De flesta företag, inklusive statliga organisationer, företag och ideella organisationer, använder Microsoft Excel för sin budgetering. Excel erbjuder dem flexibilitet, förtrogenhet och enkelhet att sammanställa, sortera, hantera och analysera data för budgetering och prognoser.
Men är Excel rätt verktyg för affärsbudgetering? Låt oss väga för- och nackdelar med att använda Excel som budgetprogramvara för att svara på denna viktiga fråga.
Fördelar med Business Budgeting i Excel
Microsoft lanserade Excel redan 1985. Enligt en undersökning av Centage Corporation, en majoritet av finanscheferna (nästan 88%) använder fortfarande kalkylblad för sin affärsbudgetering. Det säger mycket om programmets nytta. Men varför är Excel så populärt som ett affärsbudgetverktyg? Låt oss ta reda på.
1. Alla vet hur man använder Excel
De flesta högskoleutexaminerade har använt Excel, på ett eller annat sätt, under sina studier. Det visar programmets mångsidighet och att nästan alla kan grunderna i programmet. Eftersom de flesta av dina anställda redan är medvetna om grunderna i Excel behöver de bara en liten knuff i rätt riktning, och de kommer att hantera ditt företags ekonomi på nolltid.
Genom att budgetera i Excel sparar du tid och resurser som annars skulle läggas på utbildning – särskilt användbart om du driver ett litet företag eller startar med begränsade resurser.
2. Excel är billigt och lättillgängligt
Nästan alla har en kopia av Microsoft Excel. Om ditt företag kräver att fler personer deltar i budgeteringsprocessen kan du dela åtkomst med vem som helst med en kopia av Excel utan att köpa ytterligare licenser. När det är möjligt bör små företag undvika programvara för företagsbudgetering eftersom det kan öka kostnaderna.
3. Du kan anpassa Excel-kalkylblad
I företag, särskilt startups, är anpassningsbarhet en extremt användbar och eftertraktad funktion eftersom olika utvecklingsfaser av ett företag kräver olika tillvägagångssätt. En av de största fördelarna med Excel-kalkylblad jämfört med andra budgetprogram är att makten ligger i användarnas händer.
Excel är ett ganska komplext program som erbjuder flexibilitet till sina användare i form av många funktioner och formler. När du förstå Excel-formler, kan du göra allt från affärsbudgetering till finansiell analys och grafer. Du kan till och med skapa dina egna formler, makron och budgetmallar i Excel för att möta ditt företags unika krav.
Nackdelar med Business Budgeting i Excel
Som allt annat har Excel sin beskärda del av begränsningar när det gäller affärsbudgetering.
1. Det är tidskrävande och benäget för fel
Affärsbudgetering i Excel kräver manuell datainmatning. Eftersom det är så beroende av mänsklig ansträngning är fel praktiskt taget oundvikliga. Sannolikheten för sådana fel ökar med den ökande storleken och komplexiteten hos budgetar, vilket leder till felaktiga budgetprognoser och intäktsprognoser.
I företag med flera miljoner dollar kan till och med ett enkelt stavfel eller omvandlingsfel kosta miljontals dollar. Ta exemplet med TransAlta: ett enkelt klipp-och-klistra-fel kostade företaget 24 miljoner dollar. Företag granskar och korrigerar ofta problem i sina Excel-kalkylblad för att förhindra sådana risker, vilket kostar dem värdefull tid, ansträngning och kostnader.
2. Skalbarhetsproblem för större datamängder
Excel, som är billigt och tillgängligt, erbjuder små företag låga inträdesbarriärer med oklanderlig användbarhet och funktionalitet. Men när verksamheten växer ökar den data som krävs för budgetering och prognoser drastiskt. Excel kan ofta inte hantera stora mängder data med många formler och makron och kommer sannolikt att sakta ner eller till och med krascha.
3. Brist på rollbaserad åtkomst och säkerhetsproblem
Excel-filer kan enkelt delas med alla som har en kopia av programmet, vilket innebär att konfidentiell företagsinformation äventyras. Medan du kan lösenordsskydda Excel-filer, lösenordet måste delas med relevanta personer under budgeteringen.
Excel erbjuder inte rollbaserad åtkomst, så alla som har ett lösenord kan komma åt hela kalkylarket. Detta kan vara ett stort efterlevnadsproblem för de flesta företag.
Är Excel rätt programvara för ditt företags budgeteringsbehov?
Excel har sina fördelar som ett affärsbudgeteringsverktyg, men det är bäst att investera i företagsbudgetprogram om du har problem. Större företag kommer sannolikt att drabbas av Excel som sin enda budgetlösning.
Problem med datakonsolidering, koordinering, säkerhet och samarbete är bara några problem som större organisationer kan möta när de budgeterar i Excel. Men om du fortfarande är ett litet företag eller en startup med begränsade rörliga delar, kan Excel vara ett mångsidigt, billigt och effektivt budgetverktyg.
Om du använder Excel för din affärsbudgetering men fortfarande har fastnat i grunderna, överväg att lära dig några avancerade kurser för att förbättra din affärsbudgetprocess.
