Nyckeln till framgångsrikt samarbete är kommunikation. Inte bara se till att du kommunicerar tillräckligt, utan också se till att du inte överdriver det.
Du har förmodligen varit där. Du känner att du har svarat på en fråga flera gånger, eller så pågår det mer än en konversation om samma projekt. Å andra sidan kan du tycka att det är distraherande att få samma meddelanden på repeat.
Om du vill lära dig hur du kan undvika överkommunikation, läs vidare. Här får du lära dig hur du lägger mindre tid på att kommunicera – och mer tid på att arbeta – med ClickUp.
Hur man minskar e-postmeddelanden med hjälp av ClickUp-uppgifter
För att delegera eller dela uppdrag behöver du inte skapa den perfekta e-posten. Du behöver inte heller kamma igenom en tråd med svar med personer som är in- och utskrivna. Allt du behöver är utmärkt programvara för projektledning.
Det är många tidsbesparande fördelar med att använda programvara för projektledning. En av de bästa fördelarna med att använda Klicka Upp är det kommer att hjälpa till att minska antalet e-postmeddelanden du skickar och tar emot angående uppgifter eller uppdrag.
Det beror på att du ger dina medarbetare en detaljerad översikt över viktig information från början. Inte bara dem, utan alla som har tillgång till uppgiften.
Det kan vara hela din avdelning, hela ditt företag eller till och med ett litet team som tar sig an projekt tillsammans. Det betyder dock inte att alla kommer att få aviseringar.
Du kan snabbt ta med de nödvändiga kollegorna i slingan genom att lägga till dem som en övervakare med hjälp av ögonikonen i uppgiftskortet. Till skillnad från att CC'a någon i ett e-postmeddelande, som en tittare, kommer de automatiskt att få alla uppdateringar framöver. Dessutom kommer de att se äldre information även om du lägger till dem i uppgiften senare.
Den största fördelen med att använda uppgifter i ClickUp är att när någon först ser uppgiften kan de se den grundläggande informationen direkt. Du är också mindre benägen att missa att lägga till detaljer själv eftersom varje uppgift du skapar i princip börjar med en mall som består av kolumnerna i din lista.
Hur man minskar e-postmeddelanden ytterligare med hjälp av ClickUp-uppgiftsbeskrivningar
Förutom att inkludera uppgiftens namn, förfallodatum, prioritet och andra objekt som du vanligtvis inkluderar, erbjuder ClickUp ett antal utrymmen för samarbete. Det mest anmärkningsvärda för att ersätta e-postmeddelanden med projektförfrågningar är beskrivningsfältet som finns i uppgiftskort.
Beskrivningsfältet är exakt som det låter, men det erbjuder mer än bara en plats att fästa text. Här kan du lägga till unika projektdetaljer som annars inte skulle passa in i kolumner och klä upp dem med hjälp av kommandon.
När du använder det här utrymmet kommer viktig information inte heller att begravas i en kollegas inkorg eller en superlång tråd eftersom den stannar kvar – även när du redigerar eller lägger till den. Dessutom erbjuder detta fält en versionshistorik som låter dig gå tillbaka till tidigare utgåvor av beskrivningen om du behöver.
Hur man spenderar mindre tid i möten med hjälp av ClickUp
ClickUp erbjuder en mängd användbara vyer för att hjälpa dig att organisera dina projekt och samarbeta med andra. En av dessa synpunkter är Chatt.
Genom att lägga till en chattvy till din lista kan du och dina medarbetare kommunicera om projektdetaljer i realtid. Dessutom kommer alla att veta var de ska hänvisa till tråden senare om de behöver en uppdatering.
Inom ClickUps chatt kan du nämna andra personer för att skicka dem ett meddelande, eller alla som använder @watchers. Om du nämner en uppgift kan du skapa en direktlänk till den. Du kan också få mer djupgående genom att använda kommandon, skärminspelningar eller lägga till filer.
En praktisk funktion i chattvyn är att tilldela andra att kommentera. Om någon har en fråga eller kommentar som en kollega kan svara på, kan du göra dem uppmärksamma på det – eller tilldela det till dig själv som en påminnelse för senare.
Precis som Slack kan du svara i en tråd om du vill hålla ordning och reda. Med den här mängden funktioner kan du använda Chat-vyn för att ersätta projektspecifika möten eller dagliga standup-möten. En annan fördel med att ha den här budbäraren tillgänglig direkt i ditt projektutrymme är att det hjälper till att minimera orelaterade chatter.
Hur man effektiviserar kommunikationen i ClickUp
Det finns många sätt du kan kommunicera med dina kollegor på. Du kan göra det via messenger, sms, e-post, ett snabbt samtal eller ett kort besök. Senare, när du behöver en uppfräschning, kan du komma ihåg vilken app du brukade prata med eller var du skrev ner det.
ClickUps kommentarsektion hjälper till att eliminera behovet av att bläddra igenom flera appar och media eftersom allt finns i en och samma programvara. Om du har en fråga om en specifik uppgift kan du ställa den direkt i dess respektive kort.
Precis som i Chattvyn kan du nämna andra personer, nämna uppgifter, tilldela personer till kommentarer och använda kommandon, skärminspelningar eller lägga till filer för att förklara. Dessutom kan du skapa nya dokument i kommentarer där du och dina kollegor kan samarbeta.
Hur man snabbt samarbetar i ClickUp-dokument
Att samarbeta i ClickUp-dokument fungerar ungefär som Google Dokument. Du kan hålla dem privata eller bjuda in dina kollegor att bidra till sidan.
Här kan du arbeta på sidan med hjälp av kommandon för att lägga till text och element. Du kan också kommentera fram och tillbaka med dina kollegor om du inte vill göra ändringar på en gång.
När du arbetar kan du se din kollegas markör och redigeringar i realtid. Om du vill försäkra dig om att de ser något kan du uppmärksamma specifika linjer i utrymmet för att ställa frågor eller kommunicera idéer.
När du och din kollega är redo kan du dessutom exportera den som en PDF om du vill dela den utanför ClickUp.
Spendera mindre tid på att gå fram och tillbaka med ClickUp
Tack vare dess många kommunikationsverktyg hjälper ClickUp dig att minska fram och tillbaka av projektsamarbete och delegering. Du kommer också att märka att du spenderar mycket mindre tid på att bläddra mellan appar och gräva igenom konversationer för att hitta den information du behöver.
Oavsett om du letar efter ett snabbt sätt att kommunicera med hela ditt team i projekt, eller specifika personer på uppgifter, är det platsen att vara. Om överkommunikation har täppt till dina framsteg, varför inte prova det?