De flesta använder kalkylprogram för att samla in data eller presentera information med hjälp av diagram och grafer. Men när man tänker utanför ramarna finns det flera användningsområden för Google Sheets. En av de mest praktiska alternativen är att skapa ett schema.
Och du behöver inte ens börja om från början. Mallbiblioteket har ett färdigt ark redo att användas. Läs vidare när vi beskriver hur du kan skapa och formatera ett schema korrekt och varför du bör överväga att använda ark för din schemaläggning.
Hur man skapar ett schema i Google Sheets
Även om du kan skapa ett schema från början i Google Sheets rekommenderar vi att du använder en mall, särskilt om du har bråttom och inte behöver mycket anpassning.
Du kan använda mallgalleriet i Google Sheets för att hitta ett förbyggt ark. För att börja måste du gå till Google Sheets och skapa ett konto. Om du redan har ett Google-konto kan du använda det för att logga in. Här är stegen du behöver följa för att skapa ett schema med mallgalleriet i Google Sheets:
- Navigera till huvudsidan för Google Kalkylark.
- Klicka på Mallgalleri under sökfältet. Detta öppnar en ny sida som innehåller flera mallar som du kan välja mellan.
- Vi kommer att använda Schema mall för denna handledning, så klicka på den. Detta öppnar ett nytt kalkylblad med mallen redan tillämpad.
Google Sheets-mallen har redan rader och kolumner inställda så att det finns timindelningar under hela dagen. Du kan ställa in startdagen för veckan i cell C2. Datumet anges i 3:e raden automatiskt beroende på inmatningen i cell C2. Den fjärde raden innehåller en formel som automatiskt förvandlar datumet till en veckodag.
Längst ner i schemat finns en anteckningsdel där du kan lämna meddelanden till laget. Det finns också en att göra-sektion på höger sida där du kan tilldela specifika uppgifter till ditt team.
Använda villkorlig formatering i ditt schema
Du kan använda villkorlig formatering i kalkylarket för att söka efter ett specifikt ord i kalkylarket. En specificerad åtgärd kommer att vidtas om det villkoret är uppfyllt.
För demonstration, låt oss lägga till villkorlig formatering för att kontrollera om ordet "möte" finns i cellen. Om den gör det bör cellen bli röd. Här är stegen du behöver följa för att göra detta:
- Välj det område i kalkylarket där du vill använda villkorlig formatering.
- Klicka på Formatera i huvudverktygsfältet på skärmen.
- Där, klicka på Villkorlig formatering. Detta öppnar en sidofält på höger sida av skärmen.
- Området kommer automatiskt att läggas till om du väljer det i det första steget. Om du inte gjorde det, skriv intervallet i Applicera på intervall textruta.
- I den Formatera celler om kan du välja formateringsreglerna. Vi valde Text innehåller alternativet och lade till nyckelordet "möte".
- Välj nu vilka effekter som ska tillämpas på innehållet i cellen. I det här fallet valde vi den röda färgen som ska appliceras på cellen.
- Klicka på Gjort för att spara ändringarna.
Som du kan se läggs effekten till i valfri cell som innehåller det angivna nyckelordet. Detta kan vara särskilt användbart när du vill färgkoda kommande uppgifter som möten och deadlines. Du kan också lägga till flera regler, vilket innebär att du kan ha ett helt färgkodat schema.
Att göra detta innebär att du inte behöver färgkoda varje cell manuellt när en ändring görs i ditt schema.
För- och nackdelar med att skapa ett schema i ark
Även om det finns flera fördelar med att skapa en produktivt arbetsschema med Google Sheets är det långt ifrån perfekt. Låt oss diskutera för- och nackdelar med att skapa ett schema med Google Kalkylark:
Pro: Gratis att använda
Även om det finns flera program för att skapa scheman på marknaden, är de flesta av dessa betalda. Å andra sidan kan Google Sheets vara fördelaktigt när du skapar ett schema, eftersom det är gratis för privatpersoner och småföretag. Det är ett enkelt sätt att säkerhetskopiera ditt schema gratis utan att spara manuellt.
Pro: Lätt att dela
Det bästa med att använda Google Sheets framför andra kalkylarksprogram är att det låter dig dela ditt kalkylark med bara några få klick. Du kan också ange behörigheterna så att endast ett fåtal utvalda personer kan göra ändringar i kalkylarket, medan andra bara kan se det. Detta kan vara till stor hjälp om du göra ett arbetsschema på distans att dela med dina medarbetare.
Nackdel: Inga meddelanden för användare utan redigeringsbehörighet
Google Sheets har fördelen av realtidsdelning, vilket innebär att ändringarna som gjorts i filen kan ses i realtid av tittarna. Men om du bara har visningsbehörighet kommer Sheets inte att meddela dig om några ändringar som gjorts i kalkylarket.
Endast personer med redigeringsbehörighet kan aktivera e-postaviseringar. Du kan använda tillägg som skickar push-meddelanden för att eliminera problemet, men det är långt ifrån idealiskt.
Minus: Brist på automatisering
Att använda dedikerad programvara för att skapa ditt schema kräver inte att du anger varje detalj manuellt. Övriga delar uppdateras automatiskt om du ändrar en del av schemat.
Avancerad programvara kommer också att meddela dig om du går överbord med skift eller gör ett potentiellt fel. Om du är expert kan du göra automatisering i Kalkylark. Men de flesta människor har inte tiden eller den avancerade tekniska kunskapen att genomföra detta.
Con: Tar mer tid
När du använder ett kalkylblad måste du ange det mesta manuellt eller bygga rullgardinslistor. Avancerad programvara sparar mycket manuell redigering eftersom de har dra och släpp-schemabyggare. De kan också skicka ut automatiska e-postmeddelanden när schemaändringar inträffar.
Nackdel: Har inte moderna funktioner
Google Sheets saknar funktioner som GPS-spårning, skiftbyte och PTO-hantering. Dessa funktioner behövs inte, men kan hjälpa till att göra ditt liv mycket enklare i vissa situationer.
Planera ditt liv effektivt
Google Kalkylark är bara ett av många sätt att schemalägga ditt liv och arbete. Även om det finns några nackdelar, gör det faktum att det är gratis och enkelt att använda det till ett hållbart alternativ, särskilt när du kombinerar det med andra Google Suite-appar som Google Kalender.