Hur man underlättar ett teammöte på distans på ett effektivt sätt

Oavsett om du är chef, har en ledande roll i ditt företag eller om du arbetar med ett projekt, är chansen stor att du behöver underlätta teammöten. Ett stort plus här är att du kan vara värd för ditt eget möte som du tycker passar.

Ändå finns det några stora skillnader mellan möten ansikte mot ansikte och distansmöten, som kan göra eller bryta deras effektivitet. Här tittar vi på några svårigheter med att underlätta teammöten på distans, och hur du kan övervinna dem för att genomföra ett effektivt.

För- och nackdelar med att underlätta möten på distans

Videokonferensappar som Google Meet, Zoom och Microsoft Teams har gjort att hålla möten online mycket populära. Med ett klick på en knapp är du redo att gå. Det finns många fördelar med att genomföra teammöten virtuellt, inklusive:

• Enkel åtkomst till digitalt material du behöver dela.
• Förmåga att spela in sessioner.
• Inga tidsöverväganden för resor krävs.
• Inga svårigheter med att boka rum för möten.
• Du kan träffa kollegor och externa intressenter från hela världen.

Och mycket mera. Det finns dock också några hinder med denna metod, som kan hindra produktiviteten. Några exempel kan vara:

• Tekniska problem med ljud och bild.
• Trötthet vid videokonferenser.
• Kommunikationen kämpar när det är många deltagare.
• Försenad eller bristande lyhördhet från teamet på grund av normal visuell och auditiv fördröjning.
• Störning av visuella signaler och kroppsspråk.

Det finns vissa aspekter av samtal ansikte mot ansikte som helt enkelt inte kan replikeras virtuellt. Den goda nyheten är att du kan optimera den här upplevelsen med några effektiva tips och tricks.

1. Skapa organiska diskussioner med en agenda

Att ha en plan för varje teammöte är ett måste, oavsett hur det levereras. En agenda är helt enkelt en strukturerad genomgång av vad som behöver diskuteras. I allmänhet delas dessa med dina deltagare innan sessionen. Detta kan vara via e-post, eller med appar som Google Workspace, du kan inkludera agendan i din kalenderinbjudan.

Men för att kunna köra ett effektivt fjärrmöte bör du undvika att lista uppdateringar och påminnelser till alla. Istället måste din agenda vara engagerande och locka till diskussion. Här är några idéer:

• Ta dig tid för en teamincheckning som inte är relaterad till jobbet.
• Börja med ett öppet diskussionsämne som du vet att ditt team kommer att ha åsikter om.
• Inkludera bara punkter som du vill att folk ska kommentera.
• Håll agendan kort (människor kan bara koncentrera sig under en begränsad tid).

Du behöver inte göra alla dessa varje gång, men de kommer definitivt att uppmuntra organisk konversation ju mer du gör dem.

2. Använd Break Out-rum

Vanligtvis handlar teammöten i allmänhet kring en specifik agenda och fokuserar på att sammanföra teamet som en helhet. Ändå är det uppfriskande att ibland bryta dessa traditioner och prova något nytt.

Zoom, Microsoft Teams och Google Meet har alla möjlighet att skapa grupprum. Dessa är minimötesrum inom ett möte, så att ditt team kan diskutera saker i mindre grupper.

Detta är praktiskt om du har ett större team eller möter flera lag samtidigt. Det löser även det tidigare nämnda problemet om att kollegor har kommunikationssvårigheter när det är många deltagare.

Breakout-rum är inte alltid lämpliga, till exempel om du har färre gruppmedlemmar. Du bör också se till att alla diskussioner som äger rum är nödvändiga, snarare än att bara fylla tid. När alla har återvänt till huvudmötesrummet är du fri att be om feedback på dina kollegors diskussioner. Detta för att du ska kunna samla huvudpunkterna och ta dem framåt.

3. Presentera information med hjälp av Share Screen

En svårighet med att dela information på distans är att ibland människor helt enkelt inte förstår vad du säger. Därför, istället för att bara berätta för ditt team vad de ska göra, varför inte visa dem? Det finns många fördelar med att dela din skärm i appar för videokonferenser, inklusive:

• Ger en bild till ditt team.
• Konton för olika inlärningsstilar.
• Ger ditt team en chans att observera processer.
• Lägger till ett extra lager av information, utöver en auditiv förklaring.

Detta betyder dock inte att du bara ska dela din agenda på skärmen, eftersom det är osannolikt att detta kommer att fånga ditt lags uppmärksamhet. Fundera istället på vilka punkter på agendan som behöver förklaras ytterligare eller som behöver åtföljande bevis. Några exempel kan vara:

• Om du har upptäckt att din personal inte gör en uppgift ordentligt, visa dem hur de ska följa en specifik process.
• Presentera data och forskning.
• Utbildningsmöjligheter.

4. När ska man vara värd för ett möte vs. Skickar ett e-postmeddelande

Det har varit många genomförda studier, som drar slutsatsen att överdrivna möten skadar personalens produktivitet, välbefinnande och motivation. Hur många gånger har du deltagit i ett videosamtal som bara kunde ha varit ett mejl?

När du är värd för en sammankomst avbryter du i huvudsak ditt teams arbetsflöde och koncentration. Av denna anledning måste du se till att innehållet är nödvändigt. Videosamtal bör reserveras för djupgående diskussioner, samarbete och uppmuntrande teamengagemang. Bara för att virtuella möten är lätta att boka och delta i, betyder det inte att du ska lita på dem.

Här är några fall där du kan välja alternativ för videokonferenser:

• Begär feedback av skicka ut ett Google-formulär.
• Använd en messenger-app eller appar för asynkron kommunikation för teamstatusuppdateringar.
• Skicka ett e-postmeddelande med senaste uppdateringar eller nyheter (som inte behöver diskuteras).

Ibland vill dina kollegor bara ta en paus från att skriva och prata med folk istället. Detta är definitivt något att tänka på, men slösa inte bort det på möten där alla är tysta och lyssnar på dig.

Effektiva fjärrmöten kräver planering

Att vara värd för möten via appar för videokonferenser kräver något annorlunda planering jämfört med ansikte mot ansikte. Svårigheterna uppstår främst när det saknas hänsyn till de närvarande.

Däremot kan alla distansmöten vara effektiva med en helt avrundad agenda som använder tiden produktivt. Detta innebär att utforska diskussionsämnen som verkligen intresserar alla inblandade och helt enkelt hålla sig till vad som krävs. Med tipsen som utforskas här kommer du att ha många praktiska sätt att vara värd för dina fjärrsammankomster, hålla dem effektiva och relevanta för alla inblandade.

Hur man börjar använda zoomavatarer för roliga möten

Läs Nästa