6 (Google) Kalender fel du bör undvika

Annons

Kalenderapplikationer ska hålla oss på rätt spår med möten, möten och evenemang. De är avsedda att hjälpa oss att vara produktiva. Men om du inte är det dra full nytta av ansökan Hur man använder Google Kalender som ett visuellt motivationsverktygVi använder fortfarande kalendrar för att påminna oss om saker, men det finns så många andra användningsområden nu när de har blivit digitala. Här är några unika möjligheter som ett visuellt motivationsverktyg. Läs mer , kan du missa och därmed minska din effektivitet.

Här är flera misstag som du kan göra med din kalender, särskilt Google Kalenderoch hur fixa dem kan gynna dig.

1. Använder inte över plattformsåtkomst

När du behöver kontrollera din kalender härifrån, där och överallt, behöver du tillgång över plattformar. Om du till exempel arbetar på en Mac-dator och använder en Android-mobilenhet ska du se till att du har snabb åtkomst till Google Kalender på båda. Annars kan du sakna viktiga händelser och hoppa runt bara för att skapa nya.

Du kan använda Google Kalender på webben, dina mobila enheter, och med webbläsarextensions. Med denna mängd tillgång och verktyg kommer du ha alltid din kalender nära till hands Hur man synkroniserar Google Kalender med alla andra plattformarGoogle Kalender är utan tvekan det enklaste, mest intuitiva och mest mångsidiga sättet att organisera din dag på. Det enda problemet som användare ofta stöter på är att synkronisera det med sina enheter. Läs mer . På så sätt kan du skapa och redigera händelser, ta emot påminnelser och se din agenda oavsett var du befinner dig, vilket håller dig rätt på rätt spår.

2. Ansluter inte till andra kalendrar

För att spara tid när det gäller att lägga till helgdagar, födelsedagar och lokala evenemang, anslut till andra kalendrar. Detta gör att du automatiskt kan visa objekt i din kalender. Så du behöver inte slösa tid på att skriva in ett års värde av händelser i din kalender eller försöka komma ihåg födelsedagar.

Med Google Kalender kan du visa födelsedagar till dem i dina Google-kontakter och till och med dina Google+ cirklar. Du kan prenumerera på en olika vanliga kalendrar Fantastiska saker du automatiskt kan importera till Google KalenderEn kalender håller varje aspekt av ditt liv fokuserad på ett ställe, så att du kan oroa dig mindre och åstadkomma mer. Här är några användbara sätt att importera viktig information till din Google Kalender. Läs mer till exempel semester i ditt land, olika professionella sporter och till och med månfaser.

Dessutom kan du lägga till en kalender via URL, som är praktiskt för lokala evenemang som ditt barns skolkalender. Och du kan inkludera delade kalendrar också så att du och din make, till exempel, alltid är i samklang.

Välj inställningar (växellikon) från det övre högra hörnet. Välja inställningar från listan och klicka sedan på kalendrar för att se dina kalendrar. Klicka på för att ansluta ytterligare kalendrar Bläddra bland intressanta kalendrar på höger sida.

3. Använder inte användbara funktioner

Google Kalender är ett robust verktyg med en mängd funktioner som hjälper dig att hålla dig organiserad. Om du inte studerar dessa användbara alternativ undviker du ett bra sätt att enkelt hantera dina objekt.

Här är bara några av de praktiska funktionerna och hur de kan hjälpa dig:

• Färgkodning händelser låter dig snabbt upptäcka affärer, personliga och helgdagar i en överblick.
• anmälningar hjälper dig att komma ihåg dina händelser och kan anpassas efter typ och tid.
• Upprepa händelser kan skapas med ett enkelt kontrollmärke, vilket sparar tid från att återinföra dem varje dag, vecka eller månad.
• Händelser hela dagen kan också betecknas med ett bock, så att du enkelt kan blockera hela dagen.
• Utnämningsplatser (arbete och skolkonton) tillåter andra att visa och reservera tid som du har tillgänglig tid 9 funktioner i Google Kalender som du bör användaGoogle Kalender har fler knep i ärmen än du kanske inser. Våra tips hjälper dig att organisera evenemang och minska den tid du spenderar på att hantera din kalender. Läs mer .

4. Använder inte kortkommandon

Om du öppnar Google Kalender via webben, kortkommandon är tillgängliga för att utföra kalenderuppgifter snabbare. Du kan zip runt din kalender, ändra vyn och redigera händelser utan att lyfta fingrarna från tangentbordet.

För att aktivera kortkommandon öppnar du Google Kalender i din webbläsare och väljer inställningar (växellikon) från det övre högra hörnet. Välja inställningar från listan och på Allmän fliken bläddra ner till Aktivera kortkommandon. Se till att Ja är markerad och klicka Spara.

Så sluta slösa bort tid och energi med att jongla med musen och tangentbordet. Kolla in bara några av dessa genvägar du kan använda för att ta hand om kalenderföretag snabbt:

• Gå till Inställningar: S
• Gå till aktuell dag: T
• Uppdatera din kalender: R
• Dagsvy: 1 eller D
• Veckovy: 2 eller W
• Månadsvy: 3 eller M
• Skapa en händelse: C
• Radera en händelse: Backspace eller Radera
• Visa händelsedetaljer: E
• Spara en händelse (från detaljsidan): >

5. Inte korrekt beskriver händelser

Tycker du dig själv som för detaljerade händelser du skapar som suger upp en enorm tid? Eller saknar du en underdetalj som saknar information och sedan betalar för den senare? Båda aktiviteterna kan vara slöseri med tid av olika skäl.

När du skapar händelser, är det mer effektivt att inkludera de viktigaste detaljerna för evenemangets syfte. Ett perfekt exempel är ett möte där du skickar deltagarna händelsen för deras kalender.

Över detaljerade händelser

Om du lägger mer än några minuter på att skapa ett mötesevenemang Hur man gör Google Kalender-samarbete ännu smartareDet finns många sätt att göra Google Kalender smartare. Här är åtta verktyg som gör att ditt schema fungerar bättre för dig med minimal ansträngning från din sida. Läs mer i din kalender inkluderar du sannolikt mer information än nödvändigt.

Om du till exempel väljer att lägga till varje deltagares kontaktinformation, 10 bilagor som kanske inte är relevanta, en karta till mötesplatsen som råkar vara precis runt hörnet, och sju påminnelser om e-post, du overdöver det och blir det inte effektiv.

Under-detaljerade händelser

Att inte inkludera lämpliga detaljer för en händelse är lika ineffektivt som att ha för många. Även om att skapa en händelse bör vara en snabb uppgift, behöver du fortfarande den viktigaste informationen. Annars slösar du tid på att gå fram och tillbaka med att svara på deltagarnas frågor innan du ens möts.

Om du använder mötesexemplet, om du skapar en händelse med titeln Diskutera förra veckans problem utan andra detaljer, kommer du sannolikt att få ögonrullar från deltagarna. I den här situationen bör du inkludera minst en kort beskrivning, en kort dagordning och alla relevanta dokument eller e-postmeddelanden om frågan. Och naturligtvis borde titeln vara mer specifik.

Väsentliga detaljer

När det gäller exakt vad du bör inkludera när du skapar en händelse, tänk på de fem W:

• Vem behöver delta?
• Vad handlar det om evenemanget?
• När (datum och tid) sker det?
• Var pågår det?
• Varför (syfte) möter du?

Lägg till en mötesagenda och relevanta bilagor så är du klar. Detta fungerar både för personliga situationer och för affärssituationer. Om du skapar ett evenemang för en personlig medicinsk möte, vänens födelsedagsfest eller kommande musikkonsert, lägg bara till de viktiga detaljerna så är du klar.

6. Inklusive relevanta bilagor

Som nämnts bör du när du skapar en händelse dra nytta av kalenderns filbilagefunktion. Detta hjälper inte bara du att ha exakt vad du behöver för evenemanget i förväg, men tillhandahåller det också andra som du kan bjuda in.

Här är flera exempel på de typer av bilagor som är användbara för både affärs- och personliga evenemang:

• Projektplaner.
• Gantt-diagram.
• Krav dokument.
• Viktiga e-postmeddelanden.
• Visitkort.
• Biljetter till evenemang.
• Fotografier och skärmbilder.
• E-postbekräftelser.
• Köp kvitton.
• Resedokument.

Gör du något av dessa fel i kalendern?

Oavsett om det är med Google Kalender eller till och med en annan applikation som Microsoft Outlook, gör du något av dessa kalenderfel? Kolla in funktioner som du aldrig använder, genvägar som du inte har provat och ytterligare importerbara kalendrar kanske bara ge din produktivitet en ökning 12 produktiva idéer för en delad Google-kalenderGoogle Kalender är ett fenomenalt produktivitetsverktyg. Dessa 12 idéer bör ge dig lite inspiration att börja tänka kreativt när det gäller Google Kalender. Läs mer .

Dela gärna ditt favoritkalenderverktyg och dina bästa kalenderpraxis i kommentarerna!

Bildkrediter: miljarder foton / Shutterstock