Google Sheets tillhandahåller många funktioner som de flesta premiumkalkylarksverktyg tillhandahåller, men gratis. En av dessa funktioner är möjligheten att se, redigera och ta bort versionshistorik.
På grund av den enkla användningen av Google Kalkylark är det fler som övergår till att använda Googles svit med Office-appar än att använda programvara som Excel. Men ibland kan funktionerna vara lite annorlunda än vad användarna är vana vid. Den här guiden kommer att täcka versionshistoriken för Google Kalkylark och allt den kan göra.
Varför använda versionshistorik?
När flera anställda tar itu med samma kalkylblad, kommer det definitivt att ske misstag på grund av felaktig kommunikation mellan de anställda. Dessa fel kan orsaka störningar i känsliga kalkylblad som innehåller finansiell information. När detta händer är det mycket fördelaktigt att ha säkerhetskopior som du kan återgå till.
Du kanske också har gjort fel i ditt arbete, men du kan inte precisera vad som gick fel. Att kunna öppna en tidigare version av ett kalkylblad kan vara en absolut livräddare. Detta kan vara avgörande om du är en
ensamentreprenör som använder Google Sheets.Vad är Google Sheets versionshistorik?
Google lade till en funktion som sparar alla ändringar som gjorts i ett dokument. Även en så liten förändring som ett kommatecken dokumenteras, och den här funktionen är tillgänglig på de flesta tjänsterna i Googles programsvit.
Som Google Dokument och Google Sheets är molnbaserade tjänster, säkerhetskopiorna görs nästan omedelbart och kan nås när som helst, förutsatt att du har en internetanslutning.
Endast kalkylarksägaren kan se dessa ändringar och personerna som ägaren ger redigeringsåtkomst till. Personer med skrivskyddad åtkomst till kalkylarket kan inte visa eller göra ändringar i versionshistoriken. Detta är främst en integritetsfunktion.
Funktionen versionshistorik i Google Kalkylark tar bort behovet av att göra flera kopior av samma kalkylark på lokal maskinvara. Du kan helt enkelt komma åt versionshistoriken och hitta den specifika version du letar efter.
Så här visar och redigerar du versionshistorik i Google Sheets
Innan du visar eller redigerar versionshistoriken, se till att du har gjort tillräckligt många ändringar för att Google Kalkylark ska kunna skapa en logg över dessa ändringar. Du kommer inte att kunna se versionshistoriken i ett nytt kalkylark. Innan vi börjar, ladda upp ditt kalkylblad.
Här är stegen du måste följa för att kontrollera versionshistoriken i Google Kalkylark
- Navigera till Fil i menyraden.
- Välj Versionshistorik. Detta öppnar en annan undermeny.
- Där, klicka på Se versionshistorik. Detta kommer att visa ett sidofält till höger på skärmen med en lista som innehåller alla kalkylbladsversioner.
- Klicka på de tre prickarna bredvid namnet på versionen.
- För äldre versioner, klicka på Återställ den här versionen, och Google Kalkylark laddar om sidan med den äldre versionen av kalkylarket.
På den aktuella versionen av kalkylarket kan du ändra namnet på kalkylarket, eller så kan du göra en kopia av det. När du klickar på ikonen med tre prickar på någon annan version än den nuvarande, får du också ett alternativ att återställa den.
Så här namnger du viktiga Google Sheets-versioner
Det kan vara extremt jobbigt att se datumen som filnamn och bli förvirrande snabbt, särskilt om flera ändringar görs per dag i arket. Istället för datum är det mycket mer användbart om du kan namnge arket baserat på de ändringar som gjorts.
Låt oss säga att det finns ett ark som innehåller alla ändringar och den mest uppdaterade versionen. Det skulle vara bättre att döpa det till "Final" än "14 juni, 09:38", eller hur?
Att namnge viktiga kalkylbladsversioner kan vara mycket fördelaktigt för dig senare när du behöver hitta en specifik version bland ett hav av redigeringar. Här är stegen att följa för att namnge en aktuell version:
- Klicka på Fil i den översta raden.
- Välja Versionshistorik.
- Klicka på Namnge aktuell version.
Detta öppnar ett nytt fönster i mitten av skärmen, där du kan ange ett namn. När du är klar klickar du på Spara.
Om du vill byta namn på en äldre version, följ samma steg som tidigare, men istället för att välja Namn på aktuell version, klicka på Se versionshistorik. Detta kommer att visa en lista över de ändringar som gjorts i kalkylarket. Klicka där på namnet på den version du vill byta namn på och skriv in namnet. Tryck Stiga på för att spara ändringarna när du är klar.
Hur man tar bort versionshistorik i Google Sheets
Det finns för närvarande inte ett sätt att ta bort en specifik version i versionshistoriken för Google Kalkylark. Men du kan börja på nytt genom att göra en kopia av kalkylarket. Detta kommer att radera alla ändringar i versionshistoriken. Endast den senaste versionen kommer att sparas och kopieras.
Stegen för att göra detta är enkla, klicka på Fil i den översta raden. Detta kommer att visa en rullgardinsmeny. Här, klicka vidare Göra en kopia.
Du kommer att bli ombedd att ange namnet på det nya kalkylarket. När du har lagt till ett namn väljer du platsen för kalkylarket och väljer om du vill att kalkylarket ska delas med samma personer som det delades med tidigare. Du kan också välja om du vill att kommentarerna ska kopieras. När du är klar med att välja önskade alternativ klickar du på den gröna Gör en kopieringsknapp.
Saker att veta om versionshistorik i Google Sheets
Här är några saker du bör veta om versionshistoriken i Google Kalkylark:
- Versionshistoriken kan gå tillbaka ett oändligt värde. Kalkylark optimerar dock Google Drive-utrymmet genom att slå samman äldre versioner. Det kan också ta bort vissa tidigare ändringar om lagringsutrymmet är nästan fullt.
- Om du inte kan se versionshistoriken beror det förmodligen på att du inte har den behörighet som krävs eller till och med är helt utelåst. Du måste be kalkylarkets ägare att ändra din behörighet till "kan redigera" istället för "kan visa".
- Versionshistoriken kan nås av den person som äger filen på sitt konto. Om du använder delningsfunktionerna i Google Kalkylark är endast de personer som kan se versionshistoriken personer med ägar- eller redaktörsbehörighet.
Bemästra Google Sheets
Att visa och redigera versionshistorik är bara en liten del av samarbetsmiljön i Google Kalkylark. Nu när du har bemästrat det måste du fortsätta lära dig att få ditt team att prestera med full kapacitet på denna kraftfulla webbaserade app.