Snabbmeddelanden på avlägsna arbetsplatser är så integrerat i kommunikationsstrukturen att det ofta är svårt att komma ihåg hur livet var utan det. Verktyg som Slack har blivit standardkommunikationsplattformar som stödjer samarbete och teamproduktivitet i dagens fjärrarbetsmiljöer.
Men även om det kan vara bekvämt måste du fortfarande använda några bästa metoder för att undvika att störa ditt arbetsflöde. Den här artikeln kommer att täcka några viktiga regler för snabbmeddelanden för effektiv kommunikation på din distansarbetsplats.
1. Definiera förväntningar
Med snabbmeddelanden kan du vanligtvis skicka meddelanden till människor i realtid samtidigt som du förväntar dig ett omedelbart svar. Även om det finns tillfällen då detta är lämpligt, och till och med nödvändigt, kan det också vara en betydande källa till distraktion.
Det beror på att du kan använda ditt snabbmeddelandeverktyg för olika ändamål som virtuella vattenkylaraktiviteter, meddelanden, dela filer eller ställa snabba frågor. Allt detta kan snabbt gå över styr om människor avbryter varandra hela dagen med förfrågningar eller aviseringar.
Det är därför det är viktigt att se till att du har policyer som hjälper till att hantera förväntningar med hjälp av ditt snabbmeddelandeverktyg. Du kan till exempel skapa vattenkylningskanaler (grupper) för att hålla småprat från andra arbetsrelaterade kanaler. Du kan uppmuntra dina distanskollegor att ställa in deras status för att indikera deras tillgänglighet och vara uppmärksam på hur brådskande deras förfrågningar är.
Detta kommer sannolikt att vara en pågående process som du kommer att behöva se över när ditt team och ditt företag växer. Nyckeln är att ha ett system, som en intern wiki, för att leverera det till nuvarande anställda och introducera det för nyanställda.
2. Redigera innan du skickar
Den omedelbara karaktären av snabbmeddelanden och det faktum att du är van vid att använda förkortningar, akronymer och emojis när du skickar sms vänner och familj kan få dig att förbise risken för missförstånd och betydelsen av professionalism på arbetsplatsen kommunikation.
Eftersom du redan har byggt upp en vana att läsa och redigera dina e-postmeddelanden innan du skickar dem, bör du också ta dig tid att göra detsamma med dina snabbmeddelanden. Granska din grammatik, stavning och ton innan du trycker på skicka. Kom ihåg att ditt meddelande kan störa din kollegas arbetsflöde, så se till att det är tydligt och koncist. Du vill inte att de ska lägga extra tid på att ta reda på vad du menade.
Som sagt, undvik att överanvända förkortningar eller akronymer i din kommunikation på arbetsplatsen. Om du måste använda dem, använd de som är välkända och relaterade till din bransch.
3. Var uppmärksam på tidszoner
Du har förmodligen distanskollegor som arbetar i olika delar av världen och tidszoner, vilket gör att dina arbetstider inte stämmer överens. Så det är bra att göra det till en vana att överväga dina lagkamraters tidszoner innan du skickar ett snabbmeddelande.
Det beror på att snabbmeddelanden skapar en känsla av brådska, vilket kan pressa dina avlägsna kollegor att svara under sin personliga tid, främja en alltid-på-kultur som snabbt kan leda till utbrändhet. Dessutom kan pingarna och aviseringarna distrahera dem under arbetstid.
Som sagt, till arbeta produktivt med dina avlägsna team över flera tidszonermåste du vara mer uppmärksam på när du skickar meddelanden. För att uppnå detta kan du motstå lusten att skicka snabbmeddelanden om de inte är brådskande, schemalägg dina Slack-meddelanden i förväg, och utnyttja asynkron kommunikation för att undvika att avbryta dina kollegor.
4. Överväg andra alternativ
Snabbmeddelanden är utmärkt för snabba och korta utbyten, men kommer till korta när du behöver ha mer djupgående konversationer. Så om du upplever att du har ett omfattande utbyte fram och tillbaka eller svårt att förklara något, kan det vara dags att sluta skicka meddelanden och byta till en annan kommunikationsmetod.
Beroende på konversationens sammanhang och karaktär kanske du vill överväga alternativ som ljud- eller videokonferenser, eftersom det gör att du kan förmedla ditt budskap bättre. Alternativt, om du inte är tillgänglig samtidigt, kan du använda kommunikationsverktyg som Vrida eller asynkrona videolösningar tycka om Voodle att spela in och skicka ditt meddelande utan att förvänta dig ett omedelbart svar.
E-post kan också vara ett bättre alternativ för specifika konversationer, eftersom det ger ett skriftligt dokument som du kan referera till senare. Dessutom kan dina kollegor läsa och svara på ditt meddelande vid en tidpunkt som passar dem.
5. Undvik osammanhängande meddelanden
Med tanke på att varje meddelande du skickar motsvarar ett nytt meddelande och en potentiell distraktion, du bör undvika att skicka osammanhängande meddelanden för att begränsa antalet aviseringar dina kollegor motta.
Skicka istället ett konsoliderat meddelande som innehåller all information du behöver för att kommunicera. På så sätt kan dina kollegor snabbt skanna meddelandet och kommer inte att avbrytas flera gånger. Du kan till exempel använda följande format:
Hej, jag letar efter information om XYZ-projektet. Har du några uppdateringar? Tack.
Snarare än att dela upp varje information i ett separat meddelande.
6. Håll småprat till ett minimum
Vattenkylare samtal har sin plats på avlägsna arbetsplatser. Faktum är att de kan hjälpa till att bygga relationer och främja en känsla av tillhörighet bland anställda.
Det borde dock finnas specifika kanaler för tillfälliga konversationer och umgås så att du inte stör dina kollegor när de försöker fokusera på deras arbete. På så sätt kan de välja att gå med i konversationen när de vill och kommer inte att känna att de behöver svara direkt.
Så när du skickar direktmeddelanden till dina avlägsna kollegor, särskilt under arbetstid, försök att hålla småprat till ett minimum för att respektera deras tid och fokus.
7. Bekräfta mottagandet av meddelanden
När du får ett meddelande är det bra att låta avsändaren veta att du har sett deras meddelande, även om du inte kan svara direkt. På så sätt kommer de inte att känna att du ignorerar dem och kan fokusera på andra uppgifter medan de väntar på ett svar. Dessutom sparar det dig från potentiellt distraherande uppföljningsmeddelanden.
Om du är upptagen när du får ett meddelande som behöver ett svar, kan du berätta för avsändaren genom att säga något i stil med "Tack för att du meddelade mig. Jag kommer tillbaka till dig." Om meddelandet inte behöver ett svar kan du skriva "Tack" eller reagera med en emoji.
Använd dessa tips för mer produktiv kommunikation på jobbet
Att anstränga sig för att utveckla bättre kommunikationsvanor är viktigt för alla fjärrlag. Genom att använda tipsen ovan kan du uppmuntra till mer produktivt och effektivt samarbete med dina kollegor, oavsett var du befinner dig.