Hur man använder klisterlappar med Outlook för bättre e-postmeddelanden

Att kolla e-post är en del av de flesta yrkesverksammas dagliga arbetsrutiner. Så det lönar sig att hitta sätt att påskynda denna process och göra den lite mindre stressande.

Ett sätt du kan göra ditt liv enklare är att använda Microsoft Sticky Notes på ditt Outlook-e-postkonto. Låt oss ta reda på hur.

Kom igång med att använda Microsoft Sticky Notes i Outlook

Enligt Adobes undersökning 2018, spenderar amerikaner cirka 3,1 timmar dagligen på e-post. Så det här är hur du kan använda de inbyggda stickanteckningarna i Outlook för att påskynda din e-postkorrespondens.

Som namnet antyder är det en anteckningsapp som du kan använda för olika ändamål. Men innan du kan börja göra anteckningar om det måste du först ställa in det.

Det är viktigt att veta att detta bara fungerar för Windows 10 och 11. Att börja:

1. Ladda ner Sticky Notes-appen från Microsoft Store.
2. Logga in på Sticky Notes-appen med ditt Microsoft-konto.
3. Logga in på ditt Outlook-konto.
4. Välj alternativet Anteckningar i menyn till vänster.
instagram viewer
5. Klicka på Ny anteckning att skapa en.
6. Dubbelklicka på den befintliga anteckningen för att redigera den.
7. Klicka på tre dotes för att ta bort eller ändra färgen på en viss anteckning.

Alla anteckningar som du skapar här kommer att synkroniseras med Sticky Notes-appen som du laddade ner från Microsoft Store. Dessutom, för att komma åt dessa anteckningar på dina mobila enheter (oavsett om du är Android eller iPhone), måste du ladda ner Microsoft OneNote. När du har konfigurerat appen synkroniseras anteckningarna automatiskt där också.

På så sätt kan du komma åt dem när och var du vill.

När du har ställt in den kan du börja använda den för olika ändamål. Några kreativa sätt att använda den listas nedan.

Ladda ner: Sticky Notes för Windows (Fri)

Ladda ner: Microsoft OneNote för Android | iOS (Fri)

Gör anteckningar för att spara tid

Det första och enklaste du kan göra med det här programmet är att göra anteckningar med det för möten, e-postmeddelanden, viktiga saker att inkludera i ett e-postmeddelande och mer.

Dessutom, om du ofta får lång feedback i e-postmeddelanden och vanligtvis går fram och tillbaka för att kontrollera om du har åtgärdat allt innan du skickade in ditt projekt, kan Sticky Notes spara dig den extra tiden och ansträngning. Att lägga till dessa kommentarer i form av punktpunkter i dina Sticky Notes kan vara ett bra sätt att undvika detta krångel.

Dessutom kan du också använda dessa anteckningar för att hålla reda på den feedback du får för att förbättra ditt arbete. Det kanske till exempel inte är möjligt för dig att gå igenom hela e-posttrådarna för vart och ett av de inlämnade projekten i slutet för att granska.

Sammanfatta därför feedbacken du får om slutförandet av varje uppgift på några rader och lägg till dem i dina klisterlappar. I slutet av månaden har du en hel lista med saker du behöver arbeta med eller redan har förbättrat.

Dessutom kan du också föra anteckningar för de e-postmeddelanden du skickar varje vecka med annan information som mottagarens namn och e-postadress och syftet med e-postmeddelandet. Stryk bara över listan när du är klar med att skicka dem. Det kan avsevärt hjälpa dig att ta kontroll över din inkorg.

Lägg till påminnelser

Använd Sticky Notes för att lägga till påminnelser om små saker du behöver göra idag och inte vill lägga till i din kalender.

Du kan också ställa in påminnelser om de e-postmeddelanden du måste skicka idag, uppföljningar, intervjuer eller möten du behöver delta i.

Svara snabbare på e-postmeddelanden

Många människor spenderar minuter, om inte timmar, med att fundera på hur de ska svara på ett e-postmeddelande. Det äter ofta upp en stor del av vår tid.

Sticky Notes är det perfekta stället för att lägga till snabba one-liners som du kan använda för att svara på olika typer av e-postmeddelanden. Allt du behöver göra är att kopiera och klistra in texten härifrån.

Det är särskilt sant om du får liknande frågor regelbundet i olika former. Du kan bara skapa en mall att använda för dem och ändra detaljerna efter behov.

Skapa mallar för olika ändamål

Förutom att svara på frågor behöver vi skriva e-postmeddelanden för flera andra tillfällen. Vi går igenom samma tankeprocess varje gång för att säkerställa att det slutliga resultatet blir professionellt.

Skapa därför färdiga e-postmallar för sådana evenemang så att du inte slösar tillräckligt med tid på att bara tänka på vad du ska skriva. Kopiera och klistra istället in det från dina Sticky Notes. Här är några av de tillfällen som du bör ha ett färdigt e-postmeddelande för:

• Ber om ursäkt via e-post.
• Tacka din chef eller kollega.
• Accepterar ett nytt projekt.
• Be om sjukskrivning.
• Begär förlängning av tidsfristen.
• Följer upp mejl.
• Ber om uppdateringar om projektet från kollegor.

Håll en e-postchecklista

Om du gillar försäljning, letar efter ett nytt jobb eller jobbar som entreprenör och behöver skicka e-post regelbundet kan du experimentera och ta reda på vilka av dina e-postmeddelanden som ger bra resultat och vilka falla platt. Slutligen, analysera detaljerna du har täckt i dem.

Baserat på det, skapa en checklista i dina Sticky Notes för vad du ska inkludera i dina e-postmeddelanden och vad du ska undvika. Du kan krysskolla alla nya e-postmeddelanden du skriver med den här checklistan innan du skickar dem för att säkerställa bättre resultat. Till exempel:

1. Tilltalar min ämnesrad mottagaren direkt?
2. Har jag hälsat på mottagaren?
3. Finns det en bra krok i början?
4. Är mina avsikter med detta e-postmeddelande tydliga?
5. Har jag korrekturläst den?
6. Har jag bifogat de viktigaste dokumenten eller länkarna?
7. Innehåller det en bra uppmaning?
8. Är sign-off tillräckligt bra?

Håll en lista över redo att använda ämnesrader

I likhet med e-postmallarna kan du också hålla en lista över kraftfulla ämnesrader för att göra ditt jobb enklare och påskynda processen. För att säkerställa att du kan hitta en för ett exakt ögonblick, kan du kategorisera dem i fet stil och använda dem som du vill.

Till exempel,

• Tack [fullständigt namn]
• Förvirringen i mitt senaste mejl
• Glad att acceptera det nya projektet

Sticky Notes i Outlook för att göra ditt liv enklare

E-postmeddelanden kan ta tid, men de är något som vi helt enkelt inte kan ignorera. Att använda ett verktyg som Sticky Notes kan därför hjälpa dig att skicka och svara på dem snabbare än tidigare.

Dessutom är att få alla dina anteckningar synkroniserade med OneNote på mobilen och Sticky Notes-applikationen på Windows ett annat utmärkt tillägg.

Om du fortfarande inte är bekant med Microsoft OneNotes funktioner, överväg att läsa om dem också.

12 föga kända Microsoft OneNote-funktioner du kommer att älska

Läs Nästa

Om författaren