När du skickar en fil är det bättre att skicka den i minst två format för att säkerställa att mottagaren kan öppna den. Om du har skapat ett Excel-kalkylblad bör du lägga till en PDF-fil i det e-postmeddelandet, eftersom det är ett av de vanligaste filformaten.
Med hjälp av Excels inbyggda verktyg kan du spara ditt kalkylblad som en PDF-fil eller till och med dela det via e-post. Du kan också använda ett onlineverktyg för att konvertera dina Excel-filer till PDF. I den här artikeln tar vi en närmare titt på varje metod.
Förbered kalkylbladet
När du konverterar en Excel-fil till en PDF kan du sluta med saknad information, onödiga tomma celler eller konstiga tabeller. För att undvika det, använd Sidlayout verktyg för att ställa in utskriftsområdet, välja sidorientering eller lägga till sidbrytningar.
Om du planerar att skicka filen till en kollega kan det vara värt det att ta sig tid och organisera dina Excel-kalkylblad, så att du får snygga PDF-filer.
1. Spara filen som en PDF
Om du vill konvertera en Excel-fil till en PDF är detta den enklaste metoden du kan använda. I Excel, öppna
Fil menyn, klicka Spara somoch välj en plats. Öppna rullgardinsmenyn och välj PDF(*.pdf) alternativ. Klicka sedan Spara.I fönstret Spara som klickar du på alternativ knapp. Du kan välja om du bara vill spara det aktiva bladet eller hela arbetsboken, sidintervallet och vilken information Excel ska inkludera när filen sparas.
Notera: Innan du sparar filen, ta bort alla tomma rader i ditt Excel-kalkylblad, eftersom det kan förstöra PDF-filens övergripande utseende.
2. Exportera kalkylarket som en PDF
Det här alternativet liknar det första, eftersom du kan exportera filen som PDF med hjälp av Excel-verktyg. Öppna verktygsfältet Fil flik. Välj sedan Exportera och klicka Skapa PDF/XPS-dokument. När du har valt filplatsen klickar du Publicera, och Excel förvandlar kalkylarket till en PDF-fil.
Om du ofta behöver spara Excel-kalkylblad som PDF kan du lägga till Publicera som PDF eller XPS kommando till verktygsfältet. Så här kan du göra det:
- Gå till Arkiv > Alternativ.
- Välj i den vänstra rutan Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst.
- Uppsättning Välj kommando från till Alla kommandon.
- Välj från kommandolistan Publicera som PDF eller XPS och klicka Lägg till.
- Klick OK för att lägga till kommandot.
3. Dela filen som en PDF
Excel låter dig också dela kalkylarket som PDF utan att behöva spara det på din dator. Välj Fil fliken och klicka Dela med sig.
För att ladda upp filen till ditt OneDrive-konto, klicka Dela med människor. Så länge du har konfigurerat ditt OneDrive-konto och inte är det tar slut på lagringsutrymme, du borde inte ha några problem med att dela filen. Om du vill maila den klickar du på E-post knappen och välj Skicka som PDF.
Tänk på att du kan använda Skicka som PDF alternativet om du har anslutit ditt Outlook-konto.
4. Använd en onlinekonverterare
Om du använder en dator som inte har installerat Office-paketet kan du använda ett onlineverktyg för att konvertera Excel-kalkylarket till en PDF-fil. Vi rekommenderar att du använder Cleverpdf.com.
För att konvertera filen klickar du bara på Excel till PDF ladda upp ditt kalkylblad och klicka Starta konvertering. När det är klart kan du ladda ner PDF-filen till din dator.
Det bästa med Cleverpdf är att du kan använda det till mycket mer, eftersom det har mer än 40 snyggt organiserade gratis omvandlare.
Konvertera Excel-filer till PDF på nolltid
Nu vet du hur du kan konvertera Excel-filer till PDF. Även om det inte är svårt att lära sig, blir det mycket tuffare när en av dina medarbetare ber om en PDF, och du måste snabbt hitta korrekta instruktioner online.
Om du vill höja dina Excel-kunskaper finns det flera gratis webbplatser och kurser du kan använda för att bli en kalkylbladsmästare.
