En nybörjarguide till ClickUp-terminologi

En av de mest skrämmande delarna av att använda någon ny programvara är namnkonventionerna för alla dess funktioner - speciellt eftersom varje utvecklare kallar dem något annat.

Medan vissa av namnen är ganska enkla, tenderar andra att överraska dig. I den här artikeln hittar du en snabb översikt av ClickUp-terminologi och förklaringar som hjälper dig att komma igång med denna användarvänliga projektledningsprogramvara.

1. ClickUp Workspace

Din Klicka UppArbetsyta är i huvudsak där allt händer. Här hittar du alla medarbetare och projekt som tillhör en organisation.

Om du till exempel arbetar för ett företag som heter ACME, skulle allt inom ACME: s Workspace relatera till dess dagliga verksamhet och projekt på språng. Alla inom företagets konto skulle ha tillgång till dess arbetsyta.

Din arbetsyta kan vara ditt namn eller vad du nu skulle vilja kalla den om du arbetar ensam.

2. Klicka upp mellanslag

Inom Workspaces hittar du Mellanslag i sidofältet. Se dessa som avdelningar inom ett företag.

Olika team arbetar med separata projekt med unika processer och arbetssätt. Så du kan organisera din arbetsyta för att återspegla det och ge varje utrymme individuella inställningar enligt avdelningens och projektets behov.

Genom att organisera efter avdelning eller kund blir det så att du och dina medarbetare snabbt kan hitta föremål baserat på namnen. Det förhindrar också röran, vilket innebär att du inte behöver sålla igenom massor av orelaterade information för att hitta det du behöver.

Du kan begränsa Spaces till endast de du behöver hålla koll på om du bestämmer dig för det. Att göra det skapar integritet och skapar en renare arbetsyta för dina medarbetare.

3. ClickUp-listor

Nu är du iväg till tävlingarna. Listor är där du gör en spelplan för att tackla projekt. Istället för att bara skapa listor efter projekt kan du också separera dem genom att:

• Plats
• Milstolpe
• Sprinta
• Klient
• Arbetskamrat
• Syfte—öppna projekt, hjälpförfrågningar, en catch-all, etc.

Du kan till och med bygga en projektförfrågningstavla i ClickUp att delegera uppgifter. Något att notera är att ClickUp-listor har många layoutalternativ eller vyer. När man arbetar inom Listvy, de individuella listorna du hittar inuti är faktiskt statuser, inte underlistor.

Dessutom kan du organisera liknande listor i Mappar inom ditt utrymme för att hålla dem samman, men du behöver inte. Faktum är att mappar bara kan överkomplicera en annars ren och enkel arbetsyta. Ju färre klick för att ta dig dit du ska, desto bättre.

4. ClickUp-uppgifter

Om dina listor är projekt, då din uppgifter är de individuella åtgärder du måste ta itu med för att slutföra dem. Oavsett vilken vy du befinner dig i öppnar uppgifterna ett kort där du kan lägga till eller granska information om uppdraget.

Här kan du lägga till en beskrivning, underuppgifter, kommentarer, bilagor, tittare och mer. När du arbetar med en uppgift kan du ändra dess status för att återspegla var den står i processen eller arbetsflödet.

Om du är nyfiken på vad deluppgifter är, de är i princip mindre åtgärdsobjekt som du kan använda för att dela upp uppgifter i ännu mindre steg. Liksom mappar kan användningen av dessa överkomplicera saker, särskilt för en nybörjare. De kan fungera för vissa, men andra kan tycka att det är mer effektivt att hålla sig till uppgifter.

5. Status i ClickUp

Statuser i ClickUp ger dig och dina kollegor en snabb överblick över de stadier som uppgifterna befinner sig i. Du kan till exempel hålla det enkelt med statusen Att göra, Pågående, och Gjort.

Dessutom kan du använda ClickUp för att beskriva steg i en specifik process där du och dina medarbetare behöver skicka stafettpinnen. När uppdraget går vidare till nästa steg taggar du din kollega i en kommentar för att låta dem veta att den är klar.

Du vill undvika att vara för detaljerad, men tänk på den resa varje uppgift tar från början till slut och fråga dig själv:

• Vilket namn kan du ge projekt som inte har startat ännu? Att göra, eftersläpning, öppet osv.
• Vilka är de specifika namn du vill ge varje steg?
• Vilka steg kan du klumpa ihop?
• Kan du skicka uppgifter till ett tidigare steg istället för att skapa ett annat steg? Till exempel en webbutvecklare som skickar en wireframe tillbaka till Design istället för att ha en annan status för Revision.
• Hur kan du reflektera att någon har fastnat eller att ett projekt är på is?
• Vill du visa slutförda uppgifter? Eller är det bättre att arkivera dem?

6. Kolumner i ClickUp

Vill du lägga till lite sammanhang till dina uppgifter? Kolumner spelar många roller i ClickUp.

• Först och främst fungerar de nästan som en mall du kan använda för att fylla i för att lägga till detaljer till uppdrag.
• För det andra visar de den informationen i din lista, vilket ger dig en snabb överblick.
• För det tredje skapar de konsekvens.

Det är lätt att ryckas med dem eftersom det finns så många typer av kolumner och så mycket att göra med var och en. Du kan dock skapa en effektiv att göra-lista med bara några få.

När du lägger till kolumner är det bäst att hålla saker och ting enkla och lägga till kolumner som du vet att du kommer att använda konsekvent. För att göra det, tänk på de detaljer du kan dina medarbetare behöver för alla uppgifter.

Till exempel vill du troligen inkludera en Förfallodatum, Prioritet, och Uppdragstagare Kolumn. Men om du bara visar budgeten för ett fåtal projekt, vill du undvika att lägga en Pengar Kolumn eftersom fälten oftast förblir tomma. Istället kan du visa den informationen på aktivitetskortet.

Andra användbara villkor att känna till i ClickUp

Du kanske inte använder några av dessa direkt, men här är en lista med andra termer att bekanta dig med i ClickUp:

• Visningar—ClickUp erbjuder många layouter för dina listor— Vissa alternativ är Tabell, Styrelse, Kalender och Tidslinje.
• instrumentbräda– du gör dessa med hjälp av widgets – ungefär som byggstenar. Dashboards ger dig översikter över din arbetsyta i ClickUp, oavsett om det bara är för dig eller du övervakar dina kollegor.
• Beroenden– du kan länka uppgifter var som helst i din arbetsyta eller inom en specifik lista för att hålla dem låsta tills en relaterad uppgift når sin Komplett status.
• Whiteboard– du kan lägga till whiteboards över hela ClickUp för att kartlägga idéer och projekt tillsammans med dina kollegor.

Kartlägg dina projekt i ClickUp

Nu när du är bekant med några av de saker som utgör programvaran är det dags att komma igång. Kom ihåg att det bästa du kan göra i det här skedet är att hålla saker enkla.

Det är lätt att fastna i att vilja använda alla ClickUps funktioner. Men det kanske inte är de du behöver för att göra den perfekta brädan för dig eller dina projekt. Du kan alltid lägga till objekt senare när du tänker på dem. Om du är osäker på var du ska börja, varför inte kartlägga dina egna projekt med listvyn och gå därifrån?

ClickUp vs. Begrepp: Vilket är bättre för projektsamarbete?

Läs Nästa

Om författaren