple Tables
För att ge dig en bättre uppfattning om var du kan använda enkla tabeller, här är några exempel:
- Rumsuppgift
- Klassschema
- Inköpslista med kvantiteter
- Idékläckningssession
- Definition av villkor
- Jämförelse
- Klassrapport
- Revisionshistorik
När ska man använda en begreppstabelldatabas
En tabelldatabas kan vara praktisk i situationer när du behöver mer än bara grundläggande datapresentation. Eftersom du kommer att använda data istället för att bara visa dem behöver du fler funktioner till ditt förfogande. Det är här tabelldatabaser kommer in i bilden.
De är särskilt användbara för att fånga information med repetitiva, kategoriska komponenter. Ett exempel är en personalkatalog, där du sannolikt kommer att mata in samma data för plats, roll och avdelning mer än en gång. Istället för att behöva skriva objektet om och om igen kan du helt enkelt använda egenskapen Select i tabelldatabasen.
Dessa ytterligare egenskaper kan också hjälpa dig att förstå data bättre eller visa dem tydligare. Du kan till exempel sortera anställda efter plats eller filtrera dem efter roll. Om du använde en enkel tabell för detta, måste du manuellt kontrollera platsen och rollen och ordna om data därefter.
Exempel på användningsfall för Notion Table Database
Tabelldatabaser rekommenderas också för att hantera projekt och uppgifter, göra bullet journals och till och med bygga enkla CRM: er i Notion. Andra anmärkningsvärda användningsfall för tabelldatabaser inkluderar följande:
- Förvar
- Färdkarta
- Budgetspårare
- Kontakta chef
- Mötesanteckning
- Målspårare
- Innehållskalender
- Reseplanerare
Bättre dataorganisation med Notions enkla tabell och databas
Trots deras uppenbara skillnader har enkla tabeller och tabelldatabaser i huvudsak ett mål: organisera data på ett sätt som är bäst förståeligt för användaren eller läsaren. Du kommer att stöta på situationer när en enkel tabell kan fungera alldeles utmärkt, men det kommer att finnas fall, särskilt i en kontorsmiljö, när du behöver tabelldatabaser.
Lyckligtvis för dig gör Notion det enkelt att arbeta med båda, och det bästa är att du enkelt kan konvertera den ena till den andra (omvandla en enkel tabell till en tabelldatabas och vice versa). På så sätt behöver du inte oroa dig för att börja med fel verktyg, eftersom du enkelt kan förvandla det till det andra med bara några klick.