Hur man ställer in en återkommande semestersvarare i Gmail

Du är förmodligen bekant med Gmails frånvarosvarare. Det är det automatiska e-postmeddelandet som du kan slå på när du åker på semester. Den informerar dina vänner och kollegor att du inte är bredvid din dator, och du kommer att svara när du kommer tillbaka.

Hur användbar den här funktionen än är, ibland räcker den inte. Om du till exempel har en vanlig ledig dag under veckan kanske du vill att ett meddelande om frånvaro alltid ska köras den här dagen.

Även om Gmail inte kan göra det själv, här är två andra sätt att uppnå det automatiskt återkommande e-postmeddelandet.

Använd Auto Reply Pro för din e-post utanför kontoret

Det första alternativet är ett Google Marketplace-tillägg som kallas Auto Reply Pro. Även om det är en betald funktion, har den också en gratis nivå, som låter dig skicka 50 automatiska e-postmeddelanden per månad. Om din inkorg inte brukar få så mycket trafik kan det vara den perfekta lösningen för dig.

Följ dessa steg för att konfigurera den:

1. Installera appen och anslut den till önskat Gmail-konto.
instagram viewer
2. I ditt Gmail-konto trycker du på Auto Reply Pro ikonen till höger på skärmen. Det ser ut som ett blått, fyrkantigt glatt ansikte.
3. Klicka på i fönstret som dyker upp Komma igång.
4. Klick Lägg till / hantera regler i appen. Detta kommer att öppna ett nytt fönster.
5. Tryck Hoppa för att landa på appens startskärm.
6. Klicka på den vänstra sidan Auto-svar, och klicka på i menyn som öppnas Lägg till ny frånvaro.
7. Namnge regeln och klicka Nästa.
8. På den här skärmen kan du välja villkor. Till exempel bara e-postmeddelanden med ett visst ämne, eller från specifika mottagare. Eftersom vi vill skicka detta till alla e-postmeddelanden, markerade vi ingenting och tryckte på Nästa.
9. Mark Aktivera endast för specifikt datum och tid.
10. Här kan du ställa in när e-postmeddelandet ska skickas. Dock är det lite knepigt. Du kan välja Gör det möjligtDagligen, som skickar e-postmeddelandet vid specifika tider varje dag (som lunchtid och efter jobbet).
11. Om du vill blockera en hel dag måste du välja Aktivera för kalenderhändelser. Här har du två alternativ. Antingen väljer du din vanliga kalender och blockerar även dina lediga dagar på den regelbundet, eller så skapar du en ny kalender, dedikerad bara till att blockera lediga dagar. Tänk på att om du väljer det förstnämnda kommer e-postmeddelandet att skickas varje gång du har ett event, även om det inte är på din lediga dag.
12. Efter att du slagit Nästa, klick Lägg till ny åtgärd>Skapa och skicka nytt e-postmeddelande (i ny tråd).
13. Det är här du äntligen får anpassa din e-post. Lägg till innehåll, tryck Mail Ytterligare inställningar för att ställa in Ämne och alla andra anpassningar du vill ha. När du är klar klickar du Skapa Out Of Office-svar längst ner på skärmen.

Det är allt, du är klar. Om du är lite förvirrad över hur du ställer in din kalender för att fungera med autosvaret, läs mer om hur man blockerar tid i Google Kalender. Du kan också sätta angivna arbetstider om du har ett konto via en organisation.

Hur man ställer in en vanlig autosvarare med Zapier

Ett annat bra alternativ för att ställa in ett återkommande autosvar är Zapier. Detta alternativ kräver en betald prenumeration; dock kan det vara värt det för vissa människor. Det är mycket mer flexibelt och låter dig automatisera många delar av dina arbetsflöden, inte bara e-postmeddelanden.

Så här skapar du frånvaro efter att du registrerat dig för tjänsten:

Skapa en ny trigger

För att få bollen i rullning måste du berätta för Zapier när du vill att en handling ska äga rum. Detta kallas en trigger.

1. Klick Skapa Zap på den övre vänstra sidan av startskärmen.
2. Plocka Gmail som den Utlösare för Zap.
3. Från rullgardinsmenyn under Utlösa händelse, välj Ny E-post och tryck Fortsätta.
4. Logga in på ditt Gmail-konto för att tillåta åtkomst och när du är klar trycker du på Fortsätta.
5. Välj den mapp du vill använda detta på. Vanligtvis räcker det att skicka autosvaret till din inkorg. Men om du har ett filter där nya e-postmeddelanden går direkt till olika etiketter, kanske du vill välja dem också. Standardalternativet är för alla e-postmeddelanden. Tryck Fortsätta.
6. Tryck Testtrigger för att säkerställa att anslutningen fungerar och Fortsätta.

Applicera ett filter

Därefter måste du se till att Zapier inte skickar svaret på varje nytt e-postmeddelande, utan bara till de som skickas ett specifikt datum. A Filtrera hjälper till att ställa in detta.

1. Under Handling, välj Filtrera.
2. Under Fortsätt bara om..., välj från rullgardinsmenyerna Datum>(Text) Börjar med och på den sista rutan skriv de tre bokstäverna för dagen du vill att den ska skickas. I vårt exempel sätter vi lör eller sön, för att inkludera hela helgen.
3. När programvaran har testat filtret, tryck på Stänga, och sedan + för att lägga till åtgärden.

Ställ in din svarare

Dags att äntligen ställa in din e-postsvarare och få den här bebisen att arbeta.

1. Plocka Gmail igen som din Apphändelse.
2. Välja Skickat epost som din Action Event och tryck Fortsätta.
3. Eftersom du redan har loggat in på ditt konto behöver du bara välja det från menyn och fortsätta.
4. På den här skärmen kan du anpassa din e-post efter eget tycke. De två fälten som krävs är Ämne och Kropp. Vi har också lagt till vår vanliga signatur för att se mer professionell ut.
5. Återigen, efter att du slagit Fortsätta, får du testa e-postmeddelandet för att säkerställa att det ser bra ut i Gmail. Kolla din Skickat mapp för att se om du godkänner.
6. Om du är nöjd med resultatet, klicka Slå på Zap.

Lär dig att njuta av automatisering

Möjligheten att skicka ett återkommande frånvaromeddelande kan vara oerhört användbart för frilansare och småföretag. Du vill inte vara bunden till din dator, och detta hjälper till att säkerställa att dina kunder kommer att återkomma till dem någon gång.

Med dessa två appar kan du även automatisera andra processer och e-postmeddelanden, för att göra ditt liv enklare i längden. Du kommer snart att upptäcka att när du väl provar automatisering är det lätt att bli beroende.

De bästa automationsverktygen för att låta frilansare ta tillbaka sin tid

Läs Nästa

Om författaren